Báo cáo Grand View Research dự đoán thị trường phần mềm quản lý kho toàn cầu sẽ chạm mốc 8,1 tỷ USD vào năm 2027, với tốc độ tăng trưởng trung bình 19,5% mỗi năm. Điều này cho thấy nhiều doanh nghiệp quy mô vừa và lớn đang tìm giải pháp số hóa kho bãi nhằm tăng hiệu suất, giảm sai sót và tối ưu chi phí. Vì vậy, phần mềm quản lý kho không chỉ thay thế Excel, mà còn trở thành “lợi thế” giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh. Vậy đâu là phần mềm quản lý kho phù hợp mà doanh nghiệp nên lựa chọn? Cùng QT Software tìm hiểu ngay nhé!

MỤC LỤC Hiện

Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho (WMS – Warehouse Management System) là hệ thống ứng dụng được thiết kế nhằm tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Từ khâu kiểm soát hàng nhập, xuất, chuyển kho, kiểm kê số lượng, quản lý vị trí hàng hóa cho đến dự báo nhu cầu và tối ưu tồn kho, mọi tác vụ đều có thể được giám sát và điều phối nhanh chóng nhờ khả năng tích hợp và xử lý dữ liệu theo thực tế.

Trước đây, việc quản lý kho thường được thực hiện thủ công hoặc trên các file Excel. Tuy nhiên, sự phát triển của thương mại điện tử và logistics yêu cầu tốc độ xử lý đơn hành nhanh hơn, chính xác hơn, đồng thời tính linh hoạt trong nhập – xuất – tồn kho phải được cập nhật liên tục. Vì thế, nhiều doanh nghiệp không chỉ trong lĩnh vực bán lẻ mà cả sản xuất, vận chuyển, phân phối cũng bắt đầu đầu tư vào phần mềm quản lý kho để thay thế hoặc nâng cấp các quy trình truyền thống.

Lợi ích khi quản lý kho với phần mềm chuyên nghiệp là gì?

Sử dụng phần mềm quản lý kho mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường lợi thế cạnh tranh. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp thu được triển khai sử dụng phần mềm:

Quản lý hàng hóa trong kho tốt hơn: Sắp xếp hàng hóa dựa trên vị trí tối ưu, giảm thời gian tìm kiếm và di chuyển. Tối ưu hóa diện tích kho, tránh tình trạng chất xếp sai chỗ
Kiểm soát mức tồn kho: Phần mềm sẽ tính toán và theo dõi số lượng hàng tồn thực tế, giúp doanh nghiệp kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh chiến lược xuất nhập. Giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng gây lãng phí.
Tăng hiệu quả hoạt động: Hạn chế tối đa lỗi nhập liệu thủ công nhờ tích hợp barcode/QR code, RFID… Dữ liệu khô được quản lý tập trung, đồng bộ, giảm thiểu sai sót..
Tiết kiệm chi phí và nhân công: Giảm lượng nhân công cần thiết cho các khâu quản lý, kiểm kê. Giảm thiểu thời gian thao tác ghi chép giấy tờ và quy trình thủ công.
Báo cáo chi tiết trực quan: Cung cấp báo cáo chi tiết về xuất – nhập – tồn kho, vòng quay hàng hóa, theo dõi hàng hóa theo từng khu vực vị trí. Dựa trên các báo cáo, doanh nghiệp dễ dàng dự đoán nhu cầu, tối ưu chuỗi cung ứng hàng hóa, vật tư.

Tuy nhiên không phải phần mềm quản lý kho hàng, kho vật tư nào cũng mang lại những lợi ích đã đề cập ở trên cho doanh nghiệp. Nếu sử dụng phần mềm được phát triển từ đơn vị không uy tín, không có nghiệp vụ về quản lý kho, thì phần mềm sẽ không có các tính năng chuyên sâu hỗ trợ quản lý kho hàng, như vậy sẽ làm giảm hiệu quả thậm chí gây khó khăn hơn khi quản lý bằng phương pháp truyền thống.

Quản lý nhà kho hiệu quả hơn với phần mềm của QT Software

Các loại phần mềm quản lý kho phổ biến trên thị trường

Trên thị trường có nhiều giải pháp phần mềm quản lý kho, từ phiên bản đóng gói sẵn đến giải pháp tùy biến cao. Tùy vào quy mô và nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phần mềm phù hợp.

Phần mềm quản lý kho miễn phí

Phần mềm quản lý kho miễn phí thường được phát triển bởi các cộng đồng mã nguồn mở (open-source) hoặc các gói dùng thử từ các nhà cung cấp thương mại. Ưu điểm của phần mềm này là: Chi phí thấp phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc start-up có ngân sách eo hẹp.

Tuy nhiên, các phiên bản miễn phí thường có giới hạn về tính năng, khả năng mở rộng và đặc biệt là thiếu dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Vì vậy, giải pháp này chỉ phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, hoặc sử dụng để trải nghiệm cơ bản trước khi nâng cấp lên gói thương mại đầy đủ.

Phần mềm quản lý kho theo vị trí

Phần mềm quản lý kho theo vị trí tập trung vào việc phân bổ, giám sát và di chuyển hàng hóa dựa trên vị trí chi tiết trong kho. Hình thức quản lý theo vị trí thường được dùng cho những doanh nghiệp có kho lớn và phức tạp, lưu trữ nhiều loại hàng hóa. Giải pháp này cho phép:

Chỉ định vị trí lưu kho theo sơ đồ (shelf, rack, bin, pallet…)
Kiểm tra trạng thái hàng hóa, tránh tình trạng thất lạc, nhầm lẫn vị trí.
Theo dõi thời gian lưu kho, giúp quản lý hàng cận date hoặc luân chuyển hàng hóa FIFO/FEFO.

Quản lý kho hàng, kho vật tư theo vị trí

Phần mềm quản lý kho hàng hóa

Bản chất của phần mềm quản lý kho hàng thường tập trung giải quyết bài toán kiểm soát số lượng xuất nhập tồn, thống kê sản phẩm, theo dõi luân chuyển hàng hóa qua nhiều kho khác nhau. Hệ thống có thể linh hoạt tích hợp:

Quy trình đóng gói, vận chuyển
Giao diện quản lý đơn hàng để kiểm soát lộ trình xuất hàng
Báo cáo bán hàng, kết nối với các kênh bán để đồng bộ số liệu

Phần mềm quản lý kho vật tư

Đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc xây dựng, nhu cầu quản lý vật tư có nhiều điểm khác so với quản lý hàng hóa thương mại. Phần mềm quản lý kho vật tư thường phải:

Theo dõi hạn mức xuất vật tư cho từng công đoạn, dự án.
Quản lý chủng loại vật tư rất đa dạng, từ nguyên vật liệu thô đến bán thành phẩm.
Ghi nhận hao hụt sản xuất để tính toán chi phí thực tế và định mức tồn kho an toàn.

Phần mềm quản lý kho logistics

Trong lĩnh vực logistics, việc vận chuyển, lưu trữ và phân phối hàng hóa đòi hỏi tính đồng bộ cao giữa nhiều khâu. Phần mềm quản lý kho logistics cung cấp:

Khả năng theo dõi thời gian thực cho từng kiện hàng qua nhiều điểm trung chuyển.
Kết nối với hệ thống vận tải (TMS) để sắp xếp luồng hàng, điều phối xe giao nhận.
Quản lý kho trung chuyển và kho lưu trữ lâu dài, giúp tối ưu tuyến đường và thời gian giao nhận.

Xem thêm: Phần mềm quản lý giao nhận và kho vận LogSoft

Giữa nhiều phần mềm như vậy, làm sao để doanh nghiệp chọn được phần mềm phù hợp?

Các tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý kho

Để lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý kho phù hợp, các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn cần lưu ý:

Xác định rõ nhu cầu thực tế

Quy mô kho hàng: Kho hàng lớn hay nhỏ?
Số lượng sản phẩm: Số lượng mặt hàng cần quản lý là bao nhiêu?
Loại hình sản phẩm: Sản phẩm có đặc điểm gì đặc biệt (kích thước, trọng lượng, hạn sử dụng,…)?
Quy trình quản lý kho hiện tại: Doanh nghiệp đang quản lý kho theo phương pháp nào?
Ngân sách: Doanh nghiệp có thể đầu tư bao nhiêu cho phần mềm quản lý kho?
Mục tiêu kinh doanh: Doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu gì khi sử dụng phần mềm quản lý kho?

Chọn phần mềm quản lý kho có các tính năng cần thiết

Phần mềm bắt buộc phải có tính năng quản lý nhập kho; Quản lý xuất kho; QUản lý tồn kho; Sơ đồ trực quan vị trí hàng hóa; Báo cáo kiểm kê; Quản lý vật tư.

Phần mềm cần được thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp, dễ dàng điều chỉnh quy trình kho, nhập liệu, báo cáo theo nhu cầu riêng. Có thể liên kết với phần mềm kế toán, ERP, CRM, cổng bán hàng online/offline… để đồng bộ dữ liệu, hạn chế sai sót và giảm thời gian nhập liệu thủ công.

Giao diện phải trực quan, phải hỗ trợ đa nền tảng. Nhiều doanh nghiệp cần quản lý kho từ xa, thông qua thiết bị di động, tablet. Do đó hãy ưu tiên một hệ phần mềm WMS chạy tốt trên cả web, mobile app.

Chọn đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho uy tín

Hãy chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản lý kho, có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt. Có chính sách bảo hành bảo trì phần mềm lâu dài, và đặc biệt quan trọng nhất là dịch vụ hỗ trợ khi cần nâng cấp hoặc khắc phục sự cố.

Và chúng tôi, QT Software tự hào là một trong những đơn vị phát triển phần mềm theo yêu cầu hàng đầu, cung cấp giải pháp quản lý kho cho hơn 200 đối tác lớn trong và ngoài nước, được khách hàng đánh rất giá cao trên thị trường.

Đơn vị phát triển phần mềm uy tín QT Software

Chọn phần mềm quản lý kho toàn diện – Chọn QT Software

QT Software là công ty phát triển phần mềm hàng đầu, chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý kho toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý kho của QT Software được thiết kế với nhiều tính năng ưu việt, ứng toàn bộ quy trình từ kho lưu trữ đơn giản đến kho phức tạp đòi hỏi tích hợp đa kênh, đa hệ thống, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho, tiết kiệm chi phí và tăng cường lợi thế cạnh tranh.

Ưu điểm của phần mềm quản lý kho QT Software

Tùy biến linh hoạt: Mỗi doanh nghiệp có quy trình vận hành kho riêng, do đó chúng tôi thiết kế module phần mềm linh hoạt, dễ tùy chỉnh. Phân luồng hàng hóa chi tiết đến từng kệ, từng ngăn.

Tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác: Kết nối với ERP, CRM, kế toán: Giảm thiểu công đoạn nhập liệu thủ công, dữ liệu tổng hợp chính xác. Tương thích đa nền tảng: Web, app di động, hỗ trợ quét mã vạch, QR code…
Giao diện trực quan dễ sử dụng, dễ dùng, nhân viên kho có thể làm quen nhanh chóng. Hỗ trợ đa ngôn ngữ Việt – Anh (hoặc theo nhu cầu), phù hợp doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Giá cả cạnh tranh: Mức giá phần mềm quản lý kho của QT Software luôn tối ưu so với lợi ích mang lại, giảm gánh nặng ngân sách.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tâm: Đội ngũ chuyên gia tư vấn, triển khai nhanh chóng, bảo trì định kỳ, có hotline túc trực 24/7 sẵn sàng giải quyết mọi vướng mắc, sự cố trong quá trình vận hành.

Khách hàng sử dụng phần mềm quản lý kho của QT Software — Phần mềm quản lý kho hàng, kho vật tư, kho logistic của QT Software được khách hàng tin tưởng sử dụng

Cấu trúc module chính của phần mềm

Phần mềm quản lý kho của QT Software bao gồm các module cốt lõi:

Quản lý nhập kho: Theo dõi dữ liệu nhà cung cấp, thông tin lô hàng, kiểm soát chất lượng (QC), ghi nhận và phân bổ vị trí lưu trữ.
Quản lý xuất kho: Tạo và duyệt đơn xuất kho, kiểm tra tồn kho tối thiểu, tự động thông báo nếu hàng hóa cận hạn.
Quản lý chuyển kho nội bộ: Đối với doanh nghiệp nhiều chi nhánh, module này giúp theo dõi luân chuyển hàng hóa xuyên suốt, hạn chế thất thoát.
Kiểm kê tự động: Tích hợp barcode, RFID, hoặc QR code để kiểm kê nhanh, hạn chế sai sót.
Báo cáo phân tích: Phân tích tồn kho, vòng quay, dự đoán xu hướng để lập kế hoạch nhập hàng, sản xuất hay phân phối hiệu quả.
Quản lý vật tư: Kiểm soát và phân bổ vật tư cho từng công đoạn, ghi nhận hao hụt, so sánh với định mức.

Hãy liên hệ với QT Software ngay hôm nay qua HOTLINE 0938.203.609 để nhận tư vấn chi tiết và bắt đầu quá trình chuyển đổi số cho kho hàng của bạn. Chúng tôi tin rằng, với bề dày kinh nghiệm trong viết phần mềm theo yêu cầu, bảo trì và outsourcing, đội ngũ chuyên gia của QT Software sẽ giúp bạn kiến tạo một nền tảng quản lý kho vững chắc, hỗ trợ doanh nghiệp bứt phá trong giai đoạn hội nhập và phát triển.