Phần mềm ngày nay được cài đặt trên điện thoại thông minh, máy tính đến các thiết bị gia dụng. Nhưng bạn đã thực sự hiểu phần mềm là gì, chúng được chia thành các loại nào, có vai trò ra sao và được tạo ra thông qua quy trình nào chưa? Nếu chưa hãy cùng QT Software tìm hiểu những kiến thức cơ bản nhất về phần mềm qua bài viết sau!
Phần mềm là gì?
Khi nhắc đến “phần mềm là gì” hay “phần máy tính là gì”, rất nhiều người chỉ hiểu một cách đơn giản rằng đó là những chương trình chạy trên máy tính hoặc điện thoại. Tuy nhiên hiểu vậy là chưa đủ, phần mềm (software) là tập hợp các chỉ dẫn, dữ liệu, thuật toán và quy trình, được lập trình nhằm thực thi các nhiệm vụ nhất định trên nền tảng phần cứng.
Ví dụ về các phần mềm phổ biến như:
- Hệ điều hành như Windows, macOS, Linux để khởi chạy máy tính, tương tác với các tệp tin, cài đặt ứng dụng.
- Trình duyệt web (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge dùng để cập Internet, đọc tin tức, xem phim, học tập và làm việc trực tuyến.
- Bộ công cụ văn phòng (Microsoft Office, Google Workspace) dùng để soạn thảo văn bản, lập bảng tính, thuyết trình.
- Phần mềm giải trí (Spotify, Netflix, YouTube App) được dùng để nghe nhạc, xem video, giải trí.
- Hay phần mềm quản lý cửa hàng, phần mềm quản lý văn bản, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán… được sử dụng trong công việc kinh doanh, lưu trữ hồ sơ, báo cáo tài chính.
Phần mềm máy tính gồm những loại nào?
Để biết có mấy loại phần mềm máy tính, chúng ta có thể phân chia theo nhiều tiêu chí khác nhau. Dưới đây là hai cách phổ biến nhất: phân loại theo chức năng, và phân loại theo quyền sở hữu.
Phân loại phần mềm theo chức năng và vai trò
Phần mềm hệ thống (System Software) Đây là những chương trình phần mềm lõi, giúp điều hành và quản lý tài nguyên phần cứng và phần mềm ứng dụng. Chức năng chính là quản lý bộ nhớ, CPU, các thiết bị ngoại vi (như máy in, chuột, bàn phím…), tạo môi trường để cài đặt và vận hành các phần mềm ứng dụng. Ví dụ như hệ điều hành Windows, Linux, macOS. Không có hệ điều hành, máy tính gần như không thể sử dụng được. Hay driver máy tính như Driver card màn hình, driver âm thanh, driver máy in… giúp các thiết bị này hoạt động đúng cách.
Phần mềm ứng dụng (Application Software) đây là những chương trình phần mềm hướng tới việc giải quyết các nhiệm vụ, nhu cầu cụ thể của người dùng, từ cá nhân đến doanh nghiệp, như hỗ trợ công việc văn phòng, giải trí, xử lý hình ảnh, quản lý thông tin doanh nghiệp… như Photoshop, Facebook app, Telegram, Zoom. Loại phần mềm này có thể dễ dàng cài đặt hoặc gỡ bỏ, thường có giao diện đơn giản dễ sử dụng.
Phần mềm lập trình (Programming Software) Đâu là các phần mềm, công cụ được phát triển dành cho lập trình viên, giúp họ viết code, biên dịch, gỡ lỗi và triển khai các đoạn mã lệnh. Chức năng của phần mềm này là tạo ra những phần mềm khác (như hệ điều hành, ứng dụng di động, game, website…). Một vài phần mềm lập trình phổ biến như Visual Studio, Eclipse, Android Studio, IntelliJ IDEA, PyCharm…
Phân loại phần mềm theo quyền sở hữu
Phần mềm thương mại, đây là loại phần mềm có bản quyền, người dùng cần mua hoặc thuê giấy phép để cài đặt, sử dụng đầy đủ tính năng. Ví dụ như Microsoft Office, Adobe Photoshop, AutoCAD… Hoặc là những phần mềm được doanh nghiệp đặt viết riêng theo nhu cầu riêng.
Phần mềm miễn phí, cho phép tải về và sử dụng hoàn toàn miễn phí, đôi khi sẽ có giới hạn tính năng hoặc đi kèm quảng cáo. Ví dụ như Skype, WhatsApp, trình duyệt Chrome.
Phần mềm nguồn mở (Open-source software)
- Mã nguồn được công khai cho phép cộng đồng xem, sửa đổi, nâng cấp.
- Thường miễn phí, kèm theo điều khoản giấy phép mở (GPL, Apache…).
- Ví dụ: Hệ điều hành Linux, trình quản lý nội dung WordPress, phần mềm vẽ GIMP…
Quy trình phát triển phần mềm gồm những bước nào?
Quy trình phát triển phần mềm (software development methodology) hiện gồm nhiều mô hình như Waterfall, RAD, Spiral, Shape Up, Scrum,… nhưng tựu chung chúng sẽ đều gồm 6 giai đoạn chính sau:
1. Thu thập và phân tích yêu cầu: Ở giai đoạn đầu, nhóm phát triển phần mềm tập trung tìm hiểu chi tiết về nhu cầu và mục tiêu của khách hàng, người dùng, thông qua các khảo sát, các buổi họp và phỏng vấn nhằm xác định rõ tính năng, chức năng mong muốn và phạm vi tổng thể của dự án phần mềm. Đồng thời phân tích các hệ thống, quy trình làm việc hiện có, đánh giá tính khả thi về mặt kỹ thuật và thiết lập các mốc quan trọng của dự án.
2. Lên kế hoạch và thiết kế phần mềm: Sau khi đã hiểu rõ yêu cầu, nhóm phát triển tiến hành xây dựng kế hoạch dự án toàn diện, bao gồm lộ trình, mốc thời gian, phân bổ nguồn lực và các sản phẩm bàn giao. Xây dựng chi tiết về kiến trúc và giao diện UX, UI cho phần mềm, sao cho đáp ứng được tối đa yêu cầu.
3. Phát triển phần mềm: Dựa trên kế hoạch và thiết kế đã thống nhất, nhóm tiến hành lập trình, kiểm thử và gỡ lỗi phần mềm theo phương pháp Agile để tạo ra phần mềm tốt nhất đến khách hàng.
4. Kiểm thử và đảm bảo chất lượng phần mềm: Để đảm bảo phần mềm đạt độ tin cậy, hiệu năng và tính bảo mật cao, nhiều kỹ thuật kiểm thử sẽ được được áp dụng, như kiểm thử đơn vị (Unit testing), kiểm thử tích hợp (Integration testing), kiểm thử hệ thống (System testing) và kiểm thử chấp nhận của người dùng (UTA). Giúp xác minh phần mềm tuân thủ đúng yêu cầu, đồng thời phát hiện và khắc phục kịp thời mọi lỗi hoặc rủi ro phát sinh.
5. Triển khai sử dụng phần mềm: Sau khi vượt qua kiểm thử, phần mềm sẽ được triển khai vào môi trường thực tế. Nhóm phát triển hỗ trợ khách hàng thiết lập hệ thống, di chuyển dữ liệu và cấu hình phần mềm theo yêu cầu. Đồng thời cung cấp các tài liệu hướng dẫn và đào tạo người dùng sử dụng, vận hành phần mềm.
6. Bảo trì và hỗ trợ: Khi phần mềm hoạt động, nhóm phát triển tiếp tục cung cấp dịch vụ bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp định kỳ để duy trì tính ổn định, an toàn, cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai. Các bản vá bảo mật, sửa lỗi hay tính năng mới được cập nhật thường xuyên, đảm bảo phần mềm luôn hoạt động hiệu quả.
Với quy trình phát triển phần mềm chuyên sâu như vậy, các phần mềm được làm ra mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng cá nhân, vậy còn doanh nghiệp thì sao? Lợi ích của các phần mềm hiện nay cho doanh nghiệp là gì?
Vai trò và lợi ích của phần mềm trong doanh nghiệp
Phần mềm máy tính hiện nay đóng vai trò quan trọng thúc đẩy sự phát triển của cá nhân và doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Dưới đây là bốn lợi ích nổi bật:
Hỗ trợ tự động hóa hoạt động của doanh nghiệp
Phần mềm giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán lớn như tự động hóa quy trình kinh doanh, quản trị dữ liệu, và xây dựng mô hình quản lý tập trung, tối ưu hóa quy trình vận hành. Thông qua các giải pháp như ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) và CRM (quản lý quan hệ khách hàng), doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động từ sản xuất, tài chính, nhân sự cho tới marketing, bán hàng.
Giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp
Các hoạt động thủ công, quản lý giấy tờ sổ sách của doanh nghiệp cần nhiều nhân lực, thời gian và chi phí. tuy nhiên khi sử dụng phần mềm, mọi thứ đều được xử lý chung trên một nền tảng. Lúc này doanh nghiệp không chỉ giảm bớt các chi phí trực tiếp mà còn tối ưu được nguồn lực, tập trung vào sản phẩm và các chiến lược kinh doanh.
Cải thiện nâng cao được chất lượng dịch vụ
Bên cạnh lợi ích về tài chính, các laoij phần mềm cũng giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Các phần mềm CRM như Salesforce hay HubSpot, hay phần mềm chăm sóc khách hàng của QT Software giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, từ đó cá nhân hóa trải nghiệm cải thiện đáng kể tỷ lệ giữ chân và lòng trung thành của khách hàng đối với thương hiệu.
Tổng hợp, báo cáo hoạt động kinh doanh
Ngoài ra, các hệ thống phần mềm còn tạo nền tảng dữ liệu tập trung, báo cáo trực quan số liệu của hoạt động kinh doanh ngày/tuần/tháng/quý, thậm chí với các phần mềm ngày nay còn được tích hợp thêm AI giúp xử lý phân tích lượng dữ liệu lớn với thời gian ngăn , hỗ trợ các cấp quản lý đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp dựa trên số liệu, hạn chế tối đa những rủi ro từ việc dự đoán cảm tính hay thiếu căn cứ.
Bảo mật được dữ liệu nội bộ doanh nghiệp
Lợi ích mang tính bền vững khi ứng dụng phần mềm là khả năng nâng cao mức độ bảo mật thông tin và giảm thiểu rủi ro vận hành. Các giải pháp bảo mật chuyên dụng được tích hợp trong các phần mềm giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu quan trọng, hạn chế nguy cơ mất dữ liệu, rò rỉ thông tin, đồng thời giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động và tuân thủ các yêu cầu về pháp lý, an toàn thông tin.
Với các lợi ích rõ ràng như thế, nhưng để đạt được hiệu quả tối đa khi sử dụng phần mềm, doanh nghiệp cần phải chọn đúng phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh, quy mô hoạt động và khả năng tài chính. Vậy có tiêu chí nào để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp không?
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp
Khác với người dùng cá nhân, doanh nghiệp sẽ cần phần mềm có nhiều tính năng hơn, ứng dụng các công nghệ cao hơn, bảo mật hơn. Và để lựa chọn được phần mềm phù hợp, các doanh nghiệp cần dựa vào những tiêu chí sau:
- Xác định rõ về mục đích của phần mềm: Phần mềm này giải quyết vấn đề gì? Thuộc phòng ban nào? Ai là người sử dụng chính (kế toán, bán hàng, quản lý kho, nhân sự,..) để từ đó lên được danh sách các chức năng cần.
- Khả năng tích hợp với các phần mềm hiện có: Nếu doanh nghiệp đã có những phần mềm nội bộ khác như CRM, HRM, phần mềm bán hàng,.. thì phần mềm mới phải tương thích và có thể xuất nhập dữ liệu từ các hệ thống phần mềm hiện có.
- Chi phí của phần mềm: Không phải phần mềm giá càng cao thì sẽ càng tốt, doanh nghiệp hãy chọn phần mềm có giá hợp lý, đáp ứng được đủ các tính năng cần thiết. Bên cạnh đó hãy xem kỹ chi phí phát sinh liên quan như nâng cấp, bảo trì, duy trì phần mềm trong thời gian sử dụng.
- Tính bảo mật cao: Phần mềm cần có chức năng phân quyền truy cập thông tin, phải được backup dữ liệu tự động định kỳ.
- Uy tín của đơn vị cung cấp phần mềm: hãy chọn đơn vị phát triển phần mềm có uy tín trên thị trường, đã triển khai nhiều dự án thực tế. Có quy trình triển khai chuyên nghiệp. Có chính sách hỗ trợ rõ ràng, cung cấp các dịch vụ bảo trì hỗ trợ nâng cấp khi cần thiết.
Khi tuân theo bộ tiêu chí trên chắc chắn doanh nghiệp sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp. Nhưng hiện rất ít các giải pháp phần mềm đóng gói hiện có trên thị trường có thể đáp ứng được các tiêu chí trên, vì vậy nhiều doanh nghiệp đã chọn giải outsourcing phát triển phần mềm theo yêu cầu.
QT Software – Đơn vị phát triển phần mềm theo yêu cầu chuyên nghiệp, tin cậy
QT Software tự hào là đơn vị viết phần mềm theo yêu cầu, thiết kế và lập trình app theo yêu cầu hàng đầu, mang đến những giải pháp outsourcing phần mềm chất lượng cao. Bên cạnh đó, QT Software còn đảm nhận bảo trì và nâng cấp phần mềm, giúp doanh nghiệp luôn vận hành ổn định, bảo mật và tiết kiệm chi phí.
- Đội ngũ chuyên gia công nghệ giàu kinh nghiệm: Các lập trình viên, kỹ sư hệ thống, chuyên gia QA/QC, BA… đều có vốn hiểu biết sâu rộng, từng triển khai thành công nhiều dự án ở lĩnh vực bán lẻ, logistics, tài chính, quản lý công…
- Quy trình phát triển chuẩn quốc tế: Ứng dụng mô hình Agile/Scrum hoặc Waterfall tùy đặc thù dự án, đảm bảo tiến độ, chất lượng với khách hàng.
- Tối ưu chi phí và thời gian: Nhờ cách làm việc bài bản, linh hoạt, QT Software rút ngắn thời gian lên sản phẩm, giảm thiểu rủi ro, giúp doanh nghiệp tiếp cận công nghệ nhanh hơn.
- Chế độ bảo trì, hỗ trợ khách hàng tận tâm, lâu dài: Luôn đồng hành sau triển khai, cập nhật tính năng khi cần, kịp thời khắc phục sự cố 24/7.
Với QT Software, doanh nghiệp không chỉ nhận được một sản phẩm phần mềm chất lượng, mà còn là một đối tác đồng hành chuyên nghiệp – từ khâu ý tưởng, phát triển đến vận hành, tối ưu phần mềm. Liên hệ ngay với chúng tôi qua HOTLINE 0938.203.609 để được tư vấn chi tiết!
Lời kết
Như vậy phần mềm, dù ở góc nhìn nào cũng là công cụ thiết yếu cho mọi cá nhân, tổ chức muốn bắt nhịp với thời đại số. Hiểu đúng bản chất “phần mềm là gì”, cách thức phân loại (hệ thống, ứng dụng, lập trình), hay “phần mềm máy tính gồm những loại nào” sẽ giúp bạn chủ động lựa chọn, xây dựng hoặc sử dụng các giải pháp phần mềm tối ưu.
