Tương tự như các cửa hàng khác, việc kinh doanh nhà thuốc thú y cũng thường xuyên gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình quản lý bao gồm kiểm soát sản phẩm, hàng tồn kho, tạo báo cáo doanh thu… Do đó, để hoạt động kinh doanh trở nên thuận lợi và mang lại hiệu quả cao, thì phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y là một ứng dụng không thể bỏ qua. Nếu đây cũng là chủ đề mà bạn đang quan tâm đến, hãy cùng Công ty phát triển phần mềm Quang Trung tiếp tục theo dõi bài viết dưới đây.
Những khó khăn khi quản lý cửa hàng thuốc thú Y
Cửa hàng bán thuốc thú y là nơi cung cấp các loại thuốc, vật tư y tế và sản phẩm chăm sóc sức khỏe cho động vật. Đây là điểm đến quen thuộc của những người nuôi thú cưng để tìm mua các đồ dùng cần thiết. Mặc dù vậy, nếu bạn đang sở hữu một cửa hàng kinh doanh thuốc thú y và quản lý mọi hoạt động bằng phương pháp ghi chép thủ công, thì sau đây là những khó khăn mà bạn có thể sẽ phải đối mặt:
- Khó nắm bắt thông tin sản phẩm: Với số lượng hàng hoá lớn, bạn sẽ không thể nào nhớ hết được tên sản phẩm, giá bán, công dụng, hạn sử dụng, thương hiệu, xuất xứ…
- Khó quản lý hàng tồn kho: Việc ghi chép thủ công sẽ làm cho bạn khó kiểm soát được số lượng hàng hóa đang có ở kho. Dẫn đến tình trạng thuốc cận date, hết date hoặc đã bán sạch nhưng chưa kịp nhập.
- Khó khăn khi quản lý nhân viên: Bên cạnh đào tạo, việc quản lý lịch làm việc, lương thưởng của nhân viên sẽ gặp khó khăn nếu như không có công cụ hỗ trợ.
- Quản lý khách hàng và lịch sử bệnh án: Nếu quản lý theo phương pháp truyền thống, thì việc ghi nhớ thông tin khách hàng lẫn lịch sử bệnh án của từng thú cưng là một thách thức lớn.
- Tạo báo cáo và phân tích doanh thu: Thống kê doanh thu, lợi nhuận bằng phương pháp thủ công sẽ mất nhiều thời gian và dễ gây ra những sai sót.
Thông qua những khó khăn mà QT Software vừa liệt kê ở phía trên. Có thể thấy, quản lý cửa hàng thuốc thú y bằng những cách truyền thống sẽ khiến cho quá trình vận hành gặp nhiều sai sót và mất rất nhiều thời gian. Chưa kể khách hàng còn có những trải nghiệm không tốt như tính tiền chậm, sai giá bán… Vậy nên, để tăng cường hiệu quả quản lý, bạn cần trang bị cho mình một phần mềm toàn diện có đầy đủ chức năng quản lý.
Phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y cần có tính năng gì?
Một phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y cần có những tính năng như sau:
Thứ nhất quản lý thuốc, hàng hoá
Phần mềm quản lý cửa hàng thuốc thú y phải có khả năng phân loại thuốc theo nhóm kháng sinh, vaccine, thuốc bổ hay hóa chất. Đồng thời ghi nhận thông tin chi tiết về tên sản phẩm, mã hàng, thành phần, công dụng, liều lượng, cách bảo quản, xuất xứ, nhà sản xuất.
Thứ hai quản lý kho hàng
Thông qua tính năng quản lý kho hàng, người dùng sẽ dễ dàng cập nhật được số lượng thuốc ở trong kho một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ tự động cảnh báo khi số lượng hàng tồn kho của một sản phẩm nào đó sắp hết, cận date hoặc thậm chí hết hạn.
Thứ ba quản lý khách hàng
Lưu trữ thông tin khách hàng bao gồm họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email và phân theo nhóm như hộ chăn nuôi, trang trại, cửa hàng nhỏ lẻ, hoặc khách lẻ.
Thứ tư quản lý bán hàng
Hỗ trợ tạo hoá đơn cho khách hàng lẻ, khách sỉ mua số lượng lớn và tích hợp quét mã vạch để tăng tốc độ thanh toán. Hơn nữa, phần mềm quản lý phải có khả năng bán hàng đa kênh. Giúp đồng bộ đơn hàng từ website, Facebook, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Sendo…)
Thứ năm quản lý thu chi
Ghi nhận chi tiết các khoản thu từ việc bán hàng trực tiếp, tiền đặt cọc, phí vận chuyển và các khoản chi khác như chi phí nhập hàng, vận chuyển, bảo quản thuốc, tiền thuê mặt bằng, điện nước, lương nhân viên…
Thứ sáu báo cáo và thống kê
Lập báo cáo và thống kê doanh thu theo ngày, tháng, quý, năm. Khi đó, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng xác định được sản phẩm, nhóm hàng, hay kênh bán hàng mang lại lợi nhuận cao nhất.
Thứ bảy quản lý nhân viên
Thông qua tính năng quản lý nhân viên, chủ cửa hàng có thể đánh giá và tối ưu hóa hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên. Tại đây, các tính năng sẽ bao gồm lưu trữ hồ sơ cá nhân, phân quyền, chấm công tự động, theo dõi doanh số…
Thứ tám các tính năng tùy chỉnh
Bên cạnh các tính năng quản lý kho, khách hàng, nhân viên, tạo báo cáo thống kê, thì phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y cũng cần sở hữu thêm những tính năng tùy chọn khác. Cho phép thêm hoặc sửa lịch nhắc theo yêu cầu riêng, mẫu phiếu, biểu mẫu…
Những lợi ích khi quản lý cửa hàng thuốc thú y bằng phần mềm?
Không phải ngẫu nhiên mà nhiều chủ cửa hàng, doanh nghiệp lại chọn quản lý cửa hàng thuốc thú y bằng phần mềm. Bởi việc quản lý mọi hoạt động bán hàng thuốc thú y thông qua ứng dụng sẽ mang lại những lợi ích vượt trội như sau:
- Quản lý hàng hoá hiệu quả: Phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y sẽ giúp bạn luôn nắm rõ được số lượng hàng hóa còn lại ở trong kho. Đặc biệt, hệ thống còn tự động gửi thông báo khi các sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Từ đó, giúp bạn chủ động hơn trong việc nhập hàng mới, xả hàng,…
- Quản lý khách hàng chuyên nghiệp: Phần mềm giúp lưu trữ đầy đủ thông tin về khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, lịch sử mua hàng. Không những vậy, nhờ có phần mềm mà bạn có thể tạo ra các chương trình khuyến mãi, tích điểm nhằm giữ chân khách hàng.
- Quản lý đơn hàng chính xác: Nếu bạn đang kinh doanh trên cả nền tảng online, offline, thì phần mềm quản lý cửa hàng thuốc thú y sẽ giúp bạn đồng bộ hóa dữ liệu và quản lý đơn hàng một cách thống nhất.
- Tăng hiệu quả làm việc: Thông qua phần mềm, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm thông tin về sản phẩm, khách hàng, đơn hàng chỉ với vài cú click chuột. Ngoài ra, bạn cũng có thể phân quyền truy cập cho từng nhân viên để tiện theo dõi quá trình làm việc, chấm công, tính lương.
- Phân tích báo cáo kinh doanh: Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận cũng như hiểu rõ hành vi mua sắm của khách hàng để bạn đưa ra các chiến lược marketing phù hợp.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Nhờ có thông tin đầy đủ về khách hàng và sản phẩm, nhân viên có thể tư vấn cho khách hàng một cách chuyên nghiệp hơn.
Bảng so sánh nhanh các phần phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y phổ biến
VetGo, POSApp, Nhanh.vn đều là những phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú ý phổ biến được nhiều người tin chọn. Nhằm giúp bạn đưa ra các quyết định phù hợp, sau đây là bảng so sánh nhanh các phần mềm quản lý:
| Tính năng | VetGo | POSApp | Nhanh.vn |
| Mô hình | Phần mềm dịch vụ | Phần mềm dịch vụ | Phần mềm dịch vụ |
| Chi phí | Có phí với nhiều gói khác nhau | Có phí với nhiều gói khác nhau | Có phí với nhiều gói khác nhau |
| Quản lý sản phẩm | Khả năng quản lý sản phẩm tốt, dễ tìm kiếm theo tên, mã vạch | Quản lý tốt sản phẩm, chỉ cần truy cập vào ô danh mục hàng hóa là đã có thể truy xuất giá tiền, thành phần, nhà sản xuất | Lưu trữ không giới hạn, quản lý hàng hoá theo thuộc tính và phù hợp với đơn vị bán thuốc từ nhỏ lẻ, spa cho đến chuỗi bệnh viện lớn |
| Quản lý kho | Nhập hàng, trả hàng từ nhà cung cấp và sắp xếp các sản phẩm trong kho một cách nhanh chóng | Khả năng quản lý kho hiệu quả, cho phép người dùng biết được hàng trong kho còn hạn sử dụng hay đã hết | Cho phép kiểm soát tồn kho giữa các cửa hàng, dự báo nhập hàng dựa trên tồn kho thực tế và theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm |
| Quản lý đơn hàng | Rất tốt với tốc độ xử lý đơn hàng tự động | Tốt, khả năng xử lý đơn hàng cơ bản | Đồng bộ đơn hàng từ Website, Facebook, sàn thương mại điện tử và in nhiều phiếu gửi cùng một lúc mà không bị sai sót |
| Quản lý khách hàng | Lưu trữ chi tiết thông tin khách hàng bao gồm họ tên, ngày sinh, email, tần suất mua hàng… | Quản lý khách hàng tốt và ghi nhận đầy đủ lịch sử mua hàng của khách hàng. Đồng thời phân loại khách hàng để tiện triển khai các chiến dịch marketing | Đồng bộ những dữ liệu liên quan đến khách hàng (mua hàng, tên, số điện thoại, sinh nhật…). |
| Báo cáo | Một chạm để xuất báo cáo mà không cần phải mất nhiều thời gian tổng hợp lại từ nhiều file excel… | Cung cấp các báo cáo chuyên sâu về doanh thu, lợi nhuận, giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh | Rất tốt, tạo báo cáo doanh thu chi tiết theo ngày, tháng, năm |
| Tích hợp | Tích hợp các tính năng chăm sóc khách hàng qua những ứng dụng sms, zalo. Đặc biệt những dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên cloud đều bảo mật tuyệt đối | Tích hợp với các đơn vị vận chuyển để hỗ trợ cho việc bán hàng online được diễn ra thuận lợi | Tích hợp nhiều công cụ marketing (nhắc nhở giỏ hàng, thông báo hàng mới về, chương trình khuyến mãi…) để thúc đẩy việc bán hàng |
| Hỗ trợ | Hỗ trợ đặt lịch chuyên nghiệp theo dạng lịch và dễ dàng sử dụng trên apps, máy tính, in bill hóa đơn. | Hỗ trợ thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, thẻ ATM, Visa. Hơn nữa, phần mềm còn hỗ trợ thống kê doanh thu theo đơn hàng | Hỗ trợ tối đa quản lý từ xa bằng điện thoại giúp chủ cửa hàng kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh ở bất kỳ đâu. |
| Ưu điểm | Đa năng, giao diện thân thiện và dễ sử dụng | Vẫn có thể bán hàng liên tục ngay cả khi mất điện hoặc không có internet | Nhiều tính năng mạnh mẽ, quản lý nhân viên chặt chẽ |
| Nhược điểm | Tính năng có thể bị hạn chế so với các phần mềm được thiết kế riêng | Chi phí tương đối cao | Chi phí cao hơn so với những phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y khác |
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý cửa hàng thuốc thú y phù hợp
Để lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y hiệu quả cũng như đáp ứng tốt nhu cầu kinh doanh lẫn đặc thù ngành. Dưới đây là một vài tiêu chí quan trọng mà chủ doanh nghiệp cần cân nhắc đến:
Tính năng phù hợp với ngành thuốc thú y
- Quản lý hàng hóa: Theo dõi thông tin thuốc, hạn sử dụng, cách bảo quản, nhà sản xuất, số lô sản phẩm.
- Quản lý tồn kho: Tự động cập nhật số lượng hàng hóa, cảnh báo hàng sắp hết hoặc gần hết hạn.
- Phân loại sản phẩm: Hỗ trợ phân loại thuốc theo nhóm, công dụng, mục đích sử dụng.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, thao tác
Phần mềm nên có giao diện đơn giản, dễ thao tác ngay cả khi chủ doanh nghiệp không rành về công nghệ.
Hỗ trợ quản lý bán hàng trên đa kênh
Chủ doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y có khả năng bán hàng đa kênh như hệ thống website, Facebook, Zalo, sàn thương mại điện tử Shopee, Lazada. Đồng thời, dữ liệu từ các kênh bán hàng phải được tập hợp trên một hệ thống để dễ theo dõi.
Khả năng mở rộng và tùy chỉnh
Hỗ trợ bổ sung các tính năng riêng biệt phù hợp với quy mô kinh doanh của cửa hàng. Hơn nữa, phần mềm phải có khả năng tùy chỉnh khi cửa hàng phát triển, mở rộng chi nhánh hoặc bổ sung thêm sản phẩm mới.
Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm uy tín
Nên ưu tiên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm đáng tin cậy và sở hữu đội ngũ kỹ thuật luôn sẵn sàng hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh. Không những vậy, khi chọn phần mềm bạn cũng nên xem xét đến các chính sách bảo trì, cập nhật từ nhà cung cấp.
Cân nhắc dùng bản miễn phí trước khi mua
Hầu hết các phần mềm quản lý cửa hàng thuốc thú y hiện nay đều cung cấp bản dùng thử miễn phí để cho người sử dụng trải nghiệm. Thông qua đó, bạn sẽ có cái nhìn tổng quát và thực tế hơn về giao diện, tính năng, hiệu quả vận hành mà phần mềm mang lại.
Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm, nhưng phần mềm thiết kế sẵn vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định. Để hoạt động quản lý trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn, thì bạn nên chọn phần mềm được thiết kế riêng. Bởi phần mềm này sẽ được thiết kế dựa trên nhu cầu và cách vận hành cụ thể của doanh nghiệp bạn. Chưa kể, còn giúp giảm thiểu các khoản chi không cần thiết cho tính năng thừa. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm cho mình một phần mềm như vậy, hãy liên hệ ngay với QT Software để được tư vấn miễn phí.
Lời kết
Hy vọng qua bài viết về phần mềm quản lý bán hàng thuốc thú y mà công ty phát triển phần mềm Quang Trung vừa chia sẻ sẽ giúp bạn lựa chọn được ứng dụng phù hợp. Ngoài chủ đề trên, nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào khác liên quan đến những phần mềm quản lý bán hàng. Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số Hotline 0938.203.609 hoặc Email contact@qtsoftware.vn nhé.
