Ngày nay, việc ứng dụng những hệ thống phần mềm vào trong công tác quản lý thư viện đã giúp cho quá trình điều phối các nguồn lực trở nên dễ dàng và đạt kết quả tốt hơn. Không chỉ giảm bớt công sức, các phần mềm này còn hỗ trợ nhà quản lý tối ưu hoá được quy trình kiểm soát sách mượn (trả) cũng như rút ngắn thời gian khi lập báo cáo thống kê. Hãy cùng Công ty phát triển phần mềm Quang Trung khám phá ngay các phần mềm quản lý thư viện hiệu quả nhất trong năm 2025 tại bài viết này nhé!
Phần mềm quản lý thư viện là gì?
Phần mềm quản lý thư viện là ứng dụng công nghệ thông tin được phát triển với mục đích chính là hỗ trợ tổ chức và điều hành các hoạt động bên trong thư viện một cách hiệu quả. Bởi những phần mềm này tích hợp rất nhiều tính năng quan trọng như quản lý dữ liệu, thông tin người dùng, thời gian mượn – trả sách, đặt chỗ hoặc cho phép xử lý các dịch vụ liên quan khác. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp nâng cao khả năng tương tác và đảm bảo tài liệu được sắp xếp theo một trình tự khoa học nhất định.
Tại sao nên quản lý thư viện bằng phần mềm?
Trên thực tế, việc sử dụng các phần mềm quản lý thư viện sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với phương pháp vận hành thủ công truyền thống cụ thể:
Tiết kiệm thời gian
Lợi ích đầu tiên khi sử dụng phần mềm quản lý thư viện trường học chính là tiết kiệm thời gian. Thông qua phần mềm, nhân viên làm việc tại thư viện sẽ không còn tốn nhiều thời gian để thực hiện kiểm kê số lượng và phân loại tập sách ở trong kho. Bởi chỉ cần nhập tên, mã sách vào ô tìm kiếm là toàn bộ thông tin liên quan bao gồm số sách đã cho mượn, số sách còn lại và tình trạng hiện tại của sách sẽ được hiển thị đầy đủ trên màn hình. Đặc biệt, hệ thống còn hỗ trợ theo dõi chi tiết danh sách học sinh, sinh viên thường xuyên mượn sách.
Quản lý kho sách
Lợi ích tiếp theo khi ứng dụng phần mềm quản lý thư viện sách vào quá trình vận hành chính là quản lý kho sách hiệu quả. Hiện nay, với số lượng lớn các thể loại sách khác nhau, việc áp dụng phương pháp quản lý thủ công truyền thống như trước đây dễ dẫn đến sự nhầm lẫn, thất thoát hoặc thậm chí là khó kiểm soát được tình trạng thực tế. Mặc dù vậy, nhờ có phần mềm quản lý thư viện, người dùng có thể dễ dàng lập phiếu nhập xuất kho, kiểm kê số lượng và phân loại sách một cách nhanh chóng.
Nâng cao trải nghiệm của người dùng
Một trong những lợi ích kế tiếp của hệ thống quản lý thư viện chính là góp phần nâng cao trải nghiệm của người dùng. Tại đây, học sinh, sinh viên có thể tìm kiếm sách và tài liệu mà mình cần thông qua tìm kiếm trực tuyến của phần mềm. Không những vậy, một số phần mềm còn cho phép độc giả, học sinh, sinh viên truy cập từ xa và thực hiện các thao tác như đặt sách, nhận thông báo…
Quản lý phân quyền cho nhân viên
Cuối cùng các phần mềm quản lý thư viện còn cung cấp thêm tính năng phân quyền cho nhân viên và hỗ trợ giao nhiệm vụ một cách linh hoạt. Nhờ vậy mà nhân viên có thể thay phiên nhau làm việc mà không cần phải tổ chức đến các cuộc họp bàn giao như những phương pháp vận hành truyền thống khác.
Hơn nữa, phần mềm quản lý thư viện sách còn tích hợp chức năng liên lạc nội bộ. Điều này góp phần nâng cao tính bảo mật cũng như tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình trao đổi công việc giữa các cá nhân.
Các phần mềm quản lý thư viện tốt 2025
Nếu bạn đang phân vân trong việc chọn lựa các phần mềm quản lý thư viện, thì hãy cùng QT Software khám phá ngay danh sách 5 hệ thống quản lý thư viện được nhiều người tin dùng ở thời điểm hiện nay.
Phần mềm quản lý thư viện QT E-lib
Phần mềm quản lý thư viện QT E-Lib là giải pháp hiệu quả dành cho các trường học và doanh nghiệp. Thông qua phần mềm này, người dùng sẽ dễ dàng theo dõi và kiểm soát được toàn bộ đầu sách đang sẵn có ở trong thư viện.
Tính năng chính
- Hỗ trợ quản lý và lưu trữ thông tin đầy đủ về sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo.
- Cho phép sắp xếp tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau bao gồm chủ đề, thể loại, tác giả, năm xuất bản.
- Ghi nhận chi tiết về thông tin liên lạc của độc giả, học sinh, sinh viên như họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ nhà.
- Theo dõi số lượng sách còn tồn kho và giúp tạo lập báo cáo nhanh chóng về tình hình kho sách hiện tại.
- Thực hiện các giao dịch mượn trả sách, gửi thông báo nhắc nhở khi độc giả đến thời hạn trả lại sách.
Ưu điểm: Giao diện của phần mềm QT E-lib có bố cục thông minh, dễ dàng thao tác và tự động hóa thêm nhiều tác vụ chuyên sâu, giúp nhân viên thư viện tiết kiệm được nhiều thời gian lẫn công sức trong quá trình làm việc. Ngoài ra, phần mềm còn sở hữu khả năng bảo mật thông tin của thư viện và độc giả cực kỳ cao.
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý thư viện QT E-lib, bạn có thể liên hệ với QT Software theo hotline 0938.203.609 hoặc email: contact@qtsoftware.vn để được hướng dẫn và trao đổi cụ thể.
Phần mềm quản lý thư viện trường học MISA EMIS
MISA EMIS là phần mềm quản lý thư viện trường học được hơn 16.000 trường học tin dùng. Đồng thời có mối liên kết chặt chẽ với Phòng Giáo Dục và Sở Giáo Dục & Đào Tạo trên toàn quốc. Chính vì mang trong mình những tiện ích vượt trội, cho nên phần mềm MISA EMIS đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các thầy cô trong công tác quản lý, giảng dạy.
Tính năng chính
- Cung cấp cổng thông tin trực tuyến, giúp học sinh, sinh viên có thể tra cứu mượn sách hoặc trả sách ở mọi lúc mọi nơi mà không bị giới hạn.
- Hỗ trợ người dùng quản lý sách, báo, tạp chí giấy, tài liệu, truyện thiếu nhi.
- Cho phép tạo các báo cáo thống kê về hoạt động của thư viện bao gồm số lượng sách được mượn, số sách mượn đã bị quá hạn, số lượng độc giả mới…
- Phân loại danh sách học sinh sinh viên chọn đọc (đọc sách tại chỗ hay mượn mang về).
Ưu điểm: Phần mềm MISA EMIS hỗ trợ tuyển sinh trực tuyến qua cổng thông tin của trường. Đồng thời tích hợp thêm hình thức quét mã Barcode để nâng cao hiệu quả vận hành bên trong thư viện.
Phần mềm quản lý thư viện sách Nano
Phần mềm quản lý thư viện sách Nano hay còn được biết đến với tên gọi khác là Nano Elib. Đây là một giải pháp phần mềm được thiết kế để hỗ trợ thư viện trong việc quản lý và vận hành các hoạt động của mình một cách hiệu quả.
Tính năng chính
- Quản lý các thông tin liên quan đến sách, báo, truyện tranh, văn học để hỗ trợ cho những chức năng tìm kiếm của người dùng.
- Quản lý tốt tình trạng sách giúp nhà quản lý theo dõi được trạng thái sách đang như thế nào để có thể đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời.
- Phần mềm có khả năng tự động thiết lập các báo cáo thống kê về đầu sách.
- Phần quyền truy cập cho nhân viên, hỗ trợ tính lương, chấm công.
Ưu điểm: Đáp ứng tốt các chức năng quản lý thư viện cơ bản, giao diện thân thiện và phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau (kể cả những người không quá am hiểu về công nghệ).
Phần mềm quản lý mượn trả sách thư viện Lạc Việt Vebrary
Lạc Việt Vebrary là một trong các phần mềm quản lý thư viện được trường Đại học, Cao đẳng và tổ chức giáo dục trên cả nước Việt Nam tin chọn. Với giao diện thân thiện, phần mềm Lạc Việt Vebrary giúp người dùng dễ dàng quản lý được tài liệu trực tuyến và in ấn.
Tính năng chính
- Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu, sách báo, tạp chí, truyện tranh nhanh chóng và thực hiện số hoá tài liệu bằng máy scan.
- Quản lý các khoản phí, nợ của độc giả và gửi thông báo nhắc nhở tự động khi đã đến hạn.
- Quản lý việc nhập xuất sách và cho phép tạo báo cáo trực tiếp về tình hình kho sách hiện tại.
- Hỗ trợ quản lý thư viện điện tử, cổng thông tin thư viện và liên kết với các hệ thống khác.
Ưu điểm: Người dùng có thể truy cập thông tin ở bất kỳ nơi đâu thông qua điện thoại di động, máy tính bảng, laptop.
Phần mềm quản lý thư viện miễn phí E-Learning
E-Learning là một phần mềm quản lý thư viện trường học miễn phí được nhiều người tin dùng nhờ vào giao diện đơn giản. Phần mềm này cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết, giúp cho việc quản lý và theo dõi sách báo ở trong thư viện trở nên hiệu quả hơn.
Tính năng chính
- Cập nhật tên sách, nhà xuất bản, thể loại và sắp xếp tài liệu theo chủ đề, mã ISBN.
- Quản lý lịch sử mượn trả sách của từng học sinh, sinh viên, giáo viên. Gửi thông báo nhắc nhở hạn trả sách qua email hoặc hệ thống.
- Tích hợp tính năng quét mã vạch giúp quy trình kiểm tra thông tin sách trở nên dễ dàng.
- Thống kê số lượt mượn sách theo từng thời gian, xuất dữ liệu dưới dạng Excel, PDF để phục vụ cho công việc quản lý thư viện.
Ưu điểm: Thiết kế đơn giản, phù hợp với người dùng ở mọi cấp độ. Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại.
Các bước triển khai sử dụng phần mềm quản lý thư viện đạt hiệu quả?
Để triển khai các phần mềm quản lý thư viện đạt hiệu quả tối đa như mong muốn. Bạn cần tuân thủ một số quy trình cụ thể với những bước quan trọng như sau:
- Bước 1: Bạn cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của thư viện để đảm bảo phần mềm đáp ứng đúng nhu cầu đã đề ra.
- Bước 2: Sau khi xác định rõ mục tiêu, bạn nên lựa chọn phần mềm quản lý thư viện sách phù hợp với quy mô và đặc thù của thư viện.
- Bước 3: Nếu đã chọn được phần mềm ưng ý, lúc này bạn cần tiến hành thiết lập hệ thống, nhập dữ liệu một cách đầy đủ và chính xác. Tại đây, bạn cũng nên tổ chức các công tác đào tạo nội bộ cho nhân viên nhằm giúp họ sử dụng phần mềm thành thạo.
- Bước 4: Cuối cùng, tiến hành đánh giá hiệu quả triển khai, thực hiện điều chỉnh và tối ưu hóa các hạng mục còn thiếu để nâng cao hiệu suất quản lý thư viện.
Liên hệ ngay với QT Software nếu bạn muốn triển khai cho mình một phần mềm quản lý thư viện vừa đạt hiệu quả vận hành cao, vừa sở hữu những tính năng quản lý từ cơ bản đến nâng cao nhé.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về các phần mềm quản lý thư viện hiệu quả trong năm 2025 mà Công ty phát triển phần mềm Quang Trung muốn gửi tới bạn. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào khác liên quan đến phần mềm quản lý thư viện. Vui lòng liên hệ cho QT Software để được đội ngũ chuyên viên tư vấn hỗ trợ mình ngay nhé.
