Hiện nay các doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan nhà nước xử lý khối lượng tài liệu khổng lồ mỗi ngày. Nếu trước đây, nhiều đơn vị vẫn giữ thói quen quản lý tài liệu, hồ sơ trên giấy tờ hoặc email,USB,.. thì nay, các phần mềm quản lý văn bản đã giúp quản lý tập trung, sắp xếp tài liệu khoa học và nâng cao hiệu suất đáng kể, đảm bảo bảo mật thông tin. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết các giải pháp phần mềm quản lý văn bản, cách lựa chọn sản phẩm phù hợp, cũng như khám phá ưu điểm vượt trội của phần mềm do QT Software cung cấp nhé!
Phần mềm quản lý văn bản là gì?
Phần mềm quản lý văn bản (Document Management Software – DMS) là hệ thống phần mềm số hóa, được thiết kế nhằm quản lý, lưu trữ, xử lý tài liệu (bao gồm văn bản giấy, biểu mẫu, hợp đồng, hóa đơn, quyết định, email…) tập trung.
Thông qua phần mềm, người dùng có thể upload, chia sẻ, phân quyền, tra cứu và theo dõi sự thay đổi của tài liệu. Thông tin trong phần mềm được tổ chức theo cấu trúc logic (thư mục, tag, loại văn bản…), kèm theo khả năng tìm kiếm nhanh, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro thất lạc, sai sót.
Các lợi ích khi doanh nghiệp, tổ chức sử dụng phần mềm quản lý văn bản
Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu hay phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ mang lại loạt lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp, các tổ chức, cơ quan hành chính, nó giúp:
- Tiết kiệm thời gian: Thay vì mất hàng giờ lục tìm hồ sơ, nhân viên chỉ cần gõ vài từ khóa để tra cứu chính xác vị trí của tài liệu.
- Giảm chi phí vận hành: Cắt giảm đáng kể chi phí in ấn, văn phòng phẩm, không gian lưu trữ và nhân lực phục vụ lưu trữ – tìm kiếm.
- Nâng cao hiệu suất: Các tính năng luân chuyển tự động giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý văn bản, giảm thiểu rủi ro chậm tiến độ, nhầm lẫn.
- Bảo mật văn bản hơn: Hệ thống phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, lưu lịch sử chỉnh sửa… đảm bảo thông tin quan trọng của doanh nghiệp không bị rò rỉ.
- Theo dõi chi tiết được tiến độ: Số liệu được tập trung, báo cáo rõ ràng, minh bạch. Ban lãnh đạo có thể theo dõi tình hình xử lý công việc, đánh giá năng suất dễ dàng.
- Đảm bảo các yêu cầu về pháp lý: Với nhiều ngành nghề có quy định chặt về lưu trữ hồ sơ như kế toán, tài chính, y tế, dược phẩm,…, một hệ thống quản lý văn bản tự động hóa việc lưu giữ và sao lưu dữ liệu, tránh vi phạm quy định pháp lý.
Các doanh nghiệp thuộc đủ mọi quy mô, từ các công ty khởi nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan hành chính nhà nước cho đến tập đoàn lớn, đều bắt đầu chú ý đến việc xây dựng hạ tầng số. Phần mềm quản lý văn bản đóng vai trò trọng yếu, bởi nó đảm bảo các quy trình nội bộ diễn ra nhanh gọn, an toàn, tuân thủ các quy định pháp lý, đồng thời tạo điều kiện cho việc mở rộng tích hợp những hệ thống khác như ERP, CRM, hay HRM.
Khi lựa chọn phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ cần dựa vào tiêu chí nào?
Đứng trước nhiều lựa chọn trên thị trường, làm sao để doanh nghiệp xác định đâu là phần mềm quản lý văn bản thực sự tối ưu cho mình? Dưới đây là một vài tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm này:
Thứ nhất, phải có khả năng tùy chỉnh linh hoạt: Do nhu cầu quản lý văn bản ở mỗi doanh nghiệp, tổ chức là khác nhau (về quy mô, quy trình, số lượng chứng từ, cấp độ bảo mật, loại hồ sơ…). Do đó phần mềm lưu trữ hồ sơ, quản lý tài liệu phải cho phép linh hoạt điều chỉnh cấu hình workflow, cấu trúc thư mục, cấp độ duyệt và tích hợp với hệ thống khác (CRM, ERP, HRM…) theo yêu cầu thực tế.
Thứ hai, giao diện phải đơn giản, dễ sử dụng, các thao tác phải tối giản, tổ chức nút bấm, menu hợp lý để việc tìm kiếm và quản lý trở nên nhanh chóng. Như vậy sẽ giúp nhân sự nhanh chóng làm quen, giảm chi phí đào tạo và thời gian triển khai.
Thứ ba phải có phân quyền và bảo mật: Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ phải có tính năng như đăng nhập, mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền (ai được xem, ai được chỉnh sửa, ai được phê duyệt), và phải ghi lại nhật ký thao tác trên tài liệu.
Thứ tư, phải dễ tra cứu và quản lý: Cần có chức năng tìm kiếm theo từ khóa, theo ngày tháng, theo loại hồ sơ, theo phòng ban… để việc tra cứu nhanh chóng. Phải quản lý phiên bản cho phép lưu lại tất cả bản cập nhật, người dùng có thể khôi phục dễ dàng khi cần.
Thứ năm, chi phí phải hợp lý: Tùy theo quy mô, doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình mua đứt và sử dụng lâu dài, hoặc thuê bao (SaaS) nếu hạ tầng chưa có. Chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì, bảo trì không được vượt quá ngân sách của đơn vị.
Thứ sáu, đơn vị cung cấp phần mềm phải uy tín, có hỗ trợ lâu dài: Triển khai một phần mềm quản lý văn bản nội bộ, lưu trữ tài liệu không đơn thuần là cài đặt rồi vận hành, mà cần bảo trì, nâng cấp, hướng dẫn nhân viên định kỳ. Do đó hãy chọn đơn vị phát triển phần mềm có cam kết cho hạng mục này như QT Software.
Một số phần mềm quản lý văn bản phổ biến trên thị trường
Dưới đây là những lựa chọn thường được nhắc đến khi doanh nghiệp tìm kiếm “phần mềm quản lý văn bản,” “phần mềm quản lý tài liệu,” hoặc “phần mềm lưu trữ hồ sơ” trên thị trường. Mỗi giải pháp sẽ có thế mạnh nhất định, song cũng tồn tại nhược điểm hoặc hạn chế.
1. Phần mềm quản lý văn bản DocPro
DocPro hướng đến việc quản lý vòng đời tài liệu, từ khâu tạo mới, chỉnh sửa, duyệt đến lưu trữ. Nhiều đơn vị hành chính nhà nước hoặc doanh nghiệp trong nước đã thử nghiệm DocPro và đánh giá cao khả năng quản lý công văn, biểu mẫu hành chính. Giao diện của DocPro được thiết kế thuần Việt, giúp người dùng dễ tiếp cận.
Tuy nhiên, vì sản phẩm chủ yếu phục vụ các quy trình hành chính nên việc tùy chỉnh cho những quy trình phức tạp hơn đôi khi gặp hạn chế chưa thực sự phù hợp cho doanh nghiệp.
2. Phần mềm MISA AMIS (Module Quản lý tài liệu)
Module Quản lý tài liệu của MISA AMIS cho phép người dùng tải lên, sắp xếp, phân quyền chia sẻ và tìm kiếm văn bản. Nhờ tính năng đồng bộ với các module kế toán hoặc bán hàng, MISA AMIS phù hợp với những doanh nghiệp vốn đã sử dụng nền tảng này.
Tuy nhiên, vì định hướng của MISA AMIS thường nhắm tới giải quyết những nhu cầu khá phổ thông, nên các doanh nghiệp lớn, có quy trình đặc thù hoặc cần giải pháp quản lý văn bản nội bộ tích hợp sâu với các hệ thống lớn và phức tạp sẽ chưa thực sự được tối ưu.
3. Phần mềm lưu trữ hồ sơ, quản lý tài liệu eDocman Plus
eDocman Plus được nhiều cơ quan nhà nước và tập đoàn sử dụng để quản lý công văn, hồ sơ, tài liệu. Hệ thống cung cấp khá đầy đủ tính năng từ khâu soạn thảo, kiểm duyệt, ban hành đến lưu trữ lâu dài.
Giao diện được Việt hóa hoàn toàn, chức năng tìm kiếm cũng khá nhanh và cho phép phân quyền chi tiết theo phòng ban. Mặc dù vậy, khả năng tùy biến khi mở rộng tích hợp hệ thống bên ngoài chưa cao.
4 Google Drive (kết hợp Google Workspace)
Google Drive cùng bộ Google Workspace (bao gồm Docs, Sheets, Slides, Gmail, Calendar…) hiện nay rất phổ biến, đặc biệt với nhóm người dùng có nhu cầu chia sẻ và cộng tác tài liệu trực tuyến.
Giải pháp này khá dễ sử dụng, hạ tầng tốt và nhiều gói dịch vụ. Tuy nhiên, Google Drive thực chất chỉ thiên về lưu trữ và chia sẻ chứ không có nhiều tính năng chuyên sâu về quản lý văn bản. Nếu doanh nghiệp chỉ cần một nơi để đăng tải tài liệu và làm việc nhóm, Google Drive đủ đáp ứng. Nhưng khi nhu cầu mở rộng sang việc phân cấp phê duyệt, theo dõi nhật ký chỉnh sửa có tính pháp lý, hoặc muốn triển khai cơ chế bảo mật nâng cao, Google Drive sẽ không còn phù hợp.
Trên đây là 4 phần mềm hoặc nền tảng thường được nhắc đến trong các bài viết “top phần mềm quản lý văn bản” tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp có quy trình cơ bản, chỉ cần quản lý tài liệu đơn giản, thì sử dụng các phần mềm trên có thể giải quyết được phần lớn các vấn đề.
Tuy nhiên, với những đơn vị đang cần tính năng chuyên sâu, muốn kiểm soát chặt chẽ quy trình luân chuyển và phê duyệt tài liệu, văn bản, hoặc cần tích hợp với nhiều phần mềm khác, giải pháp viết phần mềm theo yêu cầu sẽ phát huy ưu thế vượt trội hơn.
Giải pháp “Phần mềm quản lý văn bản” theo yêu cầu của QT Software
Nổi bật trong số các nhà cung cấp dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu, QT Software (Công ty phát triển phần mềm Quang Trung) mang đến giải pháp phần mềm quản lý văn bản đáp ứng toàn bộ các ưu điểm, tính năng hiện đại mà nhiều doanh nghiệp mong muốn. Với khả năng tùy biến linh hoạt theo đúng yêu cầu, quy mô của khách hàng, đảm bảo giải quyết triệt để những các vấn đề mà các phần mềm hiện có trên thị trường có thể chưa xử lý được.
Điểm mạnh của “Phần mềm quản lý văn bản” từ QT Software
- Tùy chỉnh theo yêu cầu từ doanh nghiệp: QT Software có thể xây dựng hoặc điều chỉnh những module quan trọng như: phân quyền phức tạp, chữ ký số, liên kết CSDL với các nền tảng khác (ERP, CRM…), quản lý văn bản đa cấp duyệt, đồng bộ dữ liệu đa chi nhánh…
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng: Giao diện được thiết kế trực quan, bảo đảm mọi chức năng hiển thị rõ ràng, thao tác nhanh. Màu sắc, bố cục, biểu tượng… đều có thể điều chỉnh theo nhận diện thương hiệu hoặc yêu cầu của khách hàng.
- Công nghệ tiên tiến, bảo mật cao: Ứng dụng các công nghệ mới nhất (web-based, mobile app, cloud computing…) để đảm bảo phần mềm hoạt động mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống mã hóa dữ liệu, phân quyền chặt chẽ, lưu nhật ký thao tác, đồng thời hỗ trợ tùy chọn cài đặt nội bộ hoặc trên hạ tầng cloud.
- Chi phí tối ưu, thanh toán 1 lần: Khác với nhiều nhà cung cấp yêu cầu gói thuê bao hàng năm, QT Software cho phép khách hàng mua bản quyền phần mềm quản lý văn bản trọn đời, thanh toán chỉ một lần. Giúp doanh nghiệp không lo phát sinh chi phí gia hạn định kỳ.
- Dịch vụ hỗ trợ, bảo trì, năng cấp “trọn gói”: Đội ngũ của QT Software cam kết bảo trì, nâng cấp trong suốt quá trình sử dụng, đảm bảo hệ thống chạy ổn định, kịp thời giải quyết các lỗi phát sinh. Khách hàng cũng có thể yêu cầu bổ sung module khi quy mô, nhu cầu kinh doanh thay đổi.
- Tư vấn miễn phí, được demo trước phần mềm QT Software hiểu rằng việc lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu hay phần mềm quản lý văn bản nội bộ cần quá trình tìm hiểu kỹ càng. Vì vậy, công ty luôn cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí và sẵn sàng demo cho khách hàng.
Quy trình triển khai phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp
Để đảm bảo quá trình áp dụng phần mềm quản lý văn bản (hoặc phần mềm lưu trữ hồ sơ, phần mềm quản lý tài liệu) diễn ra suôn sẻ, QT Software thường áp dụng quy trình chuyên nghiệp gồm các bước như khảo sát – phân tích yêu cầu – tư vấn giải pháp – thiết kế chi tiết – lập trình và kiểm thử – triển khai và đào tạo – theo dõi và cải tiến.
Sau khi hệ thống đi vào vận hành, đơn vị cũng sẽ hỗ trợ kỹ thuật, sẵn sàng xử lý khi có sự cố phát sinh hoặc khi doanh nghiệp muốn mở rộng thêm chức năng. Bằng cách này, mọi vấn đề đều được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo trải nghiệm hoàn hảo cho mọi khách hàng.
Mọi hạng mục được giám sát bởi đội ngũ quản lý dự án giàu kinh nghiệm, đảm bảo “đúng tiến độ – đạt chất lượng”.
Là một công ty phát triển phần mềm uy tín, với kinh nghiệm viết phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ outsourcing, bảo trì, nâng cấp phần mềm cho hàng loạt khách hàng trong và ngoài nước, QT Software tự tin mang đến phần mềm quản lý văn bản đáp ứng đầy đủ các yếu tố: giao diện hiện đại, tính năng chuyên sâu, bảo mật cao, chi phí cạnh tranh. Qua đó, giúp doanh nghiệp bạn tiến nhanh trong lộ trình số hóa và khẳng định vị thế của mình trên thị trường.
Nếu bạn đang cân nhắc hoặc có nhu cầu triển khai:
- Phần mềm quản lý văn bản
- Phần mềm quản lý hồ sơ pháp lý
- Phần mềm quản lý tài liệu
- Phần mềm lưu trữ hồ sơ
Hãy liên hệ ngay với QT Software qua website, email hoặc Hotline 0938.203.609 Đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ kết nối và tư vấn lộ trình triển khai hoàn toàn miễn phí, cung cấp demo giải pháp, mang đến cho bạn giải pháp phần mềm quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ và tài liệu toàn diện, góp phần thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững và vượt trội trong thời đại số!
