Đối với các doanh nghiệp, việc kiểm soát chặt chẽ những khoản thu chi sẽ giúp tối ưu hoá được dòng tiền cũng như hạn chế tối đa mọi rủi ro liên quan đến vấn đề tài chính. Tuy nhiên, nếu cứ quản lý công nợ theo phương pháp truyền thống sẽ khiến cho doanh nghiệp dễ gặp nhiều sai sót không đáng có và gây tốn kém thời gian. Do đó, để giải quyết tình trạng này phần mềm quản lý bán hàng công nợ đã ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. Vậy phần mềm quản lý công nợ là gì? Tại sao công ty cần phải sử dụng hệ thống quản lý công nợ khách hàng? Đọc tiếp bài viết dưới đây cùng Công ty phát triển phần mềm Quang Trung để có lời giải đáp chính xác nhất.
Phần mềm quản lý công nợ là gì?
Phần mềm quản lý công nợ là một công cụ được phát triển nhằm mục đích hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi, kiểm soát các khoản nợ phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp. Bên cạnh đó, phần mềm này còn giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình vận hành bằng cách nhắc nhở thanh toán, đối chiếu công nợ, ghi nhận dữ liệu. Hơn thế nữa, so với những phương pháp quản lý thủ công, lưu trữ sổ sách hoặc sử dụng bảng tính Excel, thì việc dùng phần mềm để quản lý công nợ sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như mang lại hiệu quả tốt hơn.
Tại sao doanh nghiệp cần dùng phần mềm quản lý công nợ khách hàng?
Doanh nghiệp cần phải dùng phần mềm quản lý công nợ khách hàng vì những lý do sau đây:
Tăng hiệu quả quản lý
Thứ nhất, phần mềm quản lý công nợ bán hàng giúp tăng cường hiệu quả quản lý. Thay vì phải nhập liệu thủ công gây mất nhiều thời gian và công sức. Thì phần mềm này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tự động hoá mọi quy trình từ việc tạo phiếu thu, phiếu chi, xuất hoá đơn cho đến theo dõi công nợ. Dựa vào đó doanh nghiệp có thể kiểm soát công nợ một cách nhanh chóng và dễ dàng đưa ra những đánh giá chính xác về hiệu quả kinh doanh.
Giảm thiểu rủi ro
Thứ hai, một trong những lý do quan trọng mà doanh nghiệp cần phải dùng phần mềm quản lý bán hàng công nợ chính là giảm thiểu rủi ro. Tại đây, phần mềm sẽ giúp phát hiện nhanh các khoản nợ đã quá hạn. Đồng thời chủ động cảnh báo để doanh nghiệp có những biện pháp xử lý và thu hồi nợ kịp thời. Nhằm phòng tránh nguy cơ trở thành nợ xấu, nợ kéo dài hoặc thậm chí là khó đòi.
Thúc đẩy dòng tiền
Thứ ba, một lý do khác mà doanh nghiệp nên cân nhắc sử phần mềm quản lý công nợ chính là thúc đẩy dòng tiền. Với ứng dụng quản lý công nợ bán hàng, doanh nghiệp có thể theo dõi sát sao tình hình công nợ để đảm bảo các khoản nợ đều được thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, một khi dòng tiền được quản lý tốt, thì doanh nghiệp sẽ dành thời gian nhiều hơn cho việc phát triển kinh doanh và tập trung duy trì hoạt động cốt lõi.
Nâng cao hiệu quả hoạt động
Thứ tư, phần mềm quản lý bán hàng công nợ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động. Ứng dụng này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian lẫn chi phí vận hành, mà còn hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
Các chức năng của phần mềm quản lý bán hàng công nợ
Các chức năng thường gặp của một phần mềm quản lý bán hàng công nợ cụ thể:
Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng bao gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, lịch sử mua hàng và phân loại theo nhóm, khu vực để dễ dàng theo dõi.
Theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp: Tự động cập nhật, tính toán các khoản công nợ dựa trên những đơn hàng đã giao dịch mua bán. Đồng thời, theo dõi lịch sử thanh toán, ngày thanh toán, số tiền và phương thức thanh toán của từng khách hàng, nhà cung cấp.
Quản lý lịch thanh toán: Cho phép doanh nghiệp thiết lập lịch thanh toán của từng khoản nợ, nhằm đảm bảo việc thu hồi nợ được diễn ra đúng hạn.
Tạo báo cáo công nợ: Cung cấp các báo cáo chi tiết về công nợ giúp chủ doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định tài chính phù hợp. Tại đây, ứng dụng cho phép xuất báo cáo dưới nhiều định dạng khác nhau như Excel, PDF,…
Tự động hóa quy trình nhắc nhở công nợ: Phần mềm quản lý công nợ bán hàng có khả năng nhập liệu tự động và nhắc nhở thanh toán khi đến hẹn qua ứng dụng SMS, gọi điện thoại, email.
Quản lý người dùng và phân quyền: Phân quyền truy cập theo vai trò thu ngân, kế toán, quản lý, nhân viên. Đặc biệt, lưu trữ toàn bộ các thao tác chỉnh sửa, xóa đơn hàng và cập nhật công nợ để tránh sai sót xuất hiện.
Tích hợp với các hệ thống khác: Tích hợp với các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho để đồng bộ dữ liệu trên cùng một hệ thống duy nhất. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ sử dụng trên đa nền tảng như máy tính bảng, máy tính, điện thoại di động.
Các chức năng của phần mềm quản lý công nợ
Một số phần mềm quản lý công nợ nổi bật trên thị trường
Dưới đây là một số phần mềm quản lý công nợ nổi bật trên thị trường:
| Tính năng | TrustSales | BePos | Misa Amis | Pos365 | SlimCRM |
| Mô hình | SaaS (phần mềm dịch vụ) | SaaS (phần mềm dịch vụ) | SaaS (phần mềm dịch vụ) | SaaS (phần mềm dịch vụ) | SaaS (phần mềm dịch vụ) |
| Chi phí | Gói cá nhân: 200.000 VNĐ/tháng. Gói pro: 400.000 VNĐ/tháng. Gói business: 800.000 VNĐ/tháng. | Gói khởi nghiệp: miễn phí. Gói Tăng trưởng: 3.600.000 VNĐ/năm. Gói chuyên nghiệp: 7.200.000 VNĐ/năm. | Gói startup: 800.000 VNĐ/tháng. Gói professional: 1.000.000 VNĐ/tháng. Gói enterprise: 1.200.000 VNĐ/tháng. | Gói 1 năm: 1.950.000 VNĐ tặng 3 tháng. Gói 2 năm: 3.900.000 VNĐ tặng 18 tháng. Gói trọn đời: 7.800.000 VNĐ | Gói startup: 800.000 VNĐ/tháng. Gói doanh nghiệp nhỏ: 1.600.000 VNĐ/tháng. Gói doanh nghiệp vừa: 2.500.000 VNĐ/tháng. |
| Quản lý công nợ khách hàng | Cung cấp đầy đủ thông tin công nợ của khách hàng thông qua lịch sử giao dịch, phiếu thu chi. | Rất tốt, quản lý số lượng lớn công nợ khách hàng. | Tốt, phù hợp với những doanh nghiệp có mong muốn quản lý công nợ khách hàng đơn giản. | Rất tốt, phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn và có nhiều công nợ cần phải xử lý. | Quản lý công nợ và nhắc nhở thanh toán khi đến kỳ hạn. |
| Quản lý bán hàng | Quản lý bán hàng ở mức cơ bản. | Nhập thông tin đơn hàng, thường xuyên cập nhật trạng thái (chờ xác nhận, đã thanh toán, giao hàng thành công). | Cho phép theo dõi đơn hàng từ cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội. | Tốt, quản lý bán hàng chuyên sâu. | Tốt, tự động hóa quy trình bán hàng. |
| Báo cáo | Rất tốt, có nhiều báo cáo chi tiết tùy chỉnh. | Chủ động tạo báo cáo thống kê về công nợ, bán hàng một cách nhanh chóng. | Hỗ trợ xuất báo cáo thống kê dưới nhiều định dạng. | Tốt, thiết lập các báo cáo chuyên sâu giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích hiệu quả kinh doanh. | Báo cáo tình hình công nợ bao gồm nợ quá hạn, nợ theo thời gian thực… |
| Tích hợp | Tích hợp với các đơn vị vận chuyển, theo dõi phí ship, cod, công nợ. | Tích hợp đầy đủ các tính năng gồm quản lý bán hàng, công nợ, thanh toán hóa đơn. | Tích hợp khả năng đồng bộ công nợ giữa khách hàng với kế toán. | Tích hợp tính năng phân quyền cho người dùng nhằm bảo mật thông tin của chủ doanh nghiệp. | Tích hợp với bộ phận kế toán, bán hàng để tạo nên một hệ thống quản lý công nợ chặt chẽ. |
| Ưu điểm | Cho phép phân quyền, theo dõi lịch sử cập nhật và thao tác trên hệ thống. | Giao diện thân thiện, thích hợp với những người không quá rành về công nghệ. | Dễ dàng tìm kiếm hàng tồn kho, quản lý hàng hoá. | Hỗ trợ xuất báo cáo công nợ khách hàng dưới dạng file Excel. | Giao diện phần mềm tinh gọn, dễ sử dụng |
| Nhược điểm | Chưa có nhiều tính năng chăm sóc khách hàng. | Khả năng tùy chỉnh còn hạn chế. | Phần mềm yêu cầu nhập nhiều dữ liệu thông tin. | Chỉ phù hợp với ngành hàng bán lẻ và F&B. | Chưa phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn. |
Hướng dẫn cách lựa chọn phần mềm quản lý công nợ phù hợp
Có thể nói, việc lựa chọn phần mềm quản lý công nợ phù hợp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bởi nhờ có phần mềm mà doanh nghiệp dễ dàng quản lý được dòng tiền cũng như giảm thiểu mọi rủi ro không mong muốn xuất hiện. Sau đây là những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn ứng dụng quản lý công nợ bán hàng:
- Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn đều sẽ có những yêu cầu khác nhau về phần mềm. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, hãy ưu tiên phần mềm được thiết kế riêng theo ngành nghề cụ thể và sở hữu thêm nhiều tính năng chuyên sâu để đáp ứng nhu cầu vận hành.
- Cân nhắc ngân sách hiện có: Doanh nghiệp có thể so sánh giá cả của các phần mềm khác nhau. Đồng thời, tính toán luôn chi phí triển khai phần mềm và đào tạo nhân viên. Ngoài ra, xem xét thêm chi phí bảo trì cũng như nâng cấp phần mềm ở trong tương lai (nếu có).
- Dùng thử phần mềm trước khi quyết định đầu tư: Tại đây, doanh nghiệp có thể yêu cầu sử dụng thử phần mềm để có những trải nghiệm khách quan hơn về tính năng. Từ đó, đánh giá xem liệu những tính năng này có thật sự cần thiết và phù hợp với công việc kinh doanh của doanh nghiệp hay không.
- Đánh giá tính năng phần mềm: Đảm bảo rằng phần mềm mà doanh nghiệp đang quan tâm đều cung cấp các tính năng cơ bản để phục vụ cho công việc bán hàng và công nợ. Một số tính năng tiêu biểu bao gồm quản lý thông tin khách hàng/nhà cung cấp, quản lý công nợ, quản lý thanh toán, tính bảo mật, báo cáo thống kê, quản lý kho hàng…
Giải pháp phần mềm quản lý công nợ số 1 từ QT Software
QT Software là đơn vị chuyên cung cấp và phát triển phần mềm quản lý công nợ theo uy yêu cầu được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Đến với QT Software, mọi quy trình từ theo dõi, kiểm soát cho đến thu hồi công nợ đều được tối ưu hoá một cách nhanh chóng và đầy hiệu quả.
- Tự động cập nhật số dư công nợ lên trên hệ thống khi có giao dịch mua bán phát sinh.
- Hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử.
- Tổng hợp công nợ theo thời gian thực và phân tích biểu đồ tiền nợ phải thu, phải trả giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền.
- Đồng bộ dữ liệu trên điện thoại, máy tính bảng, máy tính PC thông thường.
- Giao diện có thiết kế thân thiện, dễ dàng làm quen và thao tác trên máy.
- QT Software sở hữu đội ngũ chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ về mặt kỹ thuật nhằm đảm bảo quy trình hoạt động không bị gián đoạn.
Liên hệ ngay với QT Software theo số hotline 0938.203.609 hoặc điền vào Form đăng ký bên dưới để nhận báo giá và tư vấn chi tiết về phần mềm này nhé.
Hy vọng rằng bài viết mà Công ty phát triển phần mềm Quang Trung vừa chia sẻ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý công nợ là gì, tại sao doanh nghiệp cần phải sử dụng phần mềm và tiêu chí lựa chọn phần mềm phù hợp. Nếu bạn còn câu hỏi nào khác cần được giải đáp. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn và hỗ trợ miễn phí.
