Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, các doanh nghiệp hiện nay đã dần chuyển sang phần mềm quản lý tài sản thay vì chỉ dựa vào những phương pháp thủ công truyền thống hay bảng tính Excel như trước đây. Bởi thông qua phần mềm, các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về vòng đời của tài sản, từ việc mua sắm, sử dụng, bảo trì cho đến thanh lý. Bên cạnh đó, ứng dụng quản lý tài sản này còn giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và góp phần nâng cao hiệu quả vận hành. Vậy tầm quan trọng của quản lý tài sản trong doanh nghiệp là gì? Cùng Công ty phát triển phần mềm Quang Trung tìm hiểu ngay nhé!
Tầm quan trọng của quản lý tài sản trong doanh nghiệp
Quản lý tài sản đóng vai trò then chốt trong sự thành công của mọi doanh nghiệp và bao gồm các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm soát tài sản. Dưới đây là những khía cạnh về tầm quan trọng của quản lý tài sản:
- Theo dõi chi tiết quá trình khai thác tài sản của các bộ phận hoặc cá nhân ở trong công ty. Nhằm đảm bảo tất cả đều được sử dụng đúng theo mục đích và mang lại hiệu quả cao nhất.
- Kiểm soát tốt những chi phí liên quan đến việc mua sắm và vận hành để tránh rơi vào tình trạng bị thất thoát.
- Bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng, mất mát, hao mòn. Từ đó, dễ dàng lên kế hoạch bảo trì định kỳ và sửa chữa kịp thời để kéo dài tuổi thọ của tài sản.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh bằng cách tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm bớt đi những chi phí không cần thiết.
Những khó khăn trong quản lý tài sản của doanh nghiệp
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với những thách thức lớn trong việc quản lý tài sản. Nguyên nhân là do sự phụ thuộc hoàn toàn vào các phương pháp lưu trữ truyền thống và nhập liệu thủ công. Điều này, vô hình trung gây ra một số khó khăn trong công tác quản lý cụ thể:
- Rất khó để có thể phân loại tài sản đúng với tính chất.
- Doanh nghiệp không thể nắm bắt kịp thời nếu như tài sản có sự biến động về vấn đề tăng giảm.
- Sai lệch trong quá trình tính toán khấu hao.
- Trong trường hợp tài sản bị hư hỏng hoặc thậm chí là thất thoát, thì việc tra cứu trách nhiệm sẽ trở nên khó khăn nhiều hơn.
- Không nắm rõ được tình trạng thực tế của tài sản khi liên tục luân chuyển người sử dụng.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý tài sản công ty để tự động hóa quy trình, tăng cường tính minh bạch và giảm thiểu mọi rủi ro.
Tính năng hệ thống phần mềm quản lý tài sản QT Software
Phần mềm quản lý tài sản QT Software là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý tài sản một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm này còn sở hữu thêm nhiều tính năng nổi bật như sau:
Lưu trữ thông tin tài sản, CCDC
Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp QT Software cung cấp tính năng thông tin tài sản, CCDC. Thông qua phần mềm này, nhà quản lý sẽ dễ dàng lưu trữ được thông tin chi tiết về tài sản và công cụ dụng cụ bao gồm mã tài sản, tên, loại, ngày mua, nguyên giá, đơn vị sử dụng, giá trị còn lại… Không những vậy, phần mềm còn cho phép doanh nghiệp biết được tình trạng hiện tại của tài sản đang như thế nào (đang sử dụng, thanh lý hay hỏng hóc).
Quản lý cấp phát tài sản
Cấp phát tài sản là quá trình doanh nghiệp chuyển giao quyền sử dụng tài sản cho một cá nhân, bộ phận hoặc phòng ban trong một khoảng thời gian nhất định. Nhờ vào tính năng cấp phát, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát được việc sử dụng tài sản.
Đồng thời, xác định nhanh chóng thông tin người nhận, thời gian cấp phát cũng như điều kiện sử dụng. Thông thường, các loại tài sản được cấp phát sẽ gồm có thiết bị sản xuất, máy tính, máy in, máy chiếu, phương tiện vận chuyển, dụng cụ làm việc…
Quản lý thông tin khấu hao tài sản
Phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp của QT Software sở hữu tính năng quản lý thông tin khấu hao tài sản. Tại đây, phần mềm tự động phân bổ khấu hao cho nhiều đối tượng chẳng hạn như khoản mục chi phí, phòng ban. Hơn nữa, ứng dụng quản lý tài sản QT Software còn hỗ trợ tính khấu hao theo những phương pháp khác nhau bao gồm đường thẳng, số dư giảm dần, sản lượng sản phẩm. Đặc biệt, hiển thị chi tiết giá trị còn lại của tài sản sau khi mỗi kỳ kế toán được hoàn thành.
Quản lý tình trạng mất, hủy, thanh lý
Phần mềm quản lý tài sản công ty của QT Software cung cấp tính năng liên quan đến mất, huỷ, thanh lý. Đối với những tài sản bị mất, phần mềm giúp đánh dấu trong hệ thống và ghi nhận đầy đủ nguyên nhân mất tài sản như hư hỏng, thất lạc, trộm cắp… Trường hợp tài sản bị huỷ, thì lúc này phần mềm sẽ chủ động tạo yêu cầu huỷ tài sản và luôn kèm thêm biên bản theo quy định. Mặc khác, với những tình huống thanh lý tài sản, ứng sẽ hỗ trợ lưu trữ hợp đồng và cập nhật nhanh dữ liệu tài chính sau khi đã thanh lý xong.
Kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản là một trong những tính năng nổi bật mà phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp QT Software mang lại. Tại đây, phần mềm cho phép đồng bộ thông tin tài sản từ hệ thống quản lý vào danh sách kiểm kê. Tích hợp quét mã QR hoặc barcode để xác nhận tài sản một cách nhanh chóng. Hơn hết, phần mềm còn hỗ trợ kiểm kê tài sản từ xa thông qua thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh.
Sửa chữa, kiểm định
Chỉ với phần mềm quản lý tài sản của QT Software, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi, ghi chép và quản lý thông tin liên quan đến tài sản. Không những vậy, phần mềm còn cho phép cung cấp những biểu mẫu, báo cáo giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt tình hình sửa chữa, kiểm định hoặc thậm chí là mua bảo hiểm. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng nếu tài sản có gặp rủi ro, hư hỏng, thì phòng ban, tổ chức, cá nhân cũng có thể chủ động báo cáo trực tiếp lên hệ thống để kịp thời xử lý.
Tại sao bạn nên chọn phần mềm quản lý tài sản QT Software?
Phần mềm quản lý tài sản QT Software là một công cụ được phát triển theo yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đưa ra các giải pháp công nghệ toàn diện lý tưởng, ứng dụng của QT Software còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí vận hành.
Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản công ty tại QT Software, bạn sẽ được đội ngũ chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ về mặt kỹ thuật bất kể là vào thời gian nào đi chăng nữa. Dưới đây là những lý do mà bạn không nên bỏ qua phần mềm quản lý tài sản của QT Software:
Chủ động quản trị
Thứ nhất, một trong những lý do mà bạn nên chọn phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp của QT Software chính là chủ động quản trị. Nhờ có phần mềm, bạn sẽ dễ dàng theo dõi được thông tin chi tiết về tài sản như vị trí, tình trạng, giá trị khấu hao. Để từ đó có thể giảm thiểu mọi rủi ro liên quan đến thất thoát, hư hỏng tài sản do không kiểm soát tốt. Bên cạnh đó, hệ thống còn giúp phân bổ tài sản hợp lý giữa các phòng ban và chi nhánh. Nhằm tránh tài sản bị lãng phí hoặc sử dụng không đúng mục đích.
Dữ liệu đồng bộ
Thứ hai, lý do bạn nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản QT Software chính là dữ liệu được đồng bộ. Tất cả thông tin về tài sản sẽ được lưu trữ và cập nhật thường xuyên trên cùng một hệ thống duy nhất. Song song đó, người dùng cũng có thể truy xuất thông tin ngay lập tức mà không cần phải tìm kiếm trong các tài liệu rời rạc.
Chuẩn hóa quy trình
Thứ ba, phần mềm quản lý tài sản giúp chuẩn hóa quy trình từ khâu xây dựng ngân sách, lập kế hoạch đầu tư cho đến khai thác sử dụng tài sản. Nhờ vào hệ thống mà tất cả các tài sản đều được theo dõi, kiểm kê và bảo trì theo một quy trình chuẩn. Đồng thời cung cấp dữ liệu chính xác về vòng đời, khấu hao, thanh lý tài sản giúp doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định đầu tư sáng suốt.
Nâng cao ROA
Thứ tư, một lý do khác mà bạn nên chọn phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp của QT Software chính là nâng cao ROA (tỷ suất lợi nhuận trên tài sản). Thông qua tính năng này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí cũng như hạn chế thất thoát tài sản trong quá trình vận hành. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ tăng cường khai thác hiệu suất sử dụng tài sản gấp nhiều lần so với giá trị mà doanh nghiệp đã đầu tư. Từ đó, góp phần nâng cao chỉ số ROA lên cao hơn.
Tính bảo mật thông tin cao
Thứ năm, phần mềm quản lý tài sản QT Software có tính bảo mật thông tin cực kỳ cao. Mọi dữ liệu đều được mã hóa để ngăn chặn truy cập trái phép. Chưa kể, chỉ những người dùng có thẩm quyền mới được xem và chỉnh sửa dữ liệu tài sản.
Báo cáo và thống kê chuẩn xác
Thứ sáu, lý do quan trọng mà bạn không nên bỏ qua phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp của QT Software là báo cáo và thống kê chuẩn xác. Hệ thống có khả năng tự động tạo lập các báo cáo thống kê chi tiết về quá trình sử dụng tài sản, bảo trì, thời gian dùng, tổng giá trị tài sản. Đặc biệt trong những trường hợp khẩn cấp hoặc kiểm toán nội bộ theo từng đợt, thì phần mềm còn hỗ trợ xuất dữ liệu nhanh chóng.
Hy vọng rằng bài viết mà Công ty phát triển phần mềm Quang Trung vừa chia sẻ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc quản lý tài sản ở trong doanh nghiệp và những khó khăn thường gặp. Nếu bạn còn thắc mắc nào khác liên quan đến các phần mềm quản lý bán hàng, vận hành doanh nghiệp, thẩm mỹ viện, spa. Vui lòng liên hệ với QT Software để được hướng dẫn và tư vấn trong thời gian sớm nhất.
