Với giao diện quen thuộc, khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Excel cung cấp một nền tảng mạnh mẽ các công cụ cơ bản, giúp người dùng có thể theo dõi được doanh thu, quản lý hàng tồn kho và phân tích dữ liệu chính xác mà không tốn kém chi phí. Trong bài viết này, Công ty Phát triển phần mềm Quang Trung sẽ hướng dẫn bạn cách làm phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel.

MỤC LỤC Hiện

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel có được không?

Quản lý hoạt động bán hàng bằng excel có nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí, dễ sử dụng, dễ tùy chỉnh theo yêu cầu, có thể hoạt động cả khi không có internet. Tuy nhiên phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel sẽ chỉ phù hợp với cửa hàng, doanh nghiệp kinh doanh nhỏ có ngân sách hạn chế.

Còn với những doanh nghiệp lớn, hoặc các chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, bán hàng đa kênh thì nên ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chyên dụng. Bởi nếu chỉ dùng excel thì rất khó khi quản lý số lượng lớn dữ liệu, khả năng bảo mật cũng tương đối hạn chế, chưa có khả năng tự động hóa cao, và cũng khó trong việc liên kết dự liệu từ nhiều bộ phận.

Sử dụng phần mềm bán hàng trên Excel có được không?

Hướng dẫn cách tạo phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

Tuy có hạn chế, nhưng Excel vẫn là giải pháp hiệu quả để giúp các cửa hàng, doanh nghiệp bước đầu xây dựng hoạt động quản lý kinh doanh của mình. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể tự tạo cho mình một phần mềm quản lý bán hàng cơ bản bằng Excel:

Các hạng mục cần tạo trên phần mềm quản lý bán hàng trên Excel

Khi tạo phần mềm quản lý bán hàng trên Excel, bạn cần thiết lập 6 hạng mục chính để quản lý dữ liệu, bao gồm:

1. Danh mục sản phẩm, đây là sheet lưu trữ thông tin chi tiết về từng sản phẩm mà bạn đang bán bao gồm:

Mã sản phẩm: Mã duy nhất để phân biệt từng sản phẩm ví dụ: SP001, BMT01…
Tên sản phẩm: Tên đầy đủ của sản phẩm.
Đơn vị tính: Đơn vị đo lường sản phẩm chẳng hạn như cái, kg, hộp, gói…
Giá nhập: Giá mà bạn mua sản phẩm trực tiếp từ nhà cung cấp.
Giá bán: Giá mà bạn bán sản phẩm ra cho khách hàng.
Tùy chọn mô tả sản phẩm: Mô tả chi tiết hơn về sản phẩm, chèn hình ảnh, thông tin nhà cung cấp, phân loại.

2. Quản lý khách hàng sheet này sẽ lưu trữ thông tin khách hàng để phục vụ cho mục đích bán hàng và chăm sóc sau này.

Mã khách hàng: Đây là mã duy nhất cho mỗi khách hàng.
Tên khách hàng: Họ tên đầy đủ của khách hàng.
Số điện thoại: Số điện thoại của khách hàng.
Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
Email: Địa chỉ email của khách hàng (nếu có).
Ngày sinh: Ngày sinh của khách hàng.

3. Quản lý đơn hàng, ghi nhận thông tin từng giao dịch bán hàng để thuận tiện theo dõi doanh thu.

Mã đơn hàng: Mã số duy nhất cho mỗi giao dịch (một dãy số, chữ cái…)
Ngày bán hàng: Ghi nhận ngày tháng thực hiện giao dịch.
Tên khách hàng: Họ và tên khách hàng khi mua
Số lượng: Số lượng mà khách hàng chọn mua sản phẩm.
Giá bán: Mức giá sản phẩm mà bạn bán ra cho khách hàng.
Thành tiền: Tính bằng công thức Excel = số lượng x giá bán.
Hình thức thanh toán: Khách hàng chọn thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ.
Tùy chọn ghi chú: Ghi chú thêm về giao dịch (nếu có).

4. Tổng hợp doanh số bán hàng, sheet này giúp bạn theo dõi hiệu quả kinh doanh theo từng giai đoạn.

Tổng doanh số: Tổng số tiền thu được từ tất cả các giao dịch bán hàng trong khoảng thời gian nhất định.
Tổng số lượng sản phẩm bán ra
Biểu đồ thống kê (nếu có)

5. Báo cáo tồn kho, theo dõi tình trạng tồn kho để quản lý nhập hàng kịp thời.

Mã sản phẩm: Liên kết với bảng “Danh mục Sản phẩm”.
Tồn đầu kỳ: Số lượng hàng tồn kho ban đầu.
Nhập hàng: Số lượng hàng cần nhập thêm.
Xuất hàng: Số lượng hàng bán ra.
Tồn cuối kỳ.

6. Bảng tổng kết, sheet này sẽ tổng hợp và phân tích toàn bộ dữ liệu từ các hạng mục khác để cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh.

Doanh thu tổng: Tổng số tiền thu được từ việc bán hàng trong một khoảng thời gian (ngày, tháng, quý, năm).
Lợi nhuận: Chênh lệch giữa doanh thu và chi phí. Đây là chỉ số quan trọng giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh. Công thức lợi nhuận tổng = doanh thu tổng – tổng chi phí nhập hàng.
Số lượng đơn hàng: Tổng số đơn hàng đã được xử lý trong một khoảng thời gian.
Công nợ còn lại: Tổng số tiền mà khách hàng chưa thanh toán hoặc số tiền bạn còn nợ nhà cung cấp.

7. Danh sách thanh toán, hạng mục danh sách thanh toán trong phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel giúp theo dõi các giao dịch thanh toán của khách hàng. Từ đó, kiểm soát công nợ và dòng tiền.

Mã thanh toán: Mã định danh duy nhất cho từng giao dịch thanh toán ví dụ: TT001, TT002…
Ngày thanh toán: Thời điểm khách hàng hoặc nhà cung cấp thực hiện thanh toán.
Tên người thanh toán: Tên khách hàng, nhà cung cấp thực hiện thanh toán.
Số tiền thanh toán: Số tiền khách hàng, nhà cung cấp đã thanh toán trong giao dịch.
Tình trạng thanh toán: Xác định trạng thái của giao dịch như đã thanh toán, chưa thanh toán hay thanh toán một phần.

Cách làm phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Sau đây là các hướng dẫn về cách làm phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel để gia tăng hiệu quả quản lý của hoạt động kinh doanh.

Cách làm phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

Bước 1: Xác định và thiết lập các sheet thông tin cần quản lý

Sheet thông tin sản phẩm: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá nhập, giá bán, nhà cung cấp, danh mục sản phẩm.
Sheet thông tin khách hàng: Mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, email.
Sheet thông tin bán hàng: Số hóa đơn, ngày bán, mã khách hàng, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán.
Sheet báo cáo: Lưu trữ các báo cáo về hoạt động bán hàng, lợi nhuận, doanh thu, hàng tồn kho…

Bước 2: Nhập dữ liệu vào file Excel

Sau khi đã tạo xong các sheet quan trọng, thì lúc này bạn sẽ bắt đầu thiết lập cấu trúc dữ liệu tại những sheet đó. Tuy nhiên, cấu trúc dữ liệu phải thích hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đối với bảng tính khách hàng, bạn có thể tham khảo cách nhập dữ liệu như sau:

Tên cột	Loại dữ liệu	Mô tả
Mã khách hàng	Số	Mã định danh của khách hàng
Tên khách hàng	Văn bản	Họ và tên khách hàng
Địa chỉ	Văn bản	Địa chỉ khách hàng
Số điện thoại	Số	Số điện thoại khách hàng
Email	Văn bản	Email khách hàng

Bước 3: Sử dụng công thức và hàm Excel

Đây là bước quan trọng để tự động hóa các phép tính toán và liên kết dữ liệu.

VLOOKUP: Tìm kiếm giá trị trong một bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác. Ví dụ: tìm tên sản phẩm dựa trên mã sản phẩm. Bạn có thể áp dụng công thức: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]).
SUMIF: Tính tổng các giá trị thỏa mãn một hoặc nhiều điều kiện. Ví dụ: tính tổng số lượng bán ra của một sản phẩm cụ thể. Công thức: =SUMIF(range,criteria,[sum_range]).
IF: Kiểm tra điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đúng và một giá trị khác nếu điều kiện sai. Ví dụ: kiểm tra số lượng tồn kho và hiển thị thông báo “Hết hàng” nếu số lượng bằng 0. Công thức =IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]).

Bước 4: Tạo báo cáo

Bước cuối cùng bạn sẽ tạo thêm file báo cáo về doanh thu theo sản phẩm, theo nhân viên bán hàng và theo thời gian để thuận tiện trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh.

Như vậy, bằng cách áp dụng 4 bước trên, bạn có thể tạo ra một phần mềm quản lý bán hàng trên Excel hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo thêm các mẫu dưới đây của QT Software và chỉnh sửa lại sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Download phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel – QT Software

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel của QT Software là một công cụ hỗ trợ quản lý đơn giản, được thiết kế đặc biệt dành riêng cho các doanh nghiệp, cửa hàng có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ.

1. Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo năm bằng phần mềm excel

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo năm sẽ dựa trên dữ liệu được thu thập từ các báo cáo bán hàng hằng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Mẫu báo cáo tổng quan kết quả bán hàng theo năm

2. Mẫu quản lý đơn hàng bằng phần mềm excel

Thông qua mẫu quản lý này, bạn sẽ dễ dàng theo dõi trạng thái các đơn hàng, tính toán thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành 1 đơn hàng cũng như quản lý quy trình bán hàng theo từng giai đoạn giao dịch.

Mẫu báo cáo theo dõi trạng thái đơn hàng

3. Mẫu quản lý khách hàng bằng phần mềm excel

Mẫu báo cáo khách hàng được sử dụng với mục đích cung cấp cái nhìn bao quát về dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp. Đồng thời tìm hiểu xem kênh nào đang mang lại nhiều khách hàng tiềm năng nhất, tỉ lệ tái mua hàng là bao nhiêu hay quản lý chi phí chuyển đổi khách hàng,…

4. Mẫu quản lý sản phẩm bằng phần mềm quản lý bán hàng excel

Qua mẫu quản lý sản phẩm, bạn có thể đo lường được mức độ thành công của sản phẩm, doanh thu theo sản phẩm qua từng tháng…

5. Mẫu quản lý kênh bán hàng với phần mềm excel

Mẫu báo cáo kênh bán hàng được sử dụng với mục đích giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số tiếp nhận khách hàng, đơn hàng, doanh thu theo từng kênh bán.

Mẫu báo cáo tổng quan hoạt động bán hàng theo kênh

6. Báo cáo giám sát bán hàng

Báo cáo giám sát sẽ bao gồm rất nhiều loại báo cáo, vừa liên quan đến thị trường, vừa liên quan đến KPI của nhân viên bán hàng,…

Mẫu báo cáo giám sát độ phủ sản phẩm của doanh nghiệp

7. Mẫu quản lý hiệu sát nhân viên

Mẫu quản lý hiệu suất nhân viên sẽ bao gồm báo cáo hiệu suất bán hàng của nhân viên, đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra và đánh giá kỹ năng bán hàng.

Mẫu báo cáo hiệu suất bán hàng của nhân viên

8. Mẫu quản lý tồn kho

Mẫu báo cáo tồn kho sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn bao quát về trạng thái kho hàng, kiểm tra danh mục hàng tồn, tự động tính toán tỉ lệ vòng quay hàng tồn.

9. Báo cáo dự báo bán hàng

Mẫu báo cáo dự báo bán hàng gồm có báo cáo dự báo doanh số hàng tháng, dự báo doanh số dài hạn, dự báo ngân sách, dự báo khách hàng tiềm năng.

Nếu bạn còn thắc mắc nào thêm có thể liên hệ với QT Software hoặc tham khảo tại Tổng hợp file Excel quản lý bán hàng – QT Software

Nên sử dụng file Excel hay phần mềm quản lý bán hàng?

Việc lựa chọn giữa sử dụng file Excel hay phần mềm quản lý bán hàng còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để bạn có thể đưa ra quyết định phù hợp:

File Excel	Phần mềm quản lý bán hàng
– Hầu hết mọi người đều đã có Microsoft Excel, do đó không tốn thêm chi phí phần mềm. – Giao diện quen thuộc, thao tác cơ bản dễ học và có thể tự thiết kế, tùy chỉnh bảng tính theo nhu cầu riêng. – Cung cấp các công cụ và hàm tính toán để phân tích dữ liệu – Sử dụng mà không cần kết nối internet.	– Xử lý tốt lượng dữ liệu lớn phức tạp. – Cho phép nhiều người dùng truy cập, làm việc cùng nhau. – Cung cấp nhiều tính năng quản lý bán hàng chuyên nghiệp bao gồm quản lý khách hàng, quản lý kho, báo cáo nâng cao, tích hợp với các kênh bán hàng online…- Được hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm.

Như vậy, với câu hỏi nên sử dụng file Excel hay phần mềm quản lý bán hàng. Thì tại đây bạn nên ưu tiên sử dụng phần mềm bán hàng. Bởi phần mềm bán hàng sẽ giúp tối ưu hoá các hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu như bạn vẫn chưa tìm được giải pháp phù hợp. Hãy liên hệ với QT Software theo Hotline 0938.203.609 để được hỗ trợ sớm nhất.

Tạm kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về cách làm phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel mà Công ty Phát triển phần mềm Quang Trung muốn gửi đến bạn. Ngoài chủ đề trên nếu bạn còn câu hỏi nào khác liên quan tới phần mềm quản lý bán hàng. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trao đổi và hướng dẫn cụ thể.