Với bất kỳ doanh nghiệp nào, hoạt động mua hàng đóng vai trò huyết mạch rất quan trọng, đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho sản xuất và kinh doanh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay với những thách thức không nhỏ từ việc quản lý quy trình này theo cách thủ công. Vì vậy, việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm quản lý mua hàng là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh. Nhưng nên chọn phần mềm quản lý mua hàng nào để thực sự hiệu quả? Cùng QT Software tìm câu trả lời qua bài phân tích đánh giá dưới đây nhé!
Phần mềm quản lý mua hàng là gì?
Phần mềm quản lý mua hàng (Purchasing Management Software) là phần mềm được thiết kế để quản lý, hỗ trợ tự động hóa, số hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua hàng của doanh nghiệp, từ khâu tạo yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng, theo dõi giao nhận đến quản lý thanh toán và báo cáo.
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn phần mềm quản lý kho với phần mềm mua hàng, tuy nhiên đây là 2 phần mềm với chức năng và module hoàn toàn khác nhau: Phần mềm quản lý kho tập trung vào việc theo dõi số lượng, vị trí, xuất nhập tồn kho sau khi hàng đã được mua về. Phần mềm quản lý mua hàng xử lý quy trình trước khi hàng vào kho.
Tại sao nên dùng phần quản lý mua hàng? Lợi ích mang lại là gì?
Quản lý mua hàng không chỉ đơn thuần là việc đặt hàng và thanh toán. Đây là một hoạt động có thể được xem là chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến: chi phí hoạt động; chất lượng sản phẩm/dịch vụ; Hiệu quả vận hành; Dòng tiền; Mối quan hệ với đối tác.
Vì vậy, khi quản lý mua hàng doanh nghiệp bằng phần mềm sẽ mang lại rất nhiều lợi ích:
- Tối ưu hóa và tự động hóa quy trình mua hàng: Luồng công việc được chuẩn hóa và tự động hóa từ khâu tạo yêu cầu, phê duyệt online, gửi đơn hàng điện tử… giúp giảm đáng kể thời gian xử lý, loại bỏ các bước thừa trong hoạt động mua hàng.
- Kiểm soát chi phí và ngân sách tốt hơn: Thiết lập hạn mức chi tiêu cho từng bộ phận/dự án, theo dõi chi phí mua hàng theo thời gian thực, dễ dàng đối chiếu đơn hàng và hóa đơn, phát hiện sớm các chi tiêu bất thường.
- Theo dõi quản lý tự động: Hệ thống có thể tự động thông báo gửi yêu cầu đặt hàng khi tồn kho xuống mức tối thiểu theo thiết lập. Nhận thông báo khi có đơn hàng giao chậm, sai số lượng, giá nhập thay đổi.
- Nâng cao tính rõ ràng của mỗi đơn hàng: Mọi giao dịch, lịch sử phê duyệt, thông tin nhà cung cấp đều được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất. Ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan có thể theo dõi tình trạng đơn hàng mọi lúc, mọi nơi.
- Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp: Quản lý thông tin nhà cung cấp tập trung (hợp đồng, báo giá, lịch sử giao dịch, đánh giá…), gửi đơn hàng nhanh chóng, thanh toán đúng hạn giúp xây dựng mối quan hệ đối tác bền chặt và tin cậy hơn.
- Báo cáo hoạt động mua hàng trực quan: cung cấp cái nhìn tổng thể về hoạt động mua hàng: chi tiêu theo nhà cung cấp, theo mặt hàng, theo phòng ban; hiệu suất nhà cung cấp; thời gian xử lý đơn hàng… giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn.
Các tính năng lõi mà phần mềm quản lý mua hàng cần có
Một phần mềm đặt hàng toàn diện thường bao gồm các tính năng chính sau:
Quản lý yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition – PR)
- Cho phép nhân viên tạo yêu cầu mua hàng điện tử theo mẫu chuẩn.
- Thiết lập quy trình phê duyệt đa cấp linh hoạt theo cơ cấu tổ chức hoặc giá trị đơn hàng.
- Theo dõi trạng thái yêu cầu (chờ duyệt, đã duyệt, từ chối).
Quản lý nhà cung cấp (Supplier Management)
- Lưu trữ cơ sở dữ liệu nhà cung cấp tập trung (thông tin liên hệ, mã số thuế, điều khoản thanh toán, hợp đồng, catalogue sản phẩm/dịch vụ…).
- Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí (giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng…).
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho từng yêu cầu.
Tạo và quản lý đơn đặt hàng (Purchase Order – PO)
- Tự động tạo đơn đặt hàng (PO) từ yêu cầu mua hàng (PR) đã được duyệt.
- Gửi PO trực tiếp cho nhà cung cấp qua email hoặc cổng thông tin supplier portal.
- Đây là chức năng cốt lõi thường được nhắc đến khi nói về phần mềm đặt hàng, giúp chuẩn hóa và theo dõi cam kết mua bán.
- Lưu trữ và quản lý tất cả các PO tập trung.
Theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa
- Ghi nhận thông tin giao hàng từ nhà cung cấp.
- Cập nhật trạng thái đơn hàng (đã giao, giao một phần, chưa giao).
- Đối chiếu số lượng/chất lượng hàng nhận thực tế với PO.
Quản lý hóa đơn và thanh toán
- Đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp với PO và biên bản nhận hàng (3-way matching).
- Quản lý quy trình phê duyệt thanh toán hóa đơn.
- Theo dõi tình trạng thanh toán và công nợ phải trả.
Báo cáo và phân tích chi tiêu mua hàng
- Cung cấp các báo cáo đa dạng: tổng chi tiêu, chi tiêu theo nhà cung cấp/danh mục/dự án, phân tích biến động giá, hiệu suất nhà cung cấp…
- Dashboard trực quan giúp theo dõi các chỉ số quan trọng (KPIs) nhanh chóng.
Khả năng tích hợp với hệ thống khác
- Tích hợp liền mạch với phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho, hệ thống ERP… để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ và nhất quán trên toàn doanh nghiệp.
- Với những lĩnh vực đặc thù như dược phẩm, nông nghiệp, linh kiện điện tử…, phần mềm quản lý mua hàng có thể được điều chỉnh logic nghiệp vụ phù hợp.
Vậy hiện nay trên thị trường có những phần mềm quản lý mua hàng nào có thể đáp ứng được đầy đủ tính năng trên, phù hợp cho doanh nghiệp?
Một số phần mềm mua hàng phổ biến trên thị trường
Có rất nhiều phần mềm quản lý mua hàng trên thị trường, nhưng thực tế không phải phần mềm nào cũng có đủ các tính năng trọng yếu được liệt kê ở trên.
Theo khảo sát và đánh giá của QT Software, hiện nay có một số phần mềm mua hàng / giải pháp ERP có phân hệ mua hàng mạnh, đáp ứng được phần lớn (khoảng 80% hoặc hơn) các chức năng cần có đã đề cập, và đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Dưới đây là thông tin tham khảo về một vài giải pháp tiêu biểu:
Phần mềm quản lý mua hàng PROCUVA
Đây là một giải pháp tập trung chuyên sâu vào e-Procurement (Mua hàng điện tử) được phát triển bởi FPT, PROCUVA hướng đến việc tối ưu hóa và tự động hóa toàn diện quy trình mua sắm cho các doanh nghiệp có quy mô vừa, đặc biệt là những đơn vị có nhu cầu quản lý nhà cung cấp và kiểm soát chi tiêu cho hoạt động đặt hàng.
Đặc điểm & Tính năng nổi bật:
- Tối ưu luồng công việc từ tạo yêu cầu mua hàng (PR) đến phát hành đơn đặt hàng (PO) và theo dõi thực hiện.
- Thường cung cấp cổng thông tin riêng cho nhà cung cấp để gửi báo giá, cập nhật thông tin, theo dõi đơn hàng và hóa đơn, giúp tăng cường sự hợp tác và minh bạch.
- Một số phiên bản có thể bao gồm các tính năng quản lý hợp đồng nhà cung cấp và hỗ trợ quy trình mời thầu/đấu thầu điện tử.
- Cung cấp các công cụ để phân tích dữ liệu chi tiêu, đánh giá hiệu quả nhà cung cấp và theo dõi các chỉ số KPI mua hàng.
Phần mềm quản lý mua hàng Ecount ERP
Ecount ERP là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp toàn diện trên nền tảng đám mây, nhắm chủ yếu vào phân khúc doanh nghiệp nhỏ và vừa. Giải pháp này cung cấp nhiều module chức năng tích hợp, trong đó có phân hệ quản lý mua hàng.
Đặc điểm & Tính năng nổi bật (trong module mua hàng):
- Quản lý mua hàng cơ bản, cung cấp đầy đủ các chức năng cốt lõi như quản lý yêu cầu mua hàng, tạo và quản lý đơn đặt hàng, quản lý thông tin nhà cung cấp, quản lý nhập kho hàng mua.
- Điểm mạnh lớn nhất là sự tích hợp liền mạch và đồng bộ dữ liệu với các module khác trong cùng hệ sinh thái Ecount như quản lý bán hàng, quản lý kho, kế toán, sản xuất.
- Là giải pháp Cloud ERP, Ecount thường có chi phí khởi tạo và vận hành phù hợp với ngân sách của của doanh nghiệp.
Mặc dù đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý mua hàng cơ bản và có lợi thế tích hợp tổng thể, nhưng mức độ chuyên sâu hoặc khả năng tùy biến cho các quy trình mua hàng quá phức tạp, đặc thù có thể hạn chế hơn so với các giải pháp phần mềm mua hàng được phát triển riêng.
Phân hệ quản lý mua hàng của BRAVO ERP
BRAVO là một trong những nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu và lâu đời tại Việt Nam, phục vụ chủ yếu cho các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, có thế mạnh trong các ngành sản xuất, xây dựng, thương mại, dịch vụ… Phân hệ quản lý mua hàng (Purchasing Management) là một thành phần quan trọng và mạnh mẽ trong bộ giải pháp tổng thể BRAVO ERP.
Đặc điểm & Tính năng nổi bật:
- Quản lý yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, quản lý đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận hàng, kiểm tra chất lượng, đến quản lý hóa đơn và công nợ phải trả.
- Dữ liệu mua hàng được liên kết và kế thừa tự động với các phân hệ khác như Kế toán (hạch toán chi phí, thuế GTGT, công nợ), bộ phận kho, sản xuất, quản lý giá thành,…
- BRAVO ERP nổi tiếng với khả năng tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng các quy trình quản lý đặc thù, phức tạp và các yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp Việt Nam.
Rõ ràng, các giải pháp như Procuva, Ecount ERP hay BRAVO ERP cung cấp nền tảng quản lý mua hàng hiệu quả với nhiều tính năng chuẩn hóa, đáp ứng tốt các nhu cầu phổ biến.
Tuy nhiên, đối với những quy trình nghiệp vụ đặc thù, phức tạp hoặc đòi hỏi sự linh hoạt tối đa mà các giải pháp phần mềm đóng gói này khó có thể đáp ứng hoàn toàn, doanh nghiệp thường phải điều chỉnh quy trình nội bộ để phù hợp với phần mềm hoặc bỏ qua các tối ưu hóa riêng biệt là điều khó tránh khỏi.
Đây chính là điểm mà giải pháp phát triển phần mềm quản lý mua hàng tùy chỉnh chuyên sâu của QT Software phát huy giá trị vượt trội. Chúng tôi kiến tạo công cụ được phát triển chính xác theo yêu cầu, giúp tối ưu hóa quy trình độc đáo và tạo dựng lợi thế cạnh tranh riêng biệt cho doanh nghiệp bạn.
Giải pháp phần mềm quản lý mua hàng của QT Software – Phù hợp với mọi doanh nghiệp
QT Software là đối tác tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước. Chúng tôi mang đến các giải pháp phần mềm quản lý mua hàng tối ưu, giúp tự động hóa quy trình mua sắm, cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu suất vận hành.
Chúng tôi kiến tạo lợi thế cạnh tranh dành riêng cho doanh nghiệp bạn. Mang đến sự khác biệt:
- Thiết kế hệ thống lấy quy trình làm trung tâm: Đội ngũ phân tích nghiệp vụ khảo sát kỹ lưỡng toàn bộ quy trình mua hàng của khách hàng, xây dựng giải pháp tối ưu hóa, tự động hóa liền mạch và đảm bảo các điểm kiểm soát chặt chẽ theo đúng chính sách nội bộ.
- Chuyên môn sâu về tối ưu hóa quy trình mua hàng: Chúng tôi kết hợp trình độ kỹ thuật cao với khả năng tư vấn chuyên sâu, giúp doanh nghiệp quản lý nhà cung cấp, kiểm soát ngân sách, đánh giá hiệu quả hợp đồng, và triển khai quy trình phê duyệt linh hoạt, chặt chẽ.
- Công nghệ tiên tiến và quy trình phát triển chuyên sâu: Sử dụng các phương pháp phát triển Agile, Scrum và công nghệ hiện đại, hệ thống của QT Software đảm bảo hiệu năng cao, bảo mật dữ liệu tốt, khả năng mở rộng linh hoạt và đáp ứng mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Khả năng tích hợp toàn diện: Hệ thống quản lý mua hàng được phát triển với khả năng tích hợp sâu rộng vào các hệ thống lõi như ERP, phần mềm kế toán, quản lý kho vận, và quản lý sản xuất, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, thông suốt.
- Hỗ trợ chuyên nghiệp với vai trò đối tác chiến lược lâu dài: QT Software không chỉ bàn giao sản phẩm, chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì lâu dài, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình vận hành, cải tiến và phát triển liên tục phần mềm mua hàng.
Với kinh nghiệm thực chiến, chuyên môn sâu rộng và cam kết uy tín, QT Software tự hào đem đến cho bạn một hệ thống phần mềm mua hàng tối ưu – giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, giảm thiểu rủi ro và khẳng định vị thế trên thị trường. Liên hệ ngay HOTLINE 0938.203.609 để được tư vấn giải pháp và nhận demo chi tiết.
Câu hỏi thường gặp về Phần mềm quản lý mua hàng
Chi phí phát triển phần mềm quản lý mua hàng là bao nhiêu?
Chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố: mức độ phức tạp của tính năng, yêu cầu tích hợp, công nghệ sử dụng, quy mô dự án. Đối với giải pháp tùy chỉnh, chi phí sẽ được xác định sau giai đoạn khảo sát và phân tích yêu cầu chi tiết. Vui lòng liên hệ với QT Software để được tư vấn và nhận báo giá cụ thể.
Thời gian triển khai phần mềm mua hàng mất bao lâu?
Tương tự chi phí, thời gian triển khai cũng thay đổi tùy theo phạm vi dự án. Một dự án phát triển tùy chỉnh có thể mất từ vài tuần đến lâu hơn. QT Software sẽ cung cấp lộ trình chi tiết sau khi hiểu rõ yêu cầu của bạn.
Phần mềm có dễ sử dụng không? Có cần đào tạo không?
Chúng tôi luôn ưu tiên thiết kế giao diện (UI/UX) thân thiện, trực quan. Tuy nhiên, để đảm bảo người dùng khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm, QT Software sẽ cung cấp tài liệu hướng dẫn và tổ chức các buổi đào tạo chi tiết cho đội ngũ của bạn.
Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống hiện có của chúng tôi không?
Có. Khả năng tích hợp là một trong những thế mạnh của giải pháp tùy chỉnh. QT Software có kinh nghiệm tích hợp phần mềm với các hệ thống phổ biến như phần mềm kế toán (MISA, FAST…), ERP, CRM, phần mềm quản lý kho… thông qua API hoặc các phương thức khác.
Lời kết
Phần mềm quản lý mua hàng không còn là một lựa chọn “nice-to-have” mà đã trở thành công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, kiểm soát chặt chẽ chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và tăng cường năng lực cạnh tranh hiện nay.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm mua hàng mạnh mẽ, linh hoạt và được thiết kế riêng cho nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp mình, QT Software sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Với kinh nghiệm và năng lực đã được khẳng định, chúng tôi tự tin mang đến giải pháp phần mềm mua hàng tối ưu nhất.
