Bạn đang sở hữu kinh doanh spa, thẩm mỹ viện, nhưng việc quản lý thủ công lại gặp nhiều khó khăn? Bạn muốn tìm một phần mềm quản lý hiệu quả nhưng lại băn khoăn giữa vô vàn lựa chọn, không biết phần mềm nào thực sự đáp ứng nhu cầu? Hãy để QT Software giúp bạn tìm ra phần mềm quản lý spa thẩm mỹ viện tốt nhất, phù hợp với mọi quy mô, giúp bạn quản lý dễ dàng, tối ưu chi phí và gia tăng doanh thu nhé!
Những khó khăn khi quản lý spa, thẩm mỹ viện thủ công
Chị Ngọc Dung giám đốc của một trong những chuỗi spa, thẩm mỹ viện lớn tại Việt Nam chia sẻ: “Lúc trước khi còn quản lý hệ thống thẩm mỹ của mình thủ công tôi đã từng đau đầu trong núi công việc, cảm giác như 24 giờ một ngày là không bao giờ đủ. Hãy thử tưởng tượng, mỗi ngày bạn phải:
Ghi chép tay thông tin khách hàng, lịch hẹn, dịch vụ, doanh thu,… trong những cuốn sổ dày cộp, vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót, nhầm lẫn. Việc tìm kiếm thông tin mất rất nhiều thời gian.
Sắp xếp lịch hẹn cho khách, cho nhân viên một cách thủ công, dễ dẫn đến tình trạng trùng lặp, bỏ sót khách, gây mất uy tín và ảnh hưởng đến doanh thu. Nhiều lúc, khách hàng phải chờ đợi lâu, nhân viên lại rảnh rỗi, gây lãng phí thời gian và nguồn lực.
Không nắm chính xác số lượng sản phẩm làm đẹp, nguyên vật liệu tồn kho, dẫn đến tình trạng thiếu hụt khi cần thiết, hoặc tồn kho quá nhiều gây lãng phí vốn. Việc kiểm kê thủ công cũng vô cùng mất thời gian và công sức.
Tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận bằng phương pháp thủ công mất rất nhiều thời gian, công sức, độ chính xác lại không cao. Điều này khiến tôi khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra chiến lược phát triển phù hợp.
Việc lưu trữ thông tin khách hàng rời rạc khiến việc chăm sóc khách hàng trở nên khó khăn. Tôi không thể theo dõi lịch sử sử dụng dịch vụ, sở thích của từng khách để đưa ra những tư vấn, chương trình ưu đãi phù hợp.”
Như vậy có thể thấy việc quản lý spa hay thẩm mỹ viện truyền thống gặp rất nhiều khó khăn. Trên những khó khăn ấy, các công ty phần mềm uy tín như QT Software đã nghiên cứu, phát triển phần mềm quản lý dịch vụ spa, thẩm mỹ viện giúp các doanh nghiệp hoạt động trong ngành tự động hóa quy trình quản lý hiệu quả hơn rất nhiều.
Một số phần mềm quản lý spa phổ biến
Phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp của QT Software
QT Software là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong đó có phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp. Phần mềm này hỗ trợ các spa, thẩm mỹ viện tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ quản lý lịch hẹn, khách hàng, nhân viên, đến báo cáo doanh thu.
Tính năng nổi bật
- Quản lý lịch hẹn khách hàng: Tự động nhắc lịch qua SMS, Zalo, Email, giảm tình trạng khách quên lịch.
- Quản lý dịch vụ & liệu trình: Theo dõi quá trình sử dụng liệu trình của khách hàng.
- Quản lý kho sản phẩm, mỹ phẩm: Kiểm soát nguyên liệu, tránh thất thoát hàng hóa.
- Báo cáo doanh thu, hiệu suất: Cung cấp báo cáo trực quan giúp chủ spa đánh giá hiệu quả kinh doanh.
- Tích hợp đa nền tảng: Sử dụng trên máy tính, điện thoại, tablet giúp quản lý mọi lúc mọi nơi.
Ưu điểm: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Hỗ trợ trên nhiều thiết bị, phù hợp với cả spa, thẩm mỹ viện, quy mô nhỏ và lớn. Tính năng linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu.
Phần mềm quản lý thẩm mỹ viện spa Blue Jay Salon POS
Blue Jay Salon POS là phần mềm quản lý spa được thiết kế riêng cho các thẩm mỹ viện, salon. Phần mềm giúp tối ưu quy trình quản lý khách hàng, lịch hẹn, liệu trình và doanh thu một cách khoa học.
Tính năng nổi bật
- Quản lý khách hàng, theo dõi lịch sử sử dụng dịch vụ, tự động gợi ý liệu trình phù hợp.
- Tích hợp POS, thanh toán nhanh chóng, hỗ trợ nhiều hình thức như tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ.
- Báo cáo chuyên sâu phân tích doanh thu theo ngày, tháng, dịch vụ, nhân viên để tối ưu chiến lược kinh doanh.
- Quản lý nhân viên, theo dõi lịch làm việc, phân ca, tính hoa hồng tự động.
- Quản lý chuỗi spa nhiều chi nhánh trên cùng một hệ thống.
Ưu điểm: Quản lý toàn diện, phù hợp với các spa lớn. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng tự động qua SMS Marketing. Tích hợp POS giúp thanh toán dễ dàng.
Phần mềm quản lý spa Salo
Salo.vn là phần mềm quản lý spa hiện đại, phù hợp với các spa quy mô vừa và nhỏ. Với hệ thống hoạt động trên nền tảng đám mây, chủ spa có thể quản lý từ xa mà không cần cài đặt phần mềm phức tạp. Tuy nhiên phần mềm này chỉ phù hợp với spa nhỏ, chưa tối ưu cho hệ thống lớn.
Tính năng nổi bật
- Quản lý khách hàng & lịch hẹn: Hỗ trợ nhắc lịch tự động, lưu trữ lịch sử giao dịch.
- Chấm công Face ID: Giúp quản lý nhân viên hiệu quả hơn.
- SMS Marketing: Nhắc nhở lịch hẹn, chúc mừng sinh nhật khách hàng.
- Quản lý doanh thu, công nợ: Theo dõi dòng tiền, tránh thất thoát.
- Salo.vn cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức giá khác nhau, phù hợp với ngân sách của từng spa.
Ưu điểm: Giao diện trực quan, dễ sử dụng. Hỗ trợ đa nền tảng: Web, app di động. Hệ thống bảo mật cao nhờ công nghệ cloud.
Phần mềm quản lý salon, spa eBizSpa
eBizSpa là phần mềm quản lý spa mạnh mẽ, giúp tối ưu quy trình từ vận hành nội bộ đến chăm sóc khách hàng.
Tính năng nổi bật
- Chức năng quản lý cơ bản đầy đủ, eBizSpa cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý cơ bản như quản lý lịch hẹn, quản lý khách hàng, quản lý kho, quản lý doanh thu.
- eBizSpa hỗ trợ gửi tin nhắn SMS tự động chúc mừng sinh nhật, nhắc lịch hẹn cho khách hàng.
- Quản lý thẻ thành viên & khuyến mãi, tạo chương trình ưu đãi dễ dàng.
Tuy nhiên phần mềm quản lý spa eBizSpa chủ yếu tập trung vào các tính năng quản lý cơ bản, chưa có nhiều tính năng nâng cao như marketing automation. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng của eBizSpa còn hạn chế.
Phần mềm quản lý spa free với Excel
Đối với các spa nhỏ, sử dụng phần mềm quản lý spa miễn phí Excel để quản lý có thể là một giải pháp tiết kiệm chi phí.
Ưu điểm
- Excel là phần mềm có sẵn bản quyền trên hầu hết các máy tính, không mất phí sử dụng.
- Đối với những người đã quen thuộc với Excel, việc sử dụng Excel để quản lý spa, thẩm mỹ viện khá đơn giản.
- Bạn có thể tùy chỉnh các bảng tính Excel theo nhu cầu quản lý của spa.
Bạn có thể tìm hiểu và download phần mềm quản lý spa miễn phí bằng excel tại Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng excel.
- Tuy nhiên, đây chỉ là phương án tạm thời, không thể thay thế phần mềm được phát triển thiết kế dành riêng cho việc quản lý spa bởi:
Excel chỉ có thể đáp ứng các nhu cầu quản lý cơ bản, không có các tính năng chuyên sâu như phần mềm chuyên dụng. - Khi dữ liệu quá lớn, việc quản lý bằng Excel sẽ trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót.
- Sử dụng Excel để quản lý spa không tạo được sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Đâu là phần mềm quản lý spa, thẩm mỹ viện tốt được tin dùng hiện nay?
Dựa trên số lượng đơn vị sử dụng, cùng hệ thống tính năng được khách hàng đánh giá trên các group diễn đàn về spa, thẩm mỹ viện thì có thể thấy Phần mềm quản lý Spa, thẩm mỹ viện của QT Software – nền tảng quản lý spa, thẩm mỹ viện thông minh tốt nhất hiện nay, đã được hơn 600+ thương hiệu thẩm mỹ lớn tin dùng, trong đó có Thẩm mỹ viện Quốc tế Linh Anh, Gà spa, Hyocell, YB Spa,…
Với hơn 100+ tính năng chuyên biệt, phần mềm của QT Software không chỉ giúp chủ spa, thẩm mỹ viện dễ dàng quản lý khách hàng, nhân sự, lịch hẹn mà còn tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng và marketing.
Đặc biệt, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, dù bạn là chủ spa hay nhân viên mới đều có thể làm quen và thao tác chỉ sau một buổi hướng dẫn. Bên cạnh đó, đội ngũ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng của QT Software luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp QT Software
- Phần mềm quản lý khách hàng spa: Hồ sơ điện tử đầy đủ & trực quan, giúp dễ dàng lưu trữ, tra cứu thông tin khách hàng. Phân loại khách hàng theo nhóm để cá nhân hóa dịch vụ, xây dựng chương trình CSKH hiệu quả.
- Tạo & quản lý lịch hẹn thông minh: Đặt lịch, thay đổi lịch hẹn dễ dàng chỉ với vài thao tác. Tự động nhắc lịch hẹn qua SMS, Zalo, Email, tránh quên lịch hay đặt trùng. Quản lý lịch hẹn riêng cho Bác sĩ/Chuyên gia, giúp tối ưu thời gian làm việc.
- Điều phối khách hàng & nhân viên hiệu quả: Cảnh báo thời gian chờ khi khách đã check-in, điều phối nhân viên kịp thời. Theo dõi trạng thái phòng, quá trình điều trị của từng bác sĩ, kỹ thuật viên.
- Quản lý liệu trình: Theo dõi chi tiết từng giai đoạn điều trị, biết rõ ai là người phụ trách.
- Quản lý thu chi & công nợ: Theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ theo thời gian thực. Lập báo cáo tài chính chi tiết, hỗ trợ kiểm soát lợi nhuận chính xác.
- Quản lý kho vật tư tránh thất thoát: Tự động cập nhật lượng hàng nhập – xuất – tồn, kiểm soát vật tư tiêu hao theo từng lần điều trị. Hệ thống cảnh báo khi sắp hết hàng, đảm bảo không thiếu vật tư trong quá trình điều trị.
- Hỗ trợ telesale & marketing: Phân chia & quản lý data khách hàng, giúp telesale dễ dàng chăm sóc & chốt đơn. Tích hợp Call Center, Zalo ZNS, SMS Brandname, Email, giúp kết nối khách hàng nhanh chóng.
- Báo cáo trực quan – Điều hành dễ dàng: Cung cấp hơn 100+ loại báo cáo về doanh thu, lịch hẹn, hiệu suất nhân viên, CSKH,… Quản lý nhiều chi nhánh trên một màn hình, không cần chuyển đổi hệ thống.
- Truy cập mọi lúc, mọi nơi – Không giới hạn thiết bị: Sử dụng phần mềm online, hỗ trợ trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng, truy cập từ bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
Liên hệ ngay Hotline 0938.203.609 để nhận tư vấn & trải nghiệm phần mềm quản lý Spa cùng QT Software!
Lời kết
Việc ứng dụng phần mềm quản lý spa, thẩm mỹ viện không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng doanh thu và tối đa hóa lợi nhuận. Dù bạn sở hữu một spa nhỏ hay một hệ thống thẩm mỹ viện lớn, việc đầu tư vào một giải pháp quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp bạn kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian.
Và phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp của QT Software chính là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp chủ spa quản lý lịch hẹn, khách hàng, kho hàng và doanh thu một cách chuyên nghiệp và tối ưu nhất. Đăng ký trải nghiệm dùng thử ngay.
