Nếu bạn cảm thấy việc vận hành phòng khám bằng cách ghi chép sổ sách như trước đây gây tốn nhiều thời gian và công sức. Thì quản lý phòng khám bằng phần mềm hiện đại đích thị là giải pháp lý tưởng dành riêng cho bạn. Bởi thông qua phần mềm này, bạn sẽ dễ dàng hơn khi tương tác với bệnh nhân, đặt lịch, kê toa, thu ngân hoặc thậm chí là báo cáo tổng hợp (doanh thu, lợi nhuận, thu chi, lãi lỗ). Hãy tiếp tục theo dõi bài viết cùng Công ty phát triển phần mềm Quang Trung để biết thêm những phần mềm quản lý phòng khám đa khoa, tư nhân, miễn phí và có phí tốt nhất hiện nay nhé.
Những khó khăn khi quản lý vận hành phòng khám thủ công?
Nếu quản lý phòng khám bằng phương pháp thủ công thì những khó khăn mà bạn phải đối mặt trong quá trình vận hành là điều không thể tránh khỏi. Không những vậy, việc quản lý bằng cách lưu trữ sổ sách, ghi chép còn làm giảm đi tính trải nghiệm của bệnh nhân. Sau đây là một số trở ngại thường gặp:
1. Quản lý hồ sơ bệnh án
Quản lý hồ sơ bệnh án dựa trên phương pháp truyền thống thực sự là một thách thức rất lớn đối với các phòng khám đa khoa. Vì khi ghi chép bằng tay, thông tin có thể bị trùng lặp hoặc dẫn đến sai sót mà bạn không kiểm soát được. Bên cạnh đó, cả bác sĩ lẫn nhân viên đều mất rất nhiều thời gian khi tiếp nhận bệnh nhân vì phải lục tìm hồ sơ giấy, file Excel. Chưa kể những tệp hồ sơ này có xu hướng thất lạc, hư hỏng cao và dễ bị sao chép. Mặc khác nếu số lượng bệnh nhân tăng lên, thì việc quản lý thủ công sẽ trở nên quá tải hơn.
2. Quản lý lịch hẹn
Nếu chỉ dựa vào cuốn sổ tay hay file Excel thì có thể nhân viên sẽ đặt trùng lịch khám cho nhiều bệnh nhân trong cùng một khung giờ. Vô hình trung gây ra tình trạng quá tải và ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm của người bệnh. Trường hợp bệnh nhân muốn thay đổi giờ khám, thì nhân viên buộc phải dò lại danh sách, cập nhật thủ công và thông báo lịch hẹn tiếp theo bằng cách gọi điện thoại.
Ngoài ra, khi không có hệ thống hỗ trợ, phòng khám sẽ khó đánh giá được khung giờ nào có nhiều bệnh nhân đến sử dụng dịch vụ để phân bổ bác sĩ sao cho hợp lý.
3. Quản lý thuốc
Một trong những thách thức quan trọng mà bạn không nên bỏ qua khi quản lý phòng khám đa khoa thủ công chính là quản lý thuốc. Tại đây, bạn sẽ khó theo dõi được hạn sử dụng của thuốc và làm tăng nguy cơ dùng phải thuốc hết hạn cho người bệnh.
Đặc biệt, việc kiểm soát các loại thuốc khi dùng chung với nhau có tạo ra bất kỳ phản ứng phụ nào hay không cũng trở nên khó khăn hơn rất nhiều.Hơn thế nữa, khi cần kiểm tra lịch sử sử dụng thuốc của từng bệnh nhân, bác sĩ phải rà soát lại tất cả sổ sách và file Excel đã lưu trữ trước đó.
4. Tính bảo mật không cao
Khi quản lý phòng khám thủ công, đặc biệt là nhập liệu bằng file Excel thì khả năng thông tin rò rỉ, thất thoát, sao chép và bị truy cập trái phép là rất cao. Bởi đơn thuần bất kỳ ai cũng có quyền mở file lên để thực hiện thao tác chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu.
Ngoài ra, phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel không có tính năng sao lưu tự động. Do đó, nếu phần cứng đột nhiên lỗi, virus xâm nhập thì dữ liệu sẽ bị mất hoàn toàn và lúc này bạn cần phải cập nhật số liệu lại từ ban đầu.
5. Khó mở rộng quy mô
Không thể phủ nhận rằng, quản lý phòng khám đa khoa bằng phương pháp thủ công sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều chi phí đầu tư. Với cách quản lý này, bạn có thể tận dụng các công cụ, vật dụng có sẵn như giấy tờ, sổ sách, máy tính.
Ngoài ra, đối với những phòng khám vừa mới thành lập, quy mô nhỏ, có số lượng bệnh nhân và nhân viên không nhiều, thì hình thức vận hành thủ công sẽ mang lại kha khá lợi ích đáng kể. Tuy nhiên, việc ghi chép, nhập liệu Excel sẽ khiến cho bạn gặp nhiều khó khăn khi muốn nhân rộng mô hình hoạt động kinh doanh.
Có thể thấy, khi quản lý phòng khám đa khoa bằng các phương pháp truyền thống (ghi chép, sổ sách) như trước đây đều dẫn đến một số khó khăn nhất định mà bạn phải đối mặt. Để khắc phục những thách thức trên, bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý phòng khám. Vì phần mềm phòng khám có khả năng quản lý lịch hẹn một cách dễ dàng, kiểm soát tốt ngân sách, tối ưu chi phí vận hành và cải thiện chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh.
5 phần mềm quản lý phòng khám được tin dùng 2025
Trên thực tế, khi lựa chọn được phần mềm quản lý phòng khám phù hợp thì mọi quy trình làm việc của bạn đều sẽ tối ưu hoá một cách nhanh chóng. Dưới đây là danh sách 5 phần mềm quản lý phòng khám tư nhân tốt nhất trong năm 2025 được nhiều người tin dùng:
Phần mềm quản lý phòng khám tư nhân, đa khoa của QT Software
QT Software là đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm quản lý phòng khám đa khoa hiện đại với công nghệ tiên tiến. Phần mềm sở hữu những tính năng vượt trội bao gồm tiếp nhận bệnh nhân, đặt lịch khám chữa bệnh, quản lý tài chính, kho thuốc và tạo báo cáo thống kê.
Tính năng nổi bật
- Lưu trữ đầy đủ thông tin của bệnh nhân như họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhà, mã số bảo hiểm y tế, lịch sử thăm khám chữa bệnh.
- Ghi nhận bệnh án của người bệnh một cách chi tiết. Hiển thị rõ quá trình điều trị bệnh, kết quả xét nghiệm, triệu chứng (nếu có).
- Tạo lịch hẹn chính xác và hỗ trợ phân loại lịch hẹn là lịch tư vấn, tái khám hay điều trị để nhân viên dễ dàng điều phối.
- Quản lý kho thuốc, vật tư y tế dựa trên số lượng, đơn vị tính, hạn sử dụng, công dụng, nhà cung cấp…
- Thiết lập các báo cáo thống kê liên quan đến hoạt động kinh doanh của phòng khám gồm doanh thu, thu chi, công nợ.
- Tích hợp đa thiết bị, có thể sử dụng trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại smartphone.
Ưu điểm: Phần mềm vận hành phòng khám của QT Software giúp quản lý số lượng lớn hồ sơ bệnh nhân, phác đồ điều trị, thuốc và trang thiết bị y tế. Khi sử dụng phần mềm, bạn sẽ được đội ngũ kỹ thuật luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7 khi có vấn đề phát sinh.
Phần mềm quản lý phòng khám nhỏ YouMed Clinic
YouMed Clinic là phần mềm quản lý phòng khám nhỏ được phát triển bởi công ty TNHH YouMed Việt Nam. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết để quản lý hiệu quả phòng khám. Đặc biệt, YouMed Clinic còn được ứng dụng rộng rãi trong khoa nhi, tai mũi họng, da liễu, phụ khoa.
Tính năng nổi bật
- Quản lý thông tin bệnh nhân, tiền sử bệnh và hỗ trợ tìm kiếm người bệnh theo nhiều tiêu chí khác nhau (tên, điện thoại, email)
- Cho phép bác sĩ kê toa đơn thuốc điện tử bằng cách liên kết trực tiếp với cổng dược quốc gia.
- Bác sĩ có thể tương tác với bệnh nhân bằng cách thăm khám trực tuyến qua ứng dụng, video call, nhắc nhở lịch uống thuốc.
- Kết nối với nhiều thiết bị y tế khác nhau, cập nhật kết quả tự động nhằm hỗ trợ bác sĩ trong quá trình chẩn đoán bệnh.
Ưu điểm: Phần mềm quản lý phòng khám YouMed Clinic được hỗ trợ trên hệ điều hành Microsoft Windows và có thể truy cập từ bất kỳ trình duyệt web nào (Google Chrome, Cốc Cốc, Opera, Safari, Mozilla Firefox).
Phần mềm quản lý phòng khám và nhà thuốc MEDi
MEDi là phần mềm quản lý phòng khám, nhà thuốc phổ biến được hơn 1000 phòng khám tại Việt Nam tin dùng. Bên cạnh các tính năng quản lý bệnh án, kết quả xét nghiệm, bảng giá, MEDi còn phù hợp với các chuyên khoa khác nhau như đa khoa, sản phụ khoa, nhi khoa, đông y, mắt, tai mũi họng.
Tính năng nổi bật
- Theo dõi thông tin cá nhân người bệnh, tạo nhanh hồ sơ bệnh án và phiếu chờ đều được in số nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Lưu trữ kết quả xét nghiệm, đánh giá khách quan tình trạng sức khỏe của bệnh nhân theo từng giai đoạn.
- Bác sĩ có thể điều chỉnh liệu trình thăm khám theo tình trạng của bệnh nhân để đảm bảo kết quả chữa trị đạt hiệu quả cao nhất.
- Thiết lập những báo cáo tổng quan về công việc, hiệu suất kinh doanh, đơn thuốc, liệu trình thăm khám.
Ưu điểm: Phần mềm phòng khám MEDi cho phép trải nghiệm dùng thử trước khi đưa ra quyết định có nên mua phiên bản trả phí hay không. Đồng thời, bạn cũng có thể quản lý mọi hoạt động của phòng khám từ xa qua mạng lưới internet mà không cần phải có mặt tại trực tiếp.
Phần mềm quản lý phòng khám TCSoft Medical
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm, TCSoft Medical đã xây dựng được sự tín nhiệm đối với khách hàng. Không những vậy, TCSoft Medical còn tích hợp thêm các tính năng chăm sóc khách hàng chuyên biệt, hiển thị gọi loa, tạo thẻ thành viên, kết nối máy xét nghiệm.
Tính năng nổi bật
- Quản lý chi tiết mọi thông tin bác sĩ, nhân viên, trang thiết bị y tế và dịch vụ thăm khám chữa bệnh.
- Quản lý thuốc ở trong kho một cách thông minh theo các hạng mục, tên thuốc, số lượng, nhà cung cấp, lô date…
- Quản lý đặt lịch khám bệnh, huỷ lịch hẹn, thay đổi giờ giấc và nhắc nhở bệnh nhân tái khám đúng ngày.
- Quản lý tiền mặt, hỗ trợ thu ngân trực tiếp tại phòng khám.
Ưu điểm: Giao diện thân thiện, thông minh, dễ thao tác. Phần mềm TCSoft Medical tương thích với hệ điều hành Windows 7, Windows 8, Windows 10 và Mac OS từ 10.14 trở lên.
Phần mềm quản lý phòng khám miễn phí với Excel
Excel là phần mềm quản lý phòng khám miễn phí được những phòng khám nhỏ, mới bắt đầu thành lập hoặc có ngân sách còn hạn chế ưa chuộng sử dụng.
Tính năng nổi bật
- Excel cho phép quản lý thông tin bệnh nhân một cách chi tiết bao gồm tên, ngày sinh, số điện thoại, lịch sử khám bệnh, đơn thuốc.
- Hỗ trợ tạo file quản lý đơn thuốc và kho thuốc như tên thuốc, liều lượng kê đơn, số lượng thuốc còn ở trong kho.
- Quản lý lịch hẹn thăm khám (tên, bác sĩ phụ trách, ngày hẹn, ghi chú) nhằm giảm tình trạng quá tải và tránh bỏ sót bệnh nhân.
- Quản lý tài chính phòng khám, tạo báo cáo thống kê doanh thu, thu chi, số lượng khách hàng đến chữa bệnh dưới dạng biểu đồ.
Ưu điểm: Excel là một phần mềm có sẵn trong bộ Microsoft Office. Vì vậy bạn không cần phải trả thêm bất kỳ khoản phí sử dụng nào nữa. Ngoài ra, mọi người cũng đã quen với giao diện và các thao tác cơ bản trên Excel. Do đó mà việc sử dụng phần mềm này để quản lý phòng khám sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Nhược điểm: So với các phần mềm quản lý chuyên dụng, tính bảo mật của phần mềm Excel lại không cao. Mọi dữ liệu về phòng khám trong Excel rất dễ bị mất mát, đánh cắp, truy cập trái phép.
Phần mềm quản lý phòng khám nào tốt nhất hiện nay?
Việc lựa chọn phần mềm quản lý phòng khám tốt nhất hiện nay còn phụ thuộc vào nhiều tiêu chí khác nhau. Đầu tiên, bạn hãy xác định rằng phòng khám đang vận hành có bao nhiêu bác sĩ, đội ngũ nhân sự, số lượng bệnh nhân. Nếu phòng khám có quy mô lớn với hàng trăm cộng sự, thì bạn nên chọn những phần mềm có nhiều tính năng quản lý đặc thù cũng như sở hữu tính bảo mật cao.
Tiếp theo, bạn nên ưu tiên lựa chọn các phần mềm phòng khám có chứa nhiều tính năng quản lý từ cơ bản đến nâng cao bao gồm đặt lịch hẹn, chỉ định xét nghiệm, tạo báo cáo thống kê, thanh toán trực tuyến và nhắc nhở lịch thăm khám thông qua tin nhắn SMS, gửi email, gọi điện thoại. Cuối cùng, bạn hãy cân nhắc những phần mềm có giao diện cơ bản, dễ dàng làm quen và sử dụng. Bởi ứng dụng có thiết kế thân thiện sẽ giúp các bác sĩ thao tác nhanh, tăng tốc độ làm việc.
QT Software là công ty chuyên cung cấp các phần mềm quản lý phòng khám được thiết kế riêng theo yêu cầu. Thông qua phần mềm của QT Software, mọi dữ liệu về bệnh nhân, hồ sơ bệnh án, đơn thuốc, vật tư y tế đều được bảo mật tuyệt đối. Ngoài ra, bạn còn dễ dàng kiểm soát được hoạt động của phòng khám từ xa qua thiết bị di động, máy tính. Hãy liên hệ ngay với QT Software qua số Hotline 0938.203.609 nếu như bạn muốn tư vấn rõ hơn về phần mềm nhé.
Kết
Công ty phát triển phần mềm Quang Trung hy vọng rằng thông qua bài viết về phần mềm quản lý phòng khám đa khoa, tư nhân, miễn phí và có phí tốt nhất hiện nay sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp. Nếu bạn còn thắc mắc nào khác liên quan đến quản lý phòng khám. Vui lòng liên hệ cho chúng tôi để được đội ngũ tư vấn viên hướng dẫn và trao đổi thông tin miễn phí nhé.
