Báo cáo mới nhất của Gartner dự báo chi tiêu cho phần mềm doanh nghiệp toàn cầu sẽ vượt mốc 1,2 nghìn tỉ USD vào năm 2025 [1], với đóng góp đáng kể từ phần mềm đóng gói nhờ khả năng triển khai nhanh, chi phí hợp lý. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp cũng đang ưu tiên lựa chọn loại phần mềm này để tối ưu vận hành mà không cần tốn quá nhiều nguồn lực. Vậy phần mềm đóng gói là gì, lợi ích và hạn chế ra sao? Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm viết theo yêu cầu thay cho phần mềm đóng gói. Bài viết dưới đây của QT Software sẽ giải đáp chi tiết các câu hỏi trên!
Phần mềm đóng gói là gì?
Phần mềm đóng gói là loại phần mềm được phát triển sẵn để phục vụ một nhóm nhu cầu chung của nhiều người dùng hoặc doanh nghiệp.
Phần mềm đóng gói thường được thiết kế với bộ tính năng tiêu chuẩn, phù hợp cho số đông khách hàng có những nghiệp vụ tương tự nhau – ví dụ như phần mềm soạn tahor văn bản, phần mềm nghe nhạc, phần mềm đồ họa,…
Các ví dụ phần mềm đóng gói
Các phần mềm đóng gói phổ biến mà chúng ta sử dụng hàng ngày như Microsoft Office, Photoshop, VLC, TeamView,… Ngoài ra còn các ví dụ phần mềm đóng gói khác ít gặp hơn như phần mềm bán hàng như KiotViet, Sapo, Salesforce, HubSpot. Hay các phần mềm kế toán như MISA, Fast Accounting, Bravo. Với các phần mềm đóng gói kể trên, người dùng chỉ cần mua bản quyền, tải về và cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại để sử dụng.
Lợi ích và hạn chế khi dùng phần mềm đóng gói sẵn là gì?
Tuy chiếm đại đa số thị phần khi so với phần mềm đặt hàng (phần mềm viết theo yêu cầu), nhưng đi kèm với những lợi ích thì phần mềm đóng gói cũng có những hạn chế nhất định.
Lợi ích của phần mềm đóng gói
Thứ nhất, phần mềm đóng gói có thời gian triển khai nhanh: Thay vì phải mất vài tháng hoặc thậm chí cả năm để hoàn thiện giải pháp phần mềm theo yêu cầu, doanh nghiệp có thể triển khai phần mềm đóng gói gần như ngay lập tức. Về mặt kỹ thuật, hạ tầng cài đặt cũng được chuẩn hóa, kèm theo tài liệu hướng dẫn rõ ràng.
Thứ hai, chi phí tiết kiệm hơn: Do nhà phát triển phần mềm đóng gói thường bán ra với số lượng lớn, chi phí nghiên cứu và phát triển được phân bổ trên nhiều khách hàng, giúp giá mua bản quyền hoặc phí thuê bao phần mềm đóng gói thấp hơn.
Thứ ba, tính ổn định cao hơn: Các phần mềm đóng gói trải qua quá trình kiểm thử diện rộng, đồng thời được hàng trăm, thậm chí hàng ngàn khách hàng sử dụng. Lỗi phát sinh sẽ được phát hiện và khắc phục nhanh, tạo độ tin cậy hơn.
Hạn chế của phần mềm đóng gói
Khó tùy biến sâu theo yêu cầu: Do được thiết kế phục vụ phần đông, nhiều phần mềm đóng gói thiếu đi khả năng chỉnh sửa linh hoạt theo yêu cầu đặc thù. Người dùng hoặc doanh nghiệp có thể buộc phải điều chỉnh quy trình nội bộ để “khớp” với phần mềm, thay vì ngược lại.
Không tối ưu cho quy trình đặc thù: Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình hoạt động, có cách làm riêng. Nếu phần mềm đóng gói không có chức năng tùy chỉnh, bạn khó mà thay đổi chức năng của phần mềm để theo quy trình. Hoặc nếu có thì cũng phải chi thêm tiền cho tính năng này.
Có thể gặp rủi ro bảo mật: Một phần mềm mà hàng ngàn người, hàng trăm doanh nghiệp có thể tiếp cận và sử dụng, vậy thì điều gì sẽ đảm bảo phần mềm đó bảo mật? Thực tế đã cho thấy có rất nhiều vụ rò rỉ thông tin khi sử dụng phần mềm đóng gói từ những đơn vị phát triển không uy tín.
Phụ thuộc vào nhà phát triển: Khi sử dụng phần mềm đóng gói, doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào lộ trình phát triển của nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp ngừng hỗ trợ phần mềm, bạn sẽ gặp rủi ro lớn về hoạt động.
Doanh nghiệp nên chọn phần mềm đóng gói sẵn hay phần mềm viết theo yêu cầu?
Không phủ nhận những lợi ích của phần mềm đóng gói mà QT Software đã đề cập bên trên, nhưng với những hạn chế còn tồn tại, thì liệu doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm đóng gói cho các quy trình, nghiệp vụ chính của mình không? Khi nào thì nên dùng phần mềm đóng gói, khi nào thì nên sử dụng phần mềm viết theo yêu cầu?
Câu trả lời phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Mức độ phức tạp của nghiệp vụ: Doanh nghiệp có quy trình đặc thù, liên quan đến nhiều bộ phận, cần chức năng chuyên biệt? Thì có thể phần mềm đóng gói không đáp ứng nổi. Trong tình huống đó, phần mềm viết riêng sẽ linh hoạt hơn nhiều.
- Ngân sách và chiến lược dài hạn: Nếu doanh nghiệp là startup, nguồn vốn hạn chế, lựa chọn phần mềm đóng gói có thể giúp tiết kiệm chi phí hơn. Nhưng khi phát triển lớn hơn, quy trình tăng cấp độ phức tạp, bạn sẽ cần giải pháp tùy biến sâu, lúc này hãy sử dụng phần mềm viết theo yêu cầu.
- Khả năng scale mô hình kinh doanh trong tương lai: Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô, khai thác dữ liệu, tích hợp ứng dụng AI? Nếu tầm nhìn công nghệ cao, việc đầu tư phần mềm viết theo yêu cầu từ sớm sẽ tránh rủi ro “đập đi xây lại” khi quy mô tăng.
- Cần tính bảo mật cao: Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong các lĩnh vực như tài chính, bảo hiểm, bất động sản,… hoặc các dữ liệu chứa nhiều data quan trọng, dữ liệu nhạy cảm, thì hãy sử dụng phần mềm viết sẵn thay cho phần mềm đóng gói SaaS trên thị trường.
Cần lưu ý gì khi lựa chọn sử dụng phần mềm đóng gói?
Khi đã xác định được phần mềm đóng gói phù hợp hơn với doanh nghiệp, thì hãy cân nhắc những yếu tố sau đây trước khi mua bản quyền và sử dụng, để chọn được phần mềm đúng, đu nhu cầu:
- Mức độ phù hợp: Hãy kiểm tra xem các chức năng của phần mềm có đáp ứng tối thiểu 80-90% yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp hay không. Nếu không, hãy tìm phần mềm khác.
- Khả năng tích hợp với các phần mềm hiện có: Phần mềm đóng gói có thể kết nối với hệ thống hiện tại (kế toán, CRM, ERP) không? Quá trình tích hợp phức tạp hay đơn giản? Để biết rõ hãy yêu cầu đơn vị cung cấp demo trải nghiệm trước.
- Chính sách bảo trì, hỗ trợ: Một số nhà cung cấp cung cấp gói bảo trì, hỗ trợ 24/7, trong khi số khác chỉ hỗ trợ trong giờ hành chính. Bạn cần làm rõ về chi phí hỗ trợ, thời gian phản hồi, phương thức liên hệ, để tránh rủi ro khi phần mềm gặp sự cố.
- Chi phí bản quyền phần mềm: Nhiều đơn vị cung cấp phần mềm đóng gói hiện nay đang để giá phần mềm thấp để marketing thu hút khách hàng mua, nhưng lại yêu cầu thêm phí duy trì, phí nâng cấp, phí hỗ trợ rất cao. Nên bạn hãy tìm hiểu kỹ về giá và chi phí liên quan thật kỹ để tránh phát sinh chi phí vượt ngân sách.
Còn nếu doanh nghiệp bạn phù hợp với phần mềm viết theo yêu cầu, thì hãy đảm bảo chọn đơn vị cung cấp dịch vụ outsourcing phần mềm uy tín, có kinh nghiệm trong ngành, được nhiều khách hàng đánh giá cao như QT Software nhé.
Dịch vụ viết & phát triển phần mềm theo yêu cầu tại QT Software
Được thành lập từ 2012, QT Software (Công ty Phát triển Phần mềm Quang Trung) là đơn vị giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm tại Việt Nam. Chúng tôi đã hợp tác với nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ và dịch vụ hỗ trợ, bảo trì nâng cấp phần mềm.
Tại QT Software, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ outsourcing mà còn chuyên phát triển đa dạng các giải pháp phần mềm, từ phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý thẩm mỹ viện, bán hàng, nhà hàng, cửa hàng… theo đúng mong muốn của khách hàng với quy trình chuyên nghiệp 5 bước:
1. Nhận yêu cầu, tư vấn khách hàng -> 2. Phân tích quy trình hoạt động, lên ý tưởng thiết kế phần mềm -> 3. Tiến hành phát triển phần mềm và kiểm thử -> 4. Chuyển giao phần mềm đến khách hàng và đào tạo sử dụng -> 5. Hỗ trợ kỹ thuật, bảo kỳ và nâng cấp định kỳ
Chúng tôi cam kết: Mọi tính năng, giao diện, quy trình của phần mềm đều được thiết kế theo đúng yêu cầu của khách hàng. Cam kết tiến độ, không phát sinh chi phí đã thỏa thuận, hỗ trợ tận tâm, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, đồng hành lâu dài cùng khách hàng.
Ngoài viết phần mềm từ A-Z, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ
- Nâng cấp, bảo trì phần mềm
- Outsourcing để hỗ trợ doanh nghiệp trong các dự án riêng.
- Tư vấn chiến lược chuyển đổi số, tối ưu quy trình cho tổ chức.
Với QT Software, bạn không chỉ nhận được một giải pháp phần mềm hoàn chỉnh, mà còn là đối tác công nghệ đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí dài hạn và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Liên hệ ngay HOTLINE 0938.203.609 để được tư vấn chi tiết.
Các câu hỏi thường gặp – FAQs
Chi phí sử dụng phần mềm đóng gói thường tính như thế nào?
Phổ biến nhất là mua bản quyền vĩnh viễn (trả một lần) hoặc thuê bao định kỳ (theo tháng, năm). Với phần mềm SaaS, bạn trả tiền theo số lượng người dùng hoặc dung lượng tài nguyên, Ngoài ra bạn có thể phải trả thêm phí bảo trì, nâng cấp,… tùy theo chính sách của nhà cung cấp phần mềm.
QT Software có cung cấp cả phần mềm đóng gói không?
QT Software tập trung phát triển phần mềm theo yêu cầu, tùy chỉnh 100% theo quy trình doanh nghiệp. Chúng tôi chưa cung cấp phần mềm đóng gói sẵn, nhưng có thể tư vấn, tích hợp hoặc mở rộng các giải pháp đóng gói nếu phù hợp. Nếu bạn cần một hệ thống linh hoạt và tối ưu, hãy liên hệ để nhận tư vấn miễn phí!
Có thể chuyển từ phần mềm đóng gói sang phần mềm viết theo yêu cầu không?
Trong quá trình mở rộng, nếu doanh nghiệp nhận thấy phần mềm đóng gói không còn đáp ứng đủ nhu cầu, bạn có thể liên hệ QT Software để phân tích mức độ nâng cấp hoặc phát triển mới. Chúng tôi có thể di chuyển dữ liệu, đảm bảo quá trình “chuyển đổi” diễn ra nhanh chóng, không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Lời kết
Phần mềm đóng gói là lựa chọn phù hợp cho nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoặc tổ chức có quy trình nghiệp vụ không quá đặc thù, muốn triển khai nhanh, tiết kiệm chi phí. Tuy vậy, do tính sẵn có và giới hạn về tùy biến, phần mềm đóng gói có thể không đáp ứng trọn vẹn những nhu cầu đặc biệt, liên quan đến bảo mật cao, quy trình chuyên môn hóa hoặc phát triển dài hạn cho doanh nghiệp.
Vì vậy nếu doanh nghiệp bạn có quy trình đặc thù, muốn xây dựng phát triển phần mềm riêng thì hãy liên hệ ngay với QT Software. Chúng tôi tự tin mang đến giải pháp công nghệ hiện đại, chất lượng và bảo hành, bảo trì chu đáo. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng cùng bạn phân tích, đề xuất lộ trình, và thực hiện triển khai phần mềm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
