Trong những năm trở lại đây, ngành logistics và vận tải đang trên đà phát triển mạnh mẽ. Dù vậy nhưng rất nhiều doanh nghiệp vẫn không khỏi đau đầu khi thách thức trong việc quản lý đội xe là vô cùng lớn. Thay vì vận hành theo các cách truyền thống gây mất nhiều thời gian như trước đây, thì phần mềm quản lý điều hành xe lại giúp tối ưu hoá quy trình hoạt động và nâng cao hiệu suất khai thác. Hơn nữa, ứng dụng công nghệ tiên tiến còn hỗ trợ doanh nghiệp giảm bớt đi những khoản phí không cần thiết. Vậy phần mềm quản lý đội xe là gì? Các tính năng, lợi ích và cách lựa chọn phần mềm như thế nào? Đọc tiếp bài viết dưới đây cùng Công ty phát triển phần mềm Quang Trung để nắm rõ hơn nhé.
Phần mềm quản lý đội xe là gì?
Phần mềm quản lý đội xe (Fleet Management Software) là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp và tổ chức giám sát, theo dõi, và tối ưu hóa việc vận hành toàn bộ đội xe như quản lý thông tin phương tiện, theo dõi vị trí, lộ trình, quản lý bảo trì sửa chữa đội xe, quản lý chi phí nguyên liệu,…
Các tính năng và lợi ích của phần mềm quản lý điều hành xe
Không phải ngẫu nhiên mà phần mềm quản lý đội xe lại là giải pháp hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Bởi phần mềm quản lý điều hành xe đều sở hữu những tính năng chuyên sâu và mang đến nhiều lợi ích nổi bật như sau:
Quản lý thông tin, theo dõi và điều phối xe
Phần mềm quản lý đội xe cung cấp các tính năng quản lý thông tin, theo dõi và điều phối xe. Tại đây, phần mềm cho phép lưu trữ đầy đủ thông tin của từng phương tiện như biển số, nhãn hiệu, năm sản xuất, giấy tờ đăng kiểm, bảo hiểm, dung tích nhiên liệu… Đồng thời theo dõi sát sao lộ trình di chuyển, tốc độ và thời gian dừng trạm giữa các điểm đến. Không những vậy, công cụ này còn hỗ trợ cảnh báo khi xe đi chệch lộ trình, dừng quá lâu hoặc thậm chí là có các dấu hiệu bất thường.
Vậy nên, khi áp dụng phần mềm quản lý điều hành xe vào quy trình hoạt động, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi và giám sát đội xe của mình nhiều hơn. Từ đó đẩy mạnh hiệu suất làm việc của phương tiện lẫn tài xế.
Giám sát hành trình
Một trong những tính năng quan trọng mà phần mềm quản lý đội xe mang lại chính là giám sát hành trình. Nhờ tính năng này mà chủ doanh nghiệp có thể giám sát bao quát phương tiện nào đang di chuyển trên bản đồ GPS. Hiển thị thông tin cụ thể liên quan tới tốc độ, trạng thái xe đã dừng hay vẫn đang chạy. Đặc biệt hỗ trợ xác định lộ trình đường đi nhằm giúp các bác tài tiết kiệm được nhiều thời gian và nhiên liệu.
Như vậy, thông qua tính năng giám sát hành trình, doanh nghiệp vừa có thể kiểm soát được chặt chẽ hoạt động của đội xe và vừa đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài xế bằng cách ghi nhận các hành vi lái xe nguy hiểm như phanh gấp, tăng tốc đột ngột…
Quản lý tài xế và nhân viên
Một tính năng khác mà phần mềm quản lý điều hành xe đem đến chính là quản lý tài xế và nhân viên. Với phần mềm, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn khi lên lịch làm việc cho tài xế, thời gian lái xe cũng như nghỉ ngơi theo quy định. Hơn thế nữa, ứng dụng còn hỗ trợ sắp xếp và phân công phương tiện, tuyến đường phù hợp với từng bác tài. Thường xuyên cập nhật trạng thái di chuyển và sự cố trong thời gian thực (nếu có). Ngoài ra, phần mềm kết nối nhanh giữa các tài xế với bộ phận điều hành dựa trên ứng dụng di động hay hệ thống tin nhắn.
Thông qua tính năng quản lý tài xế và nhân viên, doanh nghiệp không những tối ưu hoá được nhân sự của mình. Mà còn quản lý tốt các chế độ phúc lợi, bảo hiểm, khen thưởng, chấm công và tính lương.
Quản lý bảo trì bảo dưỡng đội xe
Quản lý bảo trì bảo dưỡng là một trong những tính năng không thể thiếu của phần mềm theo dõi và giám sát đội xe. Bởi phần mềm sẽ tự động cài đặt lịch bảo trì theo định kỳ dựa vào số km mà phương tiện đã di chuyển qua từng giai đoạn hoặc mốc thời gian cụ thể. Gửi thông báo nhắc nhở khi đến hạn bảo trì để tránh dẫn đến những hỏng hóc nghiêm trọng.
Thay vì phải ghi chép thủ công, ứng dụng còn giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ thông tin về các lần sửa chữa, thay thế phụ tùng để không bị thất lạc. Vì vậy đối với các doanh nghiệp đang kinh doanh vận tải, đội xe như hiện nay, thì việc sử dụng phần mềm quản lý đội xe sẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề về mặt kỹ thuật. Nhằm kéo dài tuổi thọ, duy trình tính ổn định và hạn chế những rủi ro xảy ra.
Báo cáo tổng quan đội xe
Tính năng báo cáo tổng quan đội xe trong phần mềm quản lý vận hành xe giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về tình trạng hoạt động thông qua các số liệu và báo cáo chi tiết. Phần mềm hiển thị rõ số lượng xe đang hoạt động, bảo trì hay nhàn rỗi. Để từ đó doanh nghiệp có thể phân công tuyến đường và loại xe phù hợp. Ngoài ra, ứng dụng cho phép doanh nghiệp xuất báo cáo dưới dạng biểu đồ trực quan về mức tiêu thụ nhiên liệu theo từng phương tiện và nhanh chóng phát hiện hao hụt bất thường để tối ưu hoá chi phí.
Một số phần mềm quản lý đội xe vận tải nổi bật trên thị trường
Dưới đây là một số phần mềm quản lý đội xe vận tải nổi bật trên thị trường mà bạn có thể tham khảo:
Phần mềm điều hành, quản lý đội xe Vietmap
Vietmap là một trong những giải pháp quản lý đội xe được sử dụng phổ biến tại Việt Nam. Phần mềm cung cấp hệ thống giám sát và quản lý phương tiện theo thời gian thực.
Tính năng
- Trực tiếp theo dõi phương tiện trên bản đồ, kiểm soát lộ trình di chuyển và thời gian mà xe dừng trạm.
- Cảnh báo ngay lập tức khi xe đi sai tuyến hoặc dừng đỗ quá thời gian quy định.
- Cho phép theo dõi mức tiêu hao nhiên liệu theo từng phương tiện và phát hiện ngay nếu có dấu hiệu hao hụt bất thường.
- Hỗ trợ đăng kiểm, xin cấp phù hiệu cho những xe đang kinh doanh chạy Grab, Be, xe tải nhỏ, container…
Điểm mạnh: Có khả năng kết nối với cảm biến nhiên liệu, camera hành trình sắc nét để nâng cao hiệu suất giám sát. Tích hợp phát wifi tốc độ cao nhằm đáp ứng nhu cầu nghe nhạc, giải trí trực tuyến, lướt web, dùng mạng xã hội…
Điểm yếu: Chi phí của phần mềm quản lý đội xe Vietmap khá cao, tính năng vận hành bên trong ứng dụng vẫn còn tương đối ít. Không những vậy, phần mềm này chỉ chủ yếu phục vụ cho việc tracking lộ trình và rất khó để chỉnh sửa tính năng theo nhu cầu riêng.
Phần mềm quản lý đội xe gFMS
Phần mềm quản lý đội xe gFMS là công cụ vận hành đội xe chuyên nghiệp được phát triển bởi GSOFT. Với các tính năng ưu việt, gFMS là giải pháp quản lý đội xe lý tưởng dành riêng cho các doanh nghiệp vận tải, logistics, taxi, xe khách…
Tính năng chính
- Quản lý điều động xe bao gồm thông tin phương tiện (biển số xe, trọng lượng, năm sản xuất, thiết bị đi kèm), thông tin chuyến đi và chuyến về.
- Theo dõi quá trình vận hành xe, các loại chi phí, thời hạn bảo trì, đăng kiểm, bảo dưỡng.
- Quản lý bảo hiểm xe, cập nhật quá trình mua bảo hiểm gồm ngày mua, ngày hết hạn, đơn vị cung cấp, số tiền, ghi chú (nếu có).
- Ghi nhận thông tin tài xế (hồ sơ, thông tin cá nhân, giấy phép lái xe) và hỗ trợ điều phối ca làm việc.
Điểm mạnh: Phần mềm quản lý đội xe gFMS sở hữu giao diện thân thiện, dễ sử dụng giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình hoạt động của đội xe một cách chính xác. Hơn hết khi sử dụng ứng dụng theo dõi và giám sát đội xe của gFMS, doanh nghiệp hoặc người dùng còn được đội ngũ chuyên nghiệp hỗ trợ giải đáp nhanh chóng các vấn đề liên quan đến kỹ thuật.
Điểm yếu: Phần mềm quản lý vận hành xe của gFMS còn hạn chế về các tính năng nâng cao.
Phần mềm quản lý xe Drivvo
Phần mềm quản lý xe Drivvo là ứng dụng vận hành phương tiện được nhiều cá nhân tin dùng. Chỉ với Drivvo người sử dụng đã có thể kiểm soát mọi nhiên liệu, thay dầu, lịch bảo dưỡng và các dịch vụ khác được thực hiện ngay trên xe.
Tính năng chính
- Theo dõi chi tiết về việc đổ xăng, loại nhiên liệu, chi phí. Hỗ trợ tính toán mức tiêu thụ nhiên liệu trung bình mà phương tiện đã tiêu hao.
- Cho phép người dùng có toàn quyền kiểm soát chi phí phương tiện bao gồm thuế đăng ký, bãi đậu xe hàng tháng, tiền phạt, bảo hiểm.
- Phần mềm cung cấp các báo cáo thống kê về tình trạng xe, chi phí. Từ đó, người dùng có thể đưa ra các quyết định về việc sử dụng và bảo dưỡng xe.
- Lên kế hoạch nhắc nhở bảo trì, thay dầu nhớt, thay lốp xe hoặc đại tu theo thời gian cố định.
Điểm mạnh: Phần mềm quản lý đội xe Drivvo hiện đang có sẵn trên nhiều nền tảng di động. Để tải app mobile của Drivvo, người dùng có thể truy cập ngay vào Google Play Store hoặc Apple App Store. Bên cạnh thiết bị điện thoại, phần mềm còn hoạt động tốt trên cả máy tính.
Điểm yếu: Phần mềm quản lý vận hành xe Drivvo chỉ phù hợp cho những người dùng cá nhân và doanh nghiệp vận tải nhỏ lẻ. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, hãy cân nhắc sử dụng các phần mềm được thiết kế riêng theo nhu cầu.
Phần mềm quản lý đội xe vận tải TaaS Truck
TaaS Truck là một phần mềm quản lý đội xe vận tải miễn phí được phát triển bởi tập đoàn đa quốc gia MVL. Giải pháp quản lý đội xe TaaS Truck ra đời nhằm hỗ trợ cho các doanh nghiệp vận tải, logistics tại Việt Nam trong việc chuyển đổi số và vận hành hoạt động kinh doanh với chi phí thấp.
Tính năng chính
- Quản lý toàn bộ đội xe bao gồm những thông tin liên quan mật thiết về tình trạng xe, lịch bảo trì, bảo dưỡng.
- Cập nhật đầy đủ các khoản thanh toán, chi phí gắn liền với hoạt động vận tải. Do đó, chủ doanh nghiệp sẽ có những chiến lược giúp kiểm soát tài chính tốt hơn.
- Tích hợp GPS giúp theo dõi sát sao vị trí của tất cả các xe trong thời gian thực, hỗ trợ điều phối và quản lý lộ trình hiệu quả.
- Cung cấp các báo cáo thống kê về hoạt động vận tải, doanh thu, lợi nhuận, khoản phí phát sinh…
Điểm mạnh: TaaS Truck cho phép nhà quản lý có thể tùy chỉnh tên thương hiệu, thông tin và màu sắc của doanh nghiệp. Góp phần nâng cao độ nhận diện thương hiệu với khách hàng. Ngoài ra, phần mềm còn được vận hành dựa trên nền tảng điện toán đám mây giúp mở rộng nhanh chóng mà không phải nhờ đến các thao tác cài đặt phức tạp.
Điểm yếu: Phần mềm quản lý đội xe vận tải TaaS Truck chỉ cung cấp các tính năng cơ bản và phù hợp với những doanh nghiệp không sử dụng đến nhiều chức năng quản lý chuyên sâu.
Cách lựa chọn phần mềm quản lý đội xe phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm quản lý đội xe phù hợp là một quyết định vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp vận tải. Với mong muốn giúp bạn tìm kiếm được phần mềm lý tưởng cho riêng mình. Sau đây QT Software sẽ gợi ý 4 yếu tố quan trọng mà bạn cần phải xem xét đến:
Quy mô
Thứ nhất, khi lựa chọn phần mềm quản lý đội xe bạn nên chú ý đến yếu tố quy mô. Bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô khác nhau, vì vậy mà nhu cầu vận hành và ngân sách cũng không giống nhau. Nếu doanh nghiệp nhỏ, bạn nên ưu tiên phần mềm đơn giản, dễ sử dụng và không cần quá nhiều thao tác cầu kỳ.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp quy mô lớn đòi hỏi nhiều tính năng vận hành đặc thù, quản lý phức tạp, phân quyền chặt chẽ và có khả năng báo cáo chi tiết. Thì lúc này bạn nên cân nhắc sử dụng các phần mềm được thiết kế riêng theo yêu cầu thay vì có sẵn.
Tính năng
Thứ hai, lựa chọn phần mềm quản lý đội xe dựa vào tính năng mà phần mềm cung cấp. Nếu doanh nghiệp nhỏ dưới 10 xe, thì chỉ cần các tính năng cơ bản như giám sát vị trí, theo dõi lộ trình, kiểm tra mức độ tiêu hao nhiên liệu.
Còn những doanh nghiệp có quy mô vừa từ 10 – 50 xe sẽ cần các tính năng đặc thù hơn bao gồm quản lý bảo trì, lịch trình tài xế, phân quyền sử dụng. Mặc khác, đối với những doanh nghiệp lớn có 50 xe trở lên, thì lúc này sẽ phải sử dụng đến các tính năng chuyên sâu hơn như tích hợp cảm biến, tự động hóa quy trình, tối ưu tuyến đường.
Giá thành, chi phí
Thứ ba, bên cạnh quy mô và tính năng thì giá cả cũng là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý vận hành xe. Vì nếu không xem xét giá cả hay cân nhắc ngân sách kỹ càng, thì rất có thể doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng đầu tư quá mức vào một phần mềm đắt đỏ mà không tận dụng hết tính năng của nó.
Nếu doanh nghiệp nhỏ, ngân sách còn hạn chế thì bạn hãy ưu tiên các giải pháp quản lý đội xe giá rẻ hoặc miễn phí chẳng hạn như TaaS Truck. Trường hợp doanh nghiệp vừa và lớn, bạn có thể xem xét đầu tư vào phần mềm chuyên sâu với mức chi phí hợp lý để nâng cao hiệu quả vận hành hơn nhé.
Dịch vụ hỗ trợ
Thứ tư, khi bắt đầu triển khai phần mềm theo dõi và giám sát đội xe, bạn cần chú ý đến dịch vụ hỗ trợ đi kèm. Bởi một ứng dụng quản lý đội xe vận tải dù có nhiều tính năng đến đâu nhưng vẫn không có dịch vụ hỗ trợ tốt thì cũng có thể gây ra muôn vàn khó khăn trong quá trình sử dụng.
Hiện nay, phần mềm quản lý đội xe có liên quan tới nhiều dữ liệu quan trọng như vị trí xe, hành trình, tiêu hao nhiên liệu, bảo trì,… Nếu không may gặp sự cố về hệ thống, lỗi dữ liệu, mất kết nối GPS, thì doanh nghiệp cần được hỗ trợ xử lý nhanh chóng.
Giải pháp phần mềm quản lý đội xe số 1 từ QT Software
QT Software là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm viết theo yêu cầu và có nhiều kinh nghiệm uy tín trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý đội xe vận tải, nhà xe, logistics. Phần mềm của QT Software có khả năng đáp ứng mọi quy mô từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn.
- Khả năng tùy biến linh hoạt: Phần mềm quản lý đội xe của QT Software cho phép mở rộng mọi hệ điều hành, trình duyệt, thiết bị và hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi hoạt động kinh doanh thông qua các công nghệ mới nhất.
- Quy trình triển khai chuyên nghiệp: Tuân thủ mọi quy trình bao gồm Tư vấn chi tiết – Thiết kế giao diện – Lập trình tính năng – Kiểm thử – Triển khai – Bảo trì.
- Tích hợp nhanh với các hệ thống quản lý: Phần mềm theo dõi và giám sát đội xe của QT Software có khả năng tích hợp với đa hệ thống như CRM, EPR, kế toán. Chi phí hợp lý phù hợp với nhiều quy mô lớn nhỏ khác nhau.
- Hỗ trợ bảo trì và nâng cấp lâu dài: Đến với QT Software, bạn sẽ được đội ngũ chuyên nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ về mặt kỹ thuật cũng như nâng cấp các tính năng chuyên sâu hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một giải pháp phần mềm quản lý đội xe với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, chi phí phù hợp và hỗ trợ bảo trì 24/7. Vui lòng liên hệ với QT Software theo số Hotline 0938.203.609 để được chuyên viên tư vấn miễn phí.
