Sau đại dịch, ngành du lịch phục hồi, tạo bước đệm giúp ngành khách sạn tăng trưởng mạnh mẽ, thị trường phần mềm quản lý khách sạn toàn cầu dự kiến đạt 3,65 tỷ USD vào năm 2025, với tốc độ CAGR 6,5% từ năm 2024 (The Business Research Company). Thực tế, gần 65% chuỗi khách sạn, resort lớn đã sử dụng hệ thống quản lý bằng phần mềm để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Vậy đâu là phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, resort, homestay tốt nhất hiện nay? Tiêu chí lựa chọn là gì? Cùng QT Software tìm hiểu nhé!
Phần mềm quản lý khách sạn – Giải pháp cần thiết cho doanh nghiệp kinh doanh lưu trú
Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn (tên tiếng Anh là PMS – Property Management System) là phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các hoạt động vận hành và quản lý trong khách sạn, bao gồm các chức năng: Quản lý đặt phòng, quản lý lễ tân và buồng phòng, quản lý khách hàng và thông tin lưu trú, quản lý doanh thu, hóa đơn và thanh toán, báo cáo hoạt động kinh doanh, tích hợp kênh bán phòng OTA (như Booking, Agoda, Traveloka,…) giúp khách sạn, resort hoạt động hiệu quả hơn.
Tại sao nên quản lý khách sạn nhà nghỉ, resort, homestay bằng phần mềm?
Theo khảo sát của QT Software với các đơn vị đã quản lý cơ sở lưu trú của mình với phần mềm cho thấy, việc sử dụng ứng dụng quản lý khách sạn giúp giảm tới 30% thời gian xử lý quy trình check-in/check-out. Thay vì phải cập nhật hồ sơ khách hàng bằng sổ sách thủ công, thì nay mọi dữ liệu được đồng bộ tự động giữa các bộ phận.
- Quy trình đặt phòng đơn giản hơn: tự động gửi xác nhận đặt phòng, cập nhật tình trạng phòng trống. Tự động hóa mọi thủ tục check-in/check-out. Cải thiện chất lượng dịch vụ đến khách hàng.
- Kiểm dịch vụ khách sạn tốt hơn: số liệu về phòng, dịch vụ ăn uống, giặt là… được cập nhật tức thời, giúp tránh overbooking.
- Tương tác với khách hàng hiệu quả hơn: phần mềm được tích hợp các chức năng marketing qua Email, SMS, ứng dụng di động, giúp khách hàng nhận thông báo xác nhận phòng, thông tin khuyến mãi… một cách tức thì.
- Quản lý giá phòng thông minh hơn: Với tính năng Dynamic Pricing được QT Software phát triển giá phòng sẽ được điều chỉnh giá theo mùa, tỷ lệ lấp phòng.
- Quản lý chuỗi khách sạn, resort, homestay, nhà nghỉ hiệu quả hơn: Nếu bạn sở hữu nhiều cơ sở lưu trú, việc quản lý tập trung dữ liệu trên một nền tảng duy nhất sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
- Gia tăng doanh thu lợi nhuận cho khách sạn: Khi mọi quy trình được tối ưu với phần mềm, trải nghiệm của khách hàng được trọn vẹn thì doanh thu lợi nhuận tăng thêm sẽ là điều tất yếu.
Nhưng để đạt được những lợi ích trên khi sử dụng phần mềm hệ thống quản lý khách sạn, thì cần lựa chọn đúng phần mềm có đủ các chức năng quản lý cần thiết. Vậy phần mềm quản lý resort, khách sạn, nhà nghỉ cần có tính năng nào?
Những tính năng cần có trên phần mềm quản lý khách sạn
Quản lý đặt phòng và check-in/Check-out
Giống như một phần mềm quản lý booking khách sạn đơn lẻ, phần mềm quản lý khách sạn cũng phải có các tính năng như:
- Phần mềm quản lý phòng khách sạn phải kết nối và đồng bộ thông tin phòng từ website đặt phòng OTA như Booking.com, Agoda., giá phòng và tình trạng phòng được đồng bộ tự động, tránh tình trạng hết phòng ảo hoặc chồng chéo booking.
- Quản lý booking khách sạn: Tính năng quan trọng giúp theo dõi và điều chỉnh phòng ngay lập tức khi có khách hủy hoặc dời lịch.
- Xem lịch đặt phòng theo ngày, tuần, tháng để dễ dàng theo dõi và quản lý.
Quản lý khách hàng
- Lưu trữ thông tin chi tiết của khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, email, lịch sử đặt phòng, sở thích,…).
- Ghi nhận lịch sử đặt phòng và lưu trú của từng khách hàng.
- Phân loại khách hàng theo các tiêu chí khác nhau (khách hàng thân thiết, khách hàng mới, khách hàng VIP) để có chính sách chăm sóc phù hợp.
Quản lý lễ tân khách sạn
- Tự động hóa thủ tục check-in/check-out: Chuẩn hóa biểu mẫu, rút gọn bước xác minh giấy tờ, Tạo và gửi xác nhận đặt phòng tự động.
- Quản lý hóa đơn và thanh toán: Tạo và quản lý hóa đơn, hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản, ….).
- Ghi nhận và theo dõi các yêu cầu của khách hàng trong thời gian lưu trú.
Quản lý buồng phòng
- Theo dõi tình trạng vệ sinh phòng: Cập nhật trạng thái vệ sinh của từng phòng (đã dọn, chưa dọn, cần kiểm tra
- Quản lý lịch làm việc của nhân viên buồng phòng: Lên lịch và theo dõi lịch làm việc của nhân viên.
Quản lý kho của khách sạn và dịch vụ đi kèm
- Kiểm soát số lượng hàng hóa: Đồ dùng phòng (ga giường, khăn tắm), vật liệu nhà bếp, minibar…
- Quản lý dịch vụ bổ sung: Spa, đưa đón sân bay, tour tham quan địa phương. Từ đó tạo sự đồng nhất giữa các bộ phận trong khách sạn, resort, homestay.
Quản lý thu chi của khách sạn
Ngoài quản lý phòng, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay phải tích hợp module quản lý thu chi, cùng báo cáo doanh thu và lợi nhuận.
- Cập nhật doanh thu, chi phí theo ngày, tuần, tháng.
- Tạo các báo cáo doanh thu theo tùy chỉnh
- Quản lý các chương trình khuyến mãi và ưu đãi: Tạo và quản lý các chương trình giảm giá, gói dịch vụ đặc biệt.
Tùy thuộc vào quy mô và loại hình khách sạn, nhà nghỉ, resort, homestay mà các tính năng cần thiết có thể khác nhau. Tuy nhiên, những tính năng được liệt kê ở trên là những yếu tố cơ bản và quan trọng để một phần mềm quản lý khách sạn hoạt động hiệu quả.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả
Để lựa chọn được một phần mềm quản lý khách sạn phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc các tiêu chí sau đây:
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý
Một phần mềm tốt cần phải có đầy đủ các chức năng cơ bản như quản lý đặt phòng, check-in/check-out, quản lý hóa đơn, quản lý nhân viên, báo cáo thống kê chi tiết, quản lý kho và dịch vụ đi kèm. Đồng thời, phần mềm cũng cần phù hợp với đặc thù riêng của từng khách sạn, resort hay homestay.
Dễ sử dụng và thao tác nhanh chóng
Phần mềm nên có giao diện thân thiện, trực quan để nhân viên dễ dàng làm quen, thao tác nhanh và chính xác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.
Tính ổn định và khả năng bảo mật cao
Một phần mềm ổn định, ít gặp lỗi kỹ thuật sẽ giúp vận hành khách sạn suôn sẻ, tránh gián đoạn. Đồng thời, khả năng bảo mật thông tin khách hàng, dữ liệu doanh thu và các giao dịch cũng cần được đảm bảo tuyệt đối.
Khả năng tùy biến linh hoạt
Khách sạn luôn có những đặc thù riêng biệt, vì vậy phần mềm quản lý lý tưởng cần phải linh hoạt trong việc tùy chỉnh và mở rộng chức năng theo nhu cầu phát triển và thay đổi của doanh nghiệp.
Chi phí sử dụng hợp lý
Chi phí sử dụng phần mềm cần được cân nhắc dựa trên quy mô và ngân sách khách sạn. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm có mức phí minh bạch, rõ ràng, đồng thời tránh phát sinh các chi phí phụ không đáng có trong quá trình sử dụng.
Tương thích đa nền tảng, dễ dàng tích hợp
Phần mềm quản lý khách sạn tốt cần hỗ trợ đa nền tảng (máy tính, điện thoại Android, iOS) và có khả năng tích hợp tốt với các hệ thống khác như POS bán hàng, phần mềm kế toán, hệ thống khóa từ hay CRM chăm sóc khách hàng.
Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tận tình
Khả năng hỗ trợ nhanh chóng từ nhà cung cấp sẽ quyết định lớn tới việc giải quyết các vấn đề phát sinh. Doanh nghiệp nên chọn phần mềm có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ thường xuyên, sẵn sàng xử lý các tình huống khẩn cấp trong thời gian ngắn.
Một số phần mềm quản lý khách sạn nổi bật
Phần mềm quản lý khách sạn Sky Hotel
Sky Hotel là phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp, giúp đơn giản hóa việc quản lý và vận hành khách sạn. Phần mềm thích hợp sử dụng cho các khách sạn từ 1-5 sao, resort, khu biệt thự, chung cư, khách sạn mini, nhà nghỉ,…
Tính năng nổi bật:
- Quản lý, theo dõi tình trạng phòng (phòng trống, phòng đang sử dụng), giá phòng và thời gian khách nhận/trả phòng một cách trực quan.
- Cập nhật tự động nhật ký đặt phòng, thông báo lịch trình khách nhận phòng.
- Hỗ trợ đặt phòng trước cho khách lẻ và khách đoàn.
- Quản lý kho hàng, dịch vụ kèm theo, sơ đồ bố trí khách sạn.
- Tổng hợp và kiểm soát toàn bộ chi phí khách sạn.
- Cung cấp báo cáo chi tiết giúp phân tích hiệu quả kinh doanh.
Giá phần mềm quản lý khách sạn Sky Hotel: Giá sử dụng từ 200.000 VNĐ/tháng trở lên (quy mô tối đa 20 phòng) và từ 210.000 – 260.000 VNĐ/tháng đối với khách sạn trên 20 phòng.
Phần mềm quản lý khách sạn EzCloudhotel
EzCloudhotel là phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn toàn diện dành cho mọi quy mô khách sạn. EzCloudhotel giúp kiểm soát dễ dàng các hoạt động từ đặt phòng, buồng phòng cho đến quản lý chuỗi khách sạn.
Tính năng nổi bật:
- Đặt phòng nhanh chóng, quản lý đơn giản và hiệu quả.
- Tự động tổng hợp báo cáo doanh thu, thống kê dữ liệu khách hàng, lợi nhuận tức thì.
- Quản lý khách sạn từ xa mọi lúc mọi nơi.
- Tính tiền linh hoạt theo giờ, phút, ngày, tuần hoặc tháng.
- Chức năng bàn giao ca tiện lợi cho lễ tân, hỗ trợ rà soát giao dịch tiền mặt, chuyển khoản, công nợ giữa các ca.
- Phân loại và quản lý khách hàng theo thông tin sử dụng dịch vụ, lịch sử lưu trú, mức độ thân thiết.
- Hỗ trợ đa nền tảng: máy tính, Android và iOS.
Chi phí sử dụng EzCloudhotel phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô khách sạn và thời gian đăng ký sử dụng.
Phần mềm quản lý khách sạn Tcsoft Hotel
Tcsoft Hotel là giải pháp quản lý khách sạn được thiết kế riêng cho các khách sạn nhỏ, homestay và nhà nghỉ. Phần mềm sở hữu giao diện trực quan, dễ dàng theo dõi trạng thái phòng bằng các màu sắc và biểu tượng rõ ràng.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý thu chi, công nợ rõ ràng, đơn giản.
- Theo dõi tình trạng phòng, quản lý nhận/trả phòng dễ dàng.
- Báo cáo thống kê hiệu suất hoạt động, giúp tối ưu hóa công suất sử dụng phòng.
- Quản lý đặt phòng cho cả khách lẻ và khách đoàn.
- Hỗ trợ đa nền tảng: máy tính, Android và iOS.
Giá phần mềm quản lý khách sạn Tcsoft Hotel từ 8.000 VNĐ/phòng/tháng (cho nhà nghỉ, khách sạn mini). Với khách sạn và homestay thì tùy thuộc vào quy mô sẽ có giá riêng.
Mặc dù các phần mềm như trên đều có những ưu điểm nhất định, nhưng khi áp dụng vào thực tế quản lý khách sạn, các doanh nghiệp vẫn thường gặp phải một số hạn chế chung như:
- Phần mềm đóng gói có thể không đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ đặc thù riêng biệt của từng khách sạn.
- Khó khăn trong việc chỉnh sửa hoặc thêm mới các tính năng khi khách sạn, resort mở rộng quy mô hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh.
- Chi phí sử dụng theo số lượng phòng hoặc thuê bao định kỳ khiến tổng chi phí về lâu dài tăng lên đáng kể.
- Các phần mềm trên thường gặp khó khăn khi cần tích hợp với các hệ thống quản lý sẵn có hoặc dịch vụ bên thứ ba mà khách sạn đang sử dụng.
Vậy đâu mới là phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay? Để khắc phục những hạn chế kể trên, QT Software cung cấp dịch vụ thiết kế và lập trình phần mềm quản lý khách sạn theo yêu cầu, giúp khách sạn sở hữu giải pháp phần mềm linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh theo đúng nhu cầu đặc thù riêng của mình.
QT Hotel – Phần mềm quản lý khách sạn được phát triển bởi QT Software
QT Software tự hào là đơn vị đã phát triển phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn, resort, homestay với trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ. Đội ngũ chuyên gia từng triển khai hàng chục dự án thành công cho các mô hình lưu trú đa dạng, từ khách sạn mini đến chuỗi khách sạn quy mô lớn. QT Hotel là lựa chọn hoàn hảo dành cho các khách sạn từ nhỏ tới lớn, resort, biệt thự nghỉ dưỡng, khách sạn mini hay chuỗi khách sạn đa chi nhánh.
Tại sao QT Hotel nổi bật hơn so với các phần mềm quản lý khách sạn khác?
- Tính tùy biến cao: Phần mềm cho phép tùy chỉnh theo đúng nhu cầu đặc thù của từng khách sạn, từ giao diện quản lý, sơ đồ phòng đến quy trình vận hành và báo cáo kinh doanh chuyên sâu. Đây là điểm mạnh vượt trội so với các phần mềm khác thường có cấu trúc cố định và ít tùy biến hơn.
- Tích hợp dễ dàng với hệ thống hiện có: QT Hotel hỗ trợ tích hợp nhanh chóng với các hệ thống khóa từ, hệ thống POS, CRM, kế toán, và các nền tảng bán phòng trực tuyến phổ biến hiện nay như Booking.com, Agoda, Airbnb… giúp quản lý toàn diện từ một nền tảng duy nhất.
- Công nghệ điện toán đám mây hiện đại: Sử dụng công nghệ cloud computing tiên tiến nhất, phần mềm QT Hotel đảm bảo dữ liệu khách sạn luôn được cập nhật liên tục, giúp bạn dễ dàng quản lý khách sạn mọi lúc mọi nơi trên bất kỳ thiết bị nào (web, iOS, Android) với tốc độ nhanh và ổn định.
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng: Với giao diện thiết kế thân thiện, logic rõ ràng, QT Hotel không chỉ giúp tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên mà còn giảm thiểu tối đa các thao tác dư thừa trong quá trình vận hành.
- Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: QT Software luôn có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp 24/7, đảm bảo xử lý nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh. Đây là điểm cộng quan trọng mà không phải phần mềm quản lý khách sạn nào cũng có được.
Liên hệ ngay với chúng tôi hôm nay qua HOTLINE 0938.203.609 để nhận tư vấn & demo miễn phí. Hoặc Đăng ký Form nhận báo giá chi tiết và ưu đãi đặc biệt dành cho doanh nghiệp mới triển khai. QT Software cam kết mang đến cho bạn một giải pháp tin cậy, phù hợp nhất với quy mô và định hướng kinh doanh, giúp bạn bứt phá và thành công dài lâu
Lời kết
Phần mềm quản lý khách sạn hiện không còn là lựa chọn “nên hay không” mà trở thành “phải có” để bắt kịp làn sóng chuyển đổi số và vươn lên trong cuộc đua cạnh tranh khốc liệt. Dù bạn quản lý nhà nghỉ nhỏ, homestay, resort hay chuỗi khách sạn, việc tìm hiểu và đầu tư vào một hệ thống phù hợp sẽ tiết kiệm chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối đa hóa doanh thu. QT Software hy vọng với những chia sẻ bạn đã chọn được cho mình phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay!
