Phần mềm quản lý quán cafe là công cụ quan trọng không thể thiếu mà bạn nên chuẩn bị khi bắt đầu triển khai hoạt động kinh doanh. Bởi thông qua phần mềm này, bạn sẽ tối ưu hoá được thời gian và tiết kiệm nhiều chi phí vận hành. Không những vậy, hệ thống quản lý còn giúp quy trình bán hàng diễn ra thuận lợi. Trong bài viết dưới đây, Công ty Phát triển phần mềm Quang Trung sẽ phân tích chi tiết về những lý do vì sao nên quản lý quán cafe bằng phần mềm cũng như giới thiệu 4 phần mềm quản lý bán hàng quán cafe tốt, đơn giản và dễ sử dụng trong năm 2025 để bạn tham khảo. Hãy cùng khám phá ngay nhé!
Phần mềm quản lý quán cafe là gì?
Phần mềm quản lý quán cafe là một giải pháp công nghệ hiện đại được thiết kế dành riêng cho các chủ quán cà phê, trà sữa và đồ uống. Có thể nói đây là phần mềm giúp nâng cao hiệu suất làm việc cũng như hỗ trợ giám sát các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Nhờ vậy, mà những nghiệp vụ hằng ngày bao gồm phục vụ, thanh toán, lập hoá đơn cũng đều trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Bên cạnh đó, chủ quán còn có thể kiểm soát tốt kho nguyên liệu, theo dõi tiến trình xuất nhập hàng và nhận báo cáo doanh thu chi tiết từ xa thông qua thiết bị di động, máy tính bảng…
Tại sao nên quản lý quán cafe bằng phần mềm?
Chỉ với phần mềm quản lý quán cafe, chủ quán sẽ nâng cao được chất lượng dịch vụ của mình từ việc tối ưu hoá quy trình vận hành, chi phí cho đến gia tăng lợi nhuận cụ thể:
Tăng hiệu quả quản lý
Lý do đầu tiên nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe chính là tăng cường hiệu quả quản lý. Với phần mềm này, chủ quán cafe có thể theo dõi các báo cáo từ xa ngay trên điện thoại di động mà không nhất thiết phải có mặt trực tiếp tại cửa hàng. Bởi mọi đơn hàng đều được cập nhật liên tục lên hệ thống mỗi khi có phát sinh giao dịch. Hơn thế nữa, quy trình mở ca hay kết ca được kiểm soát rất nghiêm ngặt, nhằm hỗ trợ các nhân viên trong giờ làm việc giám sát hiệu quả tiền bạc, phiếu thu chi.
Tối ưu vận hành quán
Lý do tiếp theo mà chủ cửa hàng cà phê nên quản lý bằng phần mềm chính là tối ưu vận hành quán. Tại đây, ứng dụng sẽ đồng bộ tất cả quy trình từ gọi món, thanh toán cho đến in nhanh hoá đơn. Đồng thời, ghi nhận đầy đủ thông tin và liên kết giữa các bộ phận order, pha chế, thu ngân để đảm bảo thức uống được pha đúng như những gì mà khách hàng đã yêu cầu. Ngoài ra, các phần mềm này còn hiển thị đơn hàng dựa trên hình thức mang đi hay dùng tại chỗ. Từ đó, nhân viên có những cách xử lý và phục vụ khách hàng phù hợp.
Tối ưu chi phí quán cafe
Kế tiếp khi quản lý cửa hàng bán trà sữa, đồ uống, cà phê bằng phần mềm chính là tối ưu được chi phí. Với hệ thống vận hành quán cà phê, chủ quán sẽ hạn chế được tình trạng lãng phí nguyên vật liệu do hết hạn, pha chế sai cách hoặc thậm chí là bị thất thoát do nhân viên gây ra. Không những vậy, phần mềm còn cho phép truy xuất đơn hàng bị huỷ, cung cấp các báo cáo thống kê và phiếu thu chi bất thường (nếu có).
Gia tăng lợi nhuận
Lý do cuối cùng là phần mềm quản lý quán cafe giúp gia tăng lợi nhuận đáng kể và tích hợp bán hàng trên đa kênh. Phần mềm giúp quản lý sắp xếp bàn, hỗ trợ đặt lịch trên cùng một hệ thống. Cho phép thực hiện gợi ý món, up sale, tạo combo để bán thêm được nhiều sản phẩm. Đặc biệt, chủ quán cũng có thể xây dựng những chương trình khuyến mãi, tích lũy điểm thưởng để duy trì mối quan hệ thân thiết và thu hút khách hàng quay trở lại trải nghiệm dịch vụ. Mở rộng thêm phạm vi bán hàng bằng cách kết nối các kênh trực tuyến như GrabFood, Shopee Food…
Các phần mềm quản lý quán cafe phổ biến được tin dùng 2025
Hiện nay, phần mềm quản lý bán hàng quán cafe rất đa dạng cùng với nhiều sự lựa chọn khác nhau. Dưới đây là một số phần mềm quản lý quán cafe phổ biến được tin dùng trong năm 2025:
Phần mềm quản lý quán cafe của QT Software
QT Software là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản lý quán cafe uy tín chất lượng tại Việt Nam. Phần mềm vận hành quán cafe của QT Software sở hữu nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu quản lý quán cafe từ quy mô nhỏ, vừa đến lớn.
Tính năng nổi bật
- Quản lý sơ đồ bàn giúp nhân viên dễ dàng sắp xếp bàn đặt.
- Quản lý bán hàng, kiểm soát order, điều chỉnh món theo yêu cầu của khách hàng.
- Cho phép theo dõi số lượng hàng tồn kho, tự động cảnh báo khi nguyên liệu gần hết để chủ quán có những kế hoạch nhập hàng kịp thời.
- Quản lý nhân viên, phân quyền truy cập, kết nối với máy chấm công để thực hiện tính lương mỗi tháng, thưởng doanh thu, % hoa hồng khi đạt đủ số lượng ly cà phê bán ra.
- Lưu trữ đầy đủ và chi tiết thông tin cá nhân của khách hàng bao gồm số điện thoại, tên, tần suất mua cà phê. Để từ đó chủ quán có thể duy trì mối quan hệ với khách hàng bằng cách thiết lập các chương trình khuyến mãi, giảm giá, voucher, thành viên bạc vàng…
- Nhanh chóng cung cấp các báo cáo chính xác liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, thu chi, lãi lỗ, sản phẩm bán chạy theo thời gian tuỳ chỉnh (ngày, tuần, tháng, quý, năm). Nhờ vậy, chủ quán mới nắm bắt được tổng quát tình hình kinh doanh hiện tại đang như thế nào.
Ưu điểm: Phần mềm có giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và thao tác trực tiếp trên máy. Đặc biệt, phần mềm còn sở hữu khả năng điều chỉnh linh hoạt với từng mô hình quán cà phê. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe của QT Software, chủ quán sẽ được đội ngũ chuyên nghiệp hỗ trợ về mặt kỹ thuật và luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc cần thiết.
Liên hệ ngay với QT Software theo số hotline 0938.203.609 nếu bạn muốn được tư vấn kỹ càng hơn về phần mềm quản lý cửa hàng quán cà phê này nhé.
Phần mềm quản lý quán cafe PosApp
Phần mềm quản lý quán cafe PosApp được phát triển bởi công ty PosApp. Đồng thời được đánh giá rất cao trong việc hỗ trợ các chủ cửa hàng vận hành trơn tru quán cà phê, trà sữa, thức uống để trở nên đông khách hơn.
Tính năng nổi bật
- PosApp hỗ trợ tích hợp đa dạng các hình thức thanh toán qua mã QR code và ví điện tử như Momo, VNPay.
- Tùy chỉnh theo mô hình kinh doanh hiện tại chẳng hạn như quán cà phê, nhà hàng, tiệm trà sữa nhỏ.
- Cung cấp các tính năng chấm công trực tiếp qua app cho nhân viên, theo dõi quá trình truy cập, lịch sử làm việc để quản lý từ xa.
- Nhận order nhanh chóng, tạo combo, in phiếu gửi hàng…
Ưu điểm: Phần mềm quản lý quán cafe PosApp có giao diện thân thiện, từng bố cục, tính năng bên trong hệ thống đều được sắp xếp rất thông minh giúp người dùng dễ dàng sử dụng.
Phần mềm quản lý quán cafe iPos
IPos là phần mềm quản lý bán hàng cafe được phát triển bởi đơn vị iPos.vn. Nhờ có iPos, mọi hoạt động kinh doanh từ nhận order, lên hoá đơn đến thêm món đều trở nên thuận tiện hơn. Chưa kể, phần mềm này còn đáp ứng tốt nhu cầu quản lý của đa dạng mô hình khác nhau bao gồm vỉa hè, hàng quán nhỏ, chuỗi nhiều chi nhánh.
Tính năng nổi bật
- Tự động lên đơn hàng khi đã có đầy đủ thông tin, cho phép tìm kiếm món, sản phẩm theo tên.
- Tích hợp nhiều phương thức thanh toán tiền mặt, chuyển khoản, cà thẻ ATM, ví điện tử Momo, ZaloPay…
- Quản lý kho nguyên liệu một cách nhanh chóng, gửi cảnh báo khi nguyên liệu trong kho gần hết.
- Thiết lập các báo cáo thống kê chi tiết về doanh thu, loại thức uống bán chạy.
Ưu điểm: iPos cung cấp hai phần mềm quản lý bán hàng gồm có phần mềm quản lý quán cafe trên android và phần mềm cài đặt trên Windows. Dựa vào đó, nhà quản lý có thể lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe iPos phù hợp.
Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe POS365
POS365 là một trong những phần mềm quản lý bán hàng quán cafe phổ biến ở thời điểm hiện nay được nhiều chủ quán tin dùng. Bởi phần mềm có thiết kế đơn giản, dễ sử dụng và mang đến chi phí cực kỳ hợp lý.
Tính năng nổi bật
- Nhân viên có thể thực hiện các thao tác thêm bớt món, nhận đặt bàn và sắp xếp khu vực ngồi một cách linh hoạt.
- POS365 là phần mềm quản lý quán cafe cho điện thoại, máy tính giúp theo dõi hàng tồn kho chính xác và tránh tình trạng bị hao hụt nguyên liệu.
- Lưu trữ thông tin khách hàng bao gồm tên, số điện thoại, lịch sử mua hàng. Đồng thời xây dựng các chương trình khuyến mãi, tích điểm, giảm giá dựa trên tần suất mua cà phê, thức uống của khách.
- Tạo các báo cáo thống kê về hiệu quả kinh doanh như doanh số bán hàng, thu chi, lợi nhuận, xuất nhập nguyên liệu…
Ưu điểm: Cập nhật và đồng bộ dữ liệu trên toàn bộ hệ thống mỗi khi có phát sinh giao dịch bán hàng. Tích hợp các hình thức thanh toán cho khách hàng lựa chọn bằng cách chuyển khoản, trả tiền mặt, thẻ ATM, Visa, ví điện tử.
Giá phần mềm quản lý quán cafe hiện nay là bao nhiêu?
Sau khi tìm hiểu phần mềm quản lý quán cafe là gì, tại sao nên quản lý bằng phần mềm, danh sách các phần mềm phổ biến hiện nay, thì giá phần mềm quản lý bán hàng quán cafe bao nhiêu là chủ đề được nhiều người quan tâm. Trên thực tế, giá của phần mềm sẽ dao động khoảng từ 170.000 VNĐ/tháng đến hơn 3.000.000 VNĐ/tháng. Tuy nhiên, đây chỉ là mức giá tham khảo và còn phải tùy thuộc vào quy mô của cửa hàng cũng như số lượng tài khoản quản lý.
Phần mềm quản lý quán cafe QT Software được thiết kế phát triển theo nhu cầu vận hành thực tế của quán và loại bỏ đi những tính năng không cần thiết giúp tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Không những vậy, khi sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng cafe của QT Software, bạn còn được đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7. Nếu bạn muốn biết rõ hơn về hệ thống quản lý này, vui lòng liên hệ với QT Software để được hướng dẫn, trao đổi chi tiết.
Lời kết
Việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe đã trở thành xu hướng tất yếu trong lĩnh vực F&B. Dù không trực tiếp có mặt tại quán, nhưng bạn vẫn có thể giám sát mọi hoạt động kinh doanh ở bất cứ lúc nào. Góp phần giảm thiểu thất thoát, ngăn chặn gian lận và đẩy mạnh doanh thu ngay từ tháng đầu tiên khi áp dụng.
Công ty Phát triển phần mềm Quang Trung mong rằng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý quán cafe và lựa chọn được phần mềm phù hợp. Nếu bạn còn câu hỏi nào khác liên quan đến các giải pháp quản lý bán hàng. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
