Giữa bối cảnh ngành giải trí đang ngày càng phát triển, thì quán karaoke không chỉ đơn thuần là nơi để mọi người thể hiện niềm đam mê ca hát, mà còn trở thành địa điểm lý tưởng dành cho các buổi tiệc hay họp mặt cùng bạn bè. Mặc dù vậy, việc vận hành hoạt động kinh doanh trong quán karaoke luôn là một trong những thách thức lớn đối với nhà quản lý. Thấu hiểu được điều đó, các ứng dụng quán karaoke đã lần lượt ra đời nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ cũng như tiết kiệm thời gian chi phí. Tại bài viết sau đây, Công ty Phát triển phần mềm Quang Trung sẽ gợi ý cho bạn các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quán karaoke chuyên nghiệp.
6 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quán karaoke
Để hoạt động kinh doanh đạt kết quả tốt nhất và lược bỏ đi những công đoạn vận hành truyền thống phức tạp, thì sau đây là 6 tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý quán karaoke mà bạn cần phải lưu ý đến:
Phải có các chức năng cần thiết cho quán karaoke
Thứ nhất, một trong những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý dành riêng cho quán karaoke chính là sở hữu các chức năng cần thiết bao gồm:
- Tính năng quản lý đặt phòng karaoke: Cho phép khách hàng đặt trước phòng hát theo ngày giờ mong muốn. Hiển thị đầy đủ trạng thái của phòng chẳng hạn như còn trống, đang sử dụng, đã đặt hoặc cần vệ sinh dọn dẹp.
- Tính năng tính tiền hát: Ghi nhận chi tiết thời gian khách bắt đầu bước vào phòng và tính tiền theo số giờ đã sử dụng. Hỗ trợ thiết lập các ưu đãi cho từng khung giờ khác nhau như giờ bình thường, giờ vàng, giờ khuya…
- Tính năng quản lý kho: Kiểm soát nguyên vật liệu, hàng hóa, đồ ăn, thức uống, thiết bị âm thanh để tránh rơi vào tình trạng thất thoát. Đồng thời, cảnh báo khi hàng sắp hết để chủ quán kịp thời nhập thêm.
- Tính năng quản lý nhân viên: Tiến hành theo dõi, phân công ca, tính lương và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên ở trong quán. Lên kế hoạch khen thưởng khi nhân viên đã đạt đủ doanh số, làm thêm ngoài giờ…
- Tính năng quản lý doanh thu: Theo dõi sát sao tình hình kinh doanh tại quán karaoke bằng cách kiểm soát lợi nhuận, tạo báo cáo thống kê theo thời gian tuỳ chỉnh (ngày, tuần, tháng, quý, năm).
- Tính năng quản lý từ xa trên điện thoại: Thông qua tính năng quản lý từ xa trên điện thoại, chủ quán vẫn có thể giám sát chặt chẽ được hoạt động kinh doanh của mình mà không nhất thiết phải có mặt trực tiếp.
Tính năng phải phù hợp với quy mô quán
Thứ hai, khi sử dụng phần mềm quản lý quán karaoke chuyên nghiệp, thì các tính năng phải thật sự phù hợp với quy mô của quán. Đối với những quán có mô hình kinh doanh nhỏ, thì bạn nên ưu tiên những phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, thanh toán nhanh và tập trung chủ yếu vào việc quản lý phòng đặt. Ngược lại, nếu quy mô karaoke lớn (dạng chuỗi), cần nhiều tính năng vận hành chuyên sâu hơn, thì lúc này bạn hãy cân nhắc tới các hệ thống quản lý karaoke được thiết kế riêng theo yêu cầu thay vì có sẵn.
Giao diện phải dễ sử dụng
Thứ ba, tiêu chí giúp bạn lựa chọn được phần mềm quản lý quán karaoke phù hợp là giao diện phải dễ sử dụng. Bởi một phần mềm vận hành quán karaoke có thiết kế đơn giản, bố cục trực quan sẽ giúp cho cả chủ quán, nhân viên thu ngân hay thậm chí là nhân viên phục vụ dễ dàng thao tác trên máy mà không mất nhiều thời gian để học cách sử dụng.
Chi phí phần mềm phải hợp lý
Thứ tư, ưu tiên phần mềm có chi phí hợp lý là tiêu chí bạn không nên bỏ qua khi lựa chọn hệ thống quán karaoke. Vì phần mềm quá đắt có thể làm gia tăng thêm một khoản chi phí vận hành và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của quán. Chưa kể một số phần mềm cao cấp còn có nhiều tính năng phức tạp mà quán karaoke nhỏ, vừa không cần dùng đến. Không những vậy, ngoài phần mềm, quán karaoke còn nhiều chi phí phải chi trả khác như thuê mặt bằng, điện nước, nhân viên, bảo trì thiết bị… Do đó, việc sử dụng phần mềm có chi phí phù hợp sẽ giúp bạn tránh được những áp lực tài chính vô hình.
Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7
Thứ năm, hãy chọn những phần mềm quản lý quán karaoke chuyên nghiệp được đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7. Vì trong quá trình vận hành, phần mềm có thể gặp lỗi bất ngờ như lỗi đăng nhập, không tính đúng giờ hát, in sai hóa đơn thanh toán, thậm chí không đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị. Vậy nên khi có đội ngũ hỗ trợ 24/7, những vấn đề này sẽ được xử lý ngay lập tức và tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Tính năng quản lý từ xa trên điện thoại
Thứ sáu, tiêu chí cuối cùng khi chọn hệ thống quản lý quán karaoke chính là có khả năng quản lý từ xa trên điện thoại. Với tính năng này, dù không có mặt tại quán, thì bạn vẫn có thể theo dõi được tình hình hoạt động hiện tại đang như thế nào. Nắm rõ số lượng phòng đang sử dụng, doanh thu theo thời gian thực và tình trạng đặt phòng là bao nhiêu. Trường hợp nếu có vấn đề phát sinh, khách hàng phàn nàn, hệ thống gặp sự cố, bạn có thể can thiệp ngay lập tức thông qua thiết bị di động.
5 Phần mềm quản lý quán karaoke hiệu quả 2025
Sau đây là tổng hợp chi tiết về 5 phần mềm quản lý quán karaoke hiệu quả trong năm 2025 mà bạn không nên bỏ qua:
Phần mềm quản lý quán karaoke QT Software
QT Software là một công ty chuyên cung cấp các giải pháp quản lý và dịch vụ gia công phần mềm theo yêu cầu. Thông qua phần mềm quản lý quán karaoke của QT Software, bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian để thực hiện các báo cáo thống kê về doanh thu, lợi nhuận, thu chi, kho hàng.
Tính năng nổi bật
- Quản lý phòng hát bằng cách cho phép đặt phòng, hủy phòng hoặc chuyển đổi phòng.
- Quản lý danh mục menu đồ ăn thức uống, dịch vụ đi kèm như karaoke, âm thanh, ánh sáng.
- Quản lý khách hàng, lưu trữ đầy đủ thông tin cá nhân và lịch sử giao dịch. Hỗ trợ tạo ra các chương trình khuyến mãi, tích lũy điểm thưởng, chăm sóc khách hàng.
- Quản lý hàng tồn kho, cảnh báo đồ ăn, nước uống gần hết để chủ quán karaoke tiện lên kế hoạch nhập thêm.
- Phân quyền truy cập cho từng nhân viên, kết nối với máy chấm công để tính lương, khen thưởng…
- Tự động thiết lập các báo cáo thống kê về doanh thu, thu chi, lợi nhuận.
Ưu điểm: Phần mềm quản lý quán karaoke chuyên nghiệp của QT Software được thiết kế theo yêu cầu riêng biệt và đáp ứng tốt nhu cầu vận hành từ cơ bản đến nâng cao. Ngoài ra, khi sử dụng hệ thống quản lý quán karaoke, bạn còn được đội ngũ hỗ trợ 24/7 về mặt kỹ thuật.
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm, bạn có thể liên hệ cho QT Software qua số Hotline 0938.203.609 hoặc trực tiếp tại địa chỉ Email contact@qtsoftware.vn nhé.
Phần mềm quản lý quán karaoke POS365
POS365 là phần mềm quản lý quán karaoke được ứng dụng dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Thay vì nhập liệu thủ công, phần mềm sẽ giúp bạn tự động hoá mọi quy trình một cách nhanh chóng.
Tính năng nổi bật
- Thiết lập bảng giá theo khung giờ và phân loại phòng vip hay phòng thường.
- Cho phép theo dõi tình trạng phòng trống, phòng đã có người đặt.
- Tự động tính giờ hát, các dịch vụ đi kèm và hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán linh hoạt.
- Theo dõi quá trình xuất nhập tồn kho, kiểm kê, quản lý nguyên vật liệu.
Ưu điểm: Có thể giám sát hoạt động kinh doanh ở mọi lúc, mọi nơi miễn là thiết bị di động kết nối được với internet. Phần mềm POS365 có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, thao tác.
Quản lý quán karaoke bằng phần mềm Vzsoft
Với bố cục sắp xếp thông minh, Vzsoft là sự lựa chọn lý tưởng dành cho các quán karaoke muốn nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng dịch vụ.
Tính năng nổi bật
- Theo dõi trạng thái phòng đặt bao gồm phòng máy lạnh, phòng trống, phòng đặt trước, phòng đang có khách.
- Order chính xác các dịch vụ mà quán karaoke cung cấp như đồ ăn (trái cây, bánh snack, mì xào), thức uống…
- Quản lý chặt chẽ quyền hạn của nhân viên theo từng bộ phận bếp, thu ngân, phục vụ.
- Báo cáo thống kê doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo ngày/tháng/năm.
Ưu điểm: Phần mềm Vzsoft cung cấp phiên bản miễn phí dành cho các quán karaoke có nhu cầu quản lý cơ bản, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
Phần mềm TUKI KARA quản lý quán karaoke
TUKI KARA là một trong những phần mềm quản lý quán karaoke được nhiều chủ quán tin dùng. Chỉ mất khoảng 15 phút cài đặt là bạn đã có thể áp dụng ngay vào công tác quản lý của mình.
Tính năng nổi bật
- Theo dõi thông tin khách hàng, nhắc nhở sinh nhật, chăm sóc khách hàng giúp nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Giám sát tình trạng hàng hóa, thông báo nhanh khi sản phẩm trong kho sắp hết.
- Hỗ trợ cài đặt giá phòng theo từng phòng, khu vực, khung giờ khác nhau.
- Tạo những báo cáo doanh thu theo ngày, ca làm việc, nhân viên. Từ đó giúp bạn nắm bắt được tình hình kinh doanh một cách chính xác nhất.
Ưu điểm: Phần mềm hoạt động offline, không phụ thuộc vào kết nối Internet và đảm bảo sự ổn định trong quá trình sử dụng.
Phần mềm quản lý karaoke SUMI
Phần mềm quản lý quán karaoke chuyên nghiệp SUMI giúp giám sát chi tiết từng phòng từ xa mà không cần phải có mặt trực tiếp tại quán.
Tính năng nổi bật
- Kiểm soát tốt các giao dịch thu chi, quản lý hóa đơn karaoke nhằm đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động tài chính.
- Hỗ trợ đặt phòng trước, sắp xếp lịch trình hiệu quả để nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
- Tự động tính toán thời gian mà khách hàng đã hát và chi phí tương ứng.
- Hệ thống cấp báo cáo trực tuyến, cho phép nhà quản lý truy cập và giám sát hoạt động kinh doanh từ xa thông qua điện thoại, máy tính bảng, laptop.
Ưu điểm: Giao diện thân thiện, ngay cả những người không quá rành về công nghệ vẫn có thể sử dụng được.
Lời kết
Bài viết trên Công ty Phát triển phần mềm Quang Trung đã tổng hợp cho bạn các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý karaoke chuyên nghiệp. Hy vọng bạn sẽ tìm kiếm được phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh của mình. Nếu bạn còn câu hỏi nào khác liên quan đến các phần mềm quản lý bán hàng, quán cà phê, thẩm mỹ viện, tiệm cầm đồ. Vui lòng liên hệ với QT Software để được hỗ trợ giải đáp trong thời gian sớm nhất nhé.
